마감일은 촉박하고 할 일은 쌓여 있을 때는 프로젝트 관리까지 신경 쓰기 어렵기 일쑤입니다. 하지만 업무의 우선순위를 정하지 않으면 효율성이 떨어질 수 있으며, 심지어는 전체 프로젝트가 엉뚱한 방향으로 갈 수도 있습니다.
이를 방지하기 위해서는 시간을 관리하고 업무의 우선순위를 정하기 위한 시스템을 마련해야 합니다. 업무 우선순위 지정을 위한 확실한 전략이 있으면 집중력을 유지하고 지속적인 방해 요인을 차단하는 데 도움이 됩니다.
업무의 우선순위를 정하기 위한 몇 가지 실행 가능한 방법을 살펴보기 전에 우선 왜 이러한 과정이 중요한지 다시 생각해 보겠습니다.
업무 우선순위 지정이 왜 중요한가?
바쁜 오늘날에는 할 일 목록에 있는 몇 가지 항목을 동시에 처리하고 싶은 유혹이 찾아올 수 있습니다. 하지만 결국 감당하기 어려운 상황이 생길 수 있습니다. 그리고 어디서부터 시작해야 할까요?
업무의 우선순위를 정하지 않은 상태에서는 쉬운 업무나 급하지 않은 업무를 먼저 처리하는 것이 편해 보일 수 있습니다. 하지만 쉬운 업무를 먼저 끝내버리면 진행 상황에 대한 잘못된 인식을 갖게 될 수 있습니다. 그러다 더욱 중대하거나 시간에 민감한 업무를 해야 할 때는 지쳐있게 되죠.
엉뚱한 시간에 엉뚱한 업무를 하다 보면 전체 업무를 파악하며 일을 진행하기가 어려워집니다. 작은 항목을 지워나가며 스스로 생산성이 높다는 느낌을 받을 수 있지만 실제로는 효율성에 나쁜 영향을 줄 수 있습니다. 업무의 우선순위를 제대로 지정하지 않았기 때문에 프로젝트를 완료하는 데 시간이 더 걸릴 수 있죠.
직장에서 업무의 우선순위를 정하는 방법에 관한 5가지 팁
마감일을 놓치는 것을 좋아하는 사람은 없습니다. 그렇기에 업무의 우선순위 지정은 중요합니다. 특히 집중력을 유지하고, 효율적으로 시간을 관리하고, 더 나아가 최고의 성과를 내는 데 도움이 됩니다.
실행 가능한 업무 우선순위 지정 방법 다섯 가지를 살펴보겠습니다.
1. 중요하고 긴급한 업무를 파악합니다.
중요한 업무는 시간에 민감하지 않더라도 정기적인 목표 또는 프로젝트의 전략에 중요한 역할을 하므로 할 일 목록에 반드시 포함되어야 합니다. 매일 꼭 해야 하는 업무이거나 프로젝트 타임라인의 후반부에 이루어져야 하는 업무일 수도 있습니다.
반면 긴급한 업무는 당장 주의를 기울여야 하는 업무입니다. 즉시 처리하지 않을 경우 프로젝트 또는 팀에 바로 부정적인 결과를 줄 수 있으므로 건너뛰면 안 됩니다.
긴급한 업무에서 중요한 업무를 가려내는 일이 업무 우선순위 지정의 첫 번째 단계입니다. 먼저 해야 하는 일이 무엇인지 알고 나면 올바른 도구와 방법을 사용하기 시작하며 집중력을 유지할 수 있습니다.
2. 멀티태스킹을 하지 않습니다.
비슷한 우선순위의 복잡한 업무 여러 개가 포함된 일정을 잡으면 지치기 쉽습니다. 한 번에 하나의 업무에 집중해야만 제대로 집중할 수 있습니다. 그러면 나중에 업무를 검토할 때 수정할 부분이 적어 스스로를 칭찬하게 될 것입니다.
이는 효율성을 높이는 간단하면서도 효과적인 방법입니다. 우선순위가 비슷한 업무가 있을 때 많은 사람들이 브라우저 창에 탭 수백 개를 열어 놓고 만약의 상황에 어떤 업무든 할 수 있도록 준비를 해둡니다.
하지만 이보다는 프로젝트 파일, 링크, 이메일, 기타 콘텐츠를 그룹으로 묶어놓고 언제든 필요할 때 돌아갈 수 있게 하는 것이 좋습니다.
Dropbox Dash에서는 이를 '스택'이라고 하며, AI를 사용하여 사용자와 앱 및 브라우저에 있는 콘텐츠를 모두 한곳에 모아 둡니다. 그리고 스택은 AI를 사용해 사용자와 사용자의 콘텐츠를 잘 정리된 상태로 유지하여 사용자가 '어디'에서 보다는 '무엇'을 해야 하고 중요한 업무를 '어떻게' 해야 하는지에 집중할 수 있도록 도와줍니다.
3. 일정을 세우고 따릅니다.
명확한 일정이 있으면 효율적으로 시간을 계획하고, 관리하고, 할당하는 데 도움이 됩니다. 일정은 오늘, 이번 주 또는 이번 달까지 끝내야 하는 일이 무엇인지 알려주는 로드맵 역할을 하죠.
Dropbox Dash와 같은 AI 기반 중앙 집중식 도구를 사용하면 하나의 중심 페이지에서 하루의 일정을 관리할 수 있습니다. 어떤 회의에 참석해야 하고, 어떤 파일이 필요하고, 어떤 프로젝트를 우선적으로 처리해야 하는지 등을 하나의 별도 탭에서 모두 확인할 수 있습니다.
AI 기능을 활용하면 여러 달력, 할 일 목록, 리마인더를 살펴 가며 일정을 설정하는 지루한 수동 과정을 없앨 수 있습니다. 모든 것이 하나의 중앙 플랫폼에 깔끔하게 통합되어 있어 자신의 업무 흐름에 적합한 맞춤형 권장 사항을 제공하죠.
4. 팀 전체의 우선순위 시스템을 구축합니다.
단절된 환경에서는 일이 진행되지 않습니다. 협업을 중요하게 생각하는 팀의 경우 명확한 우선순위 지정 시스템을 채택하면 마감일, 업무 범위, 업무 할당에 관한 잘못된 소통으로 인한 문제를 방지할 수 있습니다.
팀 전체의 프로젝트 업무 우선순위를 정하면 팀원 각자의 시간, 상황, 경험을 토대로 업무를 할당할 수 있습니다. 그러면 당장 조치가 필요한 긴급하고 중요한 업무에 자신의 주의를 집중할 수 있습니다.
5. 방해 요소를 관리합니다.
때로는 파일 하나 또는 간단한 정보를 찾으려면 책상과 브라우저 여기저기를 뒤지며 다니고 여러 앱, 탭, 도구를 살펴봐야만 할 것 같습니다. 하지만 한 번에 많은 것을 열어놓으면 진행 중인 업무에서 한눈을 팔게 되기 쉽습니다. 동료의 간단한 즉석 질문에 답하거나 개인 이메일을 확인하는 것은 어떨까요?
여러 앱을 돌아가며 살펴보느라 일을 질질 끌지 말고 시간을 절약하세요. 그리고 하나의 검색 바에서 무엇이든 찾을 수 있도록 도와주는 범용 검색 도구를 사용하여 방해 요소를 차단하세요.
단순히 시간을 절약하는 것이 아니라 시간을 잘 활용하세요.
Dropbox는 매일 사용하는 도구와 상호작용하여 분주하기만 하고 그다지 중요하지 않은 일에는 덜 집중하고 더 중요한 일에 집중할 수 있도록 도와줍니다.
지루한 관리 업무와 일상적인 활동에 소비하는 시간을 최소화하고 더 중요한 일에 에너지와 창의력을 집중하세요. 그러면 더 열심히가 아니라 더 스마트하게 일할 수 있습니다.
