Saat perlu menyelesaikan sesuatu di tengah tenggat waktu yang ketat dan beban kerja yang menumpuk, manajemen proyek sering kali menjadi suatu hal yang terakhir muncul dalam pikiran kita. Akan tetapi, tidak memprioritaskan tugas dapat merugikan efisiensi Anda—dan bahkan bisa membuat keseluruhan proyek Anda melenceng dari perkiraan awal.
Untuk menghindari hal ini, Anda perlu mengembangkan sistem untuk mengelola waktu dan memprioritaskan tugas. Strategi yang baik untuk memprioritaskan tugas pekerjaan dapat membantu Anda tetap fokus dan menghilangkan gangguan yang terus muncul.
Sebelum kita melihat beberapa cara yang dapat diterapkan untuk memprioritaskan tugas, mari kita ingat kembali mengapa hal ini menjadi sangat penting.
Mengapa memprioritaskan tugas pekerjaan itu penting?
Di dunia yang seperti sekarang, terkadang Anda tergoda untuk mengerjakan beberapa hal di daftar tugas Anda sekaligus. Namun hal ini bisa membuat Anda kewalahan—bahkan bingung menentukan dari mana harus memulai.
Saat Anda tidak memprioritaskan tugas, menyelesaikan tugas yang mudah atau tidak mendesak terlebih dahulu mungkin akan lebih mudah untuk dilakukan. Namun sebenarnya, menyelesaikan hal mudah terlebih dahulu dapat memberi Anda kesan kemajuan yang salah. Dan begitu tiba waktunya untuk mengerjakan daftar tugas yang lebih sulit atau memiliki tenggat waktu yang ketat, Anda sudah kelelahan.
Menyelesaikan beban kerja akan menjadi sulit ketika Anda mengerjakan hal yang salah di waktu yang salah. Menuntaskan banyak tugas kecil mungkin terlihat dan terasa produktif, namun hal ini sebenarnya bisa berdampak negatif pada efisiensi Anda. Anda mungkin membutuhkan waktu lebih lama untuk menyelesaikan suatu proyek, karena Anda belum memprioritaskan tugas dengan baik.
5 kiat mengenai cara memprioritaskan tugas saat bekerja
Tidak ada yang suka melewatkan tenggat waktu. Itu sebabnya memprioritaskan pekerjaan sangat penting—ini membantu Anda tetap fokus, mengatur waktu secara efisien, dan pada akhirnya memberikan hasil yang terbaik.
Mari kita lihat lima metode penentuan prioritas tugas yang dapat diterapkan.
1. Identifikasi apa yang penting—dan apa yang mendesak
Tugas penting adalah tugas yang harus ada dalam daftar kerja karena hal tersebut mendukung tujuan jangka panjang atau strategi proyek Anda. Akan tetapi, tugas tersebut tidak memiliki tenggat waktu yang ketat. Tugas-tugas ini mungkin berupa tugas harian atau tugas dengan tenggat waktu yang lebih lama dalam kronologi proyek.
Di sisi lain, tugas mendesak merupakan tugas yang memerlukan perhatian segera. Anda tidak boleh melewatkan hal ini. Apabila tidak segera ditangani, ini dapat menimbulkan konsekuensi negatif bagi proyek atau tim Anda.
Membedakan tugas penting dan tugas yang mendesak adalah langkah pertama dalam memprioritaskan pekerjaan Anda. Setelah mengetahui tugas mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu, Anda dapat mulai menerapkan alat dan metode yang tepat agar dapat tetap fokus.
2. Jangan melakukan banyak tugas sekaligus
Memenuhi jadwal dengan terlalu banyak prioritas dan tugas rumit akan membuat Anda kelelahan. Berfokuslah pada satu tugas di satu waktu sehingga Anda dapat memberikan perhatian penuh. Anda akan berterima kasih pada diri sendiri nanti ketika memeriksa pekerjaan dan tidak perlu banyak perubahan lagi!
Ini adalah metode sederhana dan efektif untuk meningkatkan efisiensi. Ketika mempunyai banyak prioritas saat bekerja, banyak dari kita merasa perlu membuka ratusan tab di browser untuk memastikan kita memiliki semua yang mungkin kita perlukan, untuk berjaga-jaga.
Alih-alih demikian, pertimbangkanlah untuk menggabungkan file, tautan, email, dan konten proyek lainnya ke dalam grup yang dapat dilihat kembali saat Anda membutuhkannya.
Di Dropbox Dash, kami menyebutnya sebagai “tumpukan”, yang menggunakan AI untuk membuat Anda dan konten dari semua aplikasi dan browser Anda berada di satu tempat. Selanjutnya, tumpukan akan menggunakan AI untuk membuat Anda dan konten Anda tetap teratur, sehingga dapat lebih fokus pada “apa” dan “bagaimana” menyelesaikan pekerjaan penting Anda, dan bukan soal “di mana”.
3. Buatlah jadwal dan patuhi jadwal tersebut
Jadwal yang jelas dapat membantu Anda merencanakan, mengatur, dan mengalokasikan waktu Anda secara efektif. Ini berfungsi sebagai agenda kerja, yang menentukan tugas mana yang perlu diselesaikan pada hari ini, minggu ini, atau bulan ini.
Alat terpusat yang didukung AI seperti Dropbox Dash dapat membantu menjaga pekerjaan Anda tetap berada di dalam satu halaman terpusat. Mulai dari rapat apa yang harus dihadiri, file apa yang Anda perlukan, dan proyek mana yang harus diprioritaskan, Anda akan menemukan semuanya dalam satu tab khusus.
Memanfaatkan kemampuan AI akan menghilangkan proses manual yang membosankan dalam menelusuri berbagai kalender, daftar hal yang perlu dikerjakan, dan pengingat untuk mengatur jadwal Anda. Semuanya terintegrasi dengan lancar ke dalam satu platform terpusat yang memberikan rekomendasi yang dipersonalisasi agar sesuai dengan alur kerja Anda.
4. Tetapkan sistem prioritas di level tim
Pekerjaan Anda tidak dilakukan secara individual. Jika Anda adalah tim yang bekerja dengan kolaborasi, menerapkan sistem prioritas yang jelas akan membantu Anda menghindari masalah miskomunikasi seputar tenggat waktu, lingkup pekerjaan, dan tugas yang diberikan.
Ketika Anda memprioritaskan pekerjaan proyek sebagai sebuah tim, Anda dapat menetapkan tugas untuk anggota tim sesuai dengan waktu, konteks, dan pengalaman yang sesuai. Dengan begitu, perhatian Anda dapat dipusatkan pada tugas mendesak dan penting yang memerlukan tindakan segera.
5. Atasi gangguan Anda
Terkadang, solusi untuk menemukan file atau informasi sederhana seolah-olah hanya bisa dilakukan dengan mencari di desktop atau browser dan memantau banyak aplikasi, tab, dan alat Anda. Namun, membuka begitu banyak hal sekaligus dapat dengan mudah mengalihkan diri Anda dari tugas yang ada. Bagaimana dengan memenuhi permintaan dadakan dari kolega, atau memeriksa email personal Anda?
Daripada beralih antar aplikasi dan menjadi terjebak dalam penundaan pekerjaan, hematlah waktu dan hilangkan gangguan dengan alat pencarian universal yang membantu Anda menemukan apa pun dari satu bilah pencarian.
Jangan hanya menghemat waktu, tetapi gunakan dengan baik
Dropbox berinteraksi dengan alat yang Anda gunakan setiap hari untuk membantu mengurangi pikiran Anda pada kesibukan dan lebih berfokus pada ide-ide besar.
Minimalkan waktu yang Anda habiskan untuk mengerjakan tugas admin yang membosankan dan aktivitas yang itu-itu saja—fokuskan energi dan kreativitas pada hal yang penting sehingga Anda dapat bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras.
