Når vi møtes for å få unna oppgaver i møte med stramme tidsfrister og hauger av arbeid, er prosjektledelse ofte det siste du tenker på. Manglende prioritering av arbeidsoppgavene kan imidlertid gå sterkt ut over effektiviteten og til og med få hele prosjektet til å spore av.
Hvis du vil unngå dette, må du utvikle et system for tidsstyring og oppgaveprioritering. En solid strategi for å prioritere arbeidsoppgaver kan hjelpe deg med å fokusere og skjære gjennom støyen fra stadige distraksjoner.
Før vi ser på noen praktiske måter å prioritere oppgaver på, la oss påminne oss selv om hvorfor dette er så viktig.
Hvorfor er det viktig å prioritere arbeidsoppgaver?
I dagens travle verden kan det noen ganger være fristende å sjonglere flere elementer på oppgavelisten samtidig. Dette kan imidlertid bli overveldende – hvor skal du starte?
Når du ikke prioriterer oppgaver, kan det se enklere ut å starte med de enkle oppgavene eller de som haster minst. Hvis du imidlertid starter med slike raske gevinster, kan du få en falsk følelse av fremgang. Når du så skal starte på de vanskelige eller tidsfølsomme oppgavene, er du utslitt.
Når du jobber med feil ting til feil tid, er det vanskelig å holde oversikt over arbeidsbelastningen. Det kanskje ser og føles som om du er svært produktiv fordi du klikker unna mange små oppgaver, men i virkeligheten kan det faktisk påvirke effektiviteten din negativt. Det kan ta lenger tid for deg å fullføre et prosjekt fordi du ikke har prioritert oppgavene korrekt.
Fem tips til hvordan du kan prioritere oppgaver på jobben
Ingen liker å overskride tidsfrister. Det er derfor det er så viktig å prioritere arbeidsoppgaver – det bidrar til at du fokuserer, administrerer tiden effektivt og, til syvende og sist, leverer de beste resultatene.
La oss se på fem praktiske måter å prioritere oppgaver på.
1. Identifiser hva som er viktig og hva som haster
Viktige oppgaver er oppgaver som må være på gjøremålslisten fordi de bidrar til de langsiktige målene eller strategien for prosjektet, men som ikke er tidsfølsomme. Dette kan handle om nødvendige daglige oppgaver eller oppgaver der tidsfristen kommer senere i prosjektets tidslinje.
Oppgaver som haster, derimot, er de som må gjøres umiddelbart. Du har ikke råd til å hoppe over disse, for hvis du ikke gjør dem med en gang, kan det umiddelbart påvirke prosjektet eller teamet ditt negativt.
Det å skille mellom viktige oppgaver og oppgaver som haster, er første trinn når du skal prioritere arbeidet. Når du vet hvilke oppgaver du må jobbe med først, kan du starte implementeringen av verktøyene og metodene som bidrar til å holde deg fokusert.
2. Unngå multitasking
Det å fylle tidsplanen med for mange konkurrerende prioriteringer og komplekse oppgaver, er oppskriften på utbrenthet. Gjør én oppgave om gangen for å fokusere fullt og helt på den. Du vil takke deg selv senere når du ser over arbeidet ditt og ser at færre ting må rettes opp!
Dette er en enkel og effektiv metode som øker effektiviteten. Når vi har konkurrerende prioriteringer på jobben, vil mange av oss føle behov for å ha hundrevis av åpne faner i nettleserne for sikkerhets skyld, for å sikre tilgang til alt vi kanskje vil trenge.
I stedet kan du prøve å konsolidere prosjektfilene, koblingene, e-postmeldingene og det andre innholdet i grupper som du kan gå tilbake til når du trenger dem.
I Dropbox Dash kaller vi dette «bunker» som ved hjelp av KI holder deg og innholdet ditt – fra alle appene dine og nettleseren din – på ett sted. Bunker bruker så KI til å holde deg og innholdet organisert, slik at du kan fokusere mer på «hva» og «hvordan» du gjennomfører det viktige arbeidet, og mindre på «hvor».
3. Opprett en tidsplan, og hold deg til den
En tydelig tidsplan kan hjelpe deg med å planlegge, administrere og bruke tiden din effektivt. Den fungerer som et veikart som angir hvilke oppgaver som må gjøres før slutten av dagen, uken eller måneden.
Et KI-drevet sentralisert verktøy som Dropbox Dash kan hjelpe deg med å legge alt du trenger til arbeidsdagen, på ett sentralt sted. Enten du lurer på hvilke møter du skal delta på, hvilke filer du trenger eller hvilke prosjekter du skal prioritere, finner du alt i én tydelig fane.
Ved å utnytte kraften i KI, eliminerer du kjedelige manuelle prosesser hvor du tråler gjennom kalendere, gjøremålslister og påminnelser for å sette opp tidsplanen din. Alt er sømløst integrert i én sentral plattform som gir personlig tilpassede anbefalinger for din arbeidsflyt.
4. Etabler et prioriteringssystem for hele teamet
Arbeidet ditt gjøres ikke i en silo. Hvis dere er et team som setter pris på samarbeid, kan dere innføre et tydelig prioriteringssystem for å unngå problemer med misforståelser rundt tidsfrister, arbeidsomfang og tildelte oppgaver.
Når dere prioriterer prosjektarbeid som et team, kan du tilordne oppgaver til teammedlemmene ut fra hvem som har best tid, kontekst og erfaring. Dermed kan du heller fokusere på de presserende og viktige oppgavene som må gjøres umiddelbart.
5. Administrer distraksjonene dine
Noen ganger når du leter etter en fil eller bestemte opplysninger, løses problemet ved å hoppe rundt på skrivebordet eller i nettleseren og søke i alle appene, fanene og verktøyene dine. Hvis du imidlertid må ha så mye åpent samtidig, kan du lett spore av fra oppgaven du egentlig skulle jobbe med. Kanskje svarer du heller på den kjappe forespørselen fra en kollega eller sjekker e-posten?
I stedet for å hoppe mellom apper og fanges i prokrastinerende sidespor, kan du spare tid og fjerne distraksjoner ved å bruke ett universelt søkeverktøy som kan finne alt fra ett enkelt søkefelt.
Ikke bare spar tid – bruk den godt
Dropbox samhandler med verktøyene du bruker hver dag for å hjelpe deg med å fokusere mindre på sisyfosarbeid og mer på de store idéene.
Minimer tiden du bruker på langtekkelige administratoroppgaver og hverdagslige aktiviteter – fokuser energien og kreativiteten på det som er viktig, slik at du kan jobbe smartere, ikke hardere.
