Quando hai poco tempo per portare a termine delle mansioni e il carico di lavoro è ingente, la gestione del progetto spesso passa in secondo piano. Tuttavia, non assegnare una priorità alle attività lavorative può compromettere l'efficienza e addirittura far naufragare un intero progetto.
Affinché ciò non accada, devi sviluppare un sistema per la gestione del tempo e la definizione della priorità delle varie attività. Una robusta strategia per decidere quali attività svolgere prima ti aiuta a non perdere di vista l'obiettivo eliminando continue distrazioni.
Prima di analizzare alcuni modi pratici per assegnare priorità alle varie attività, rivediamo innanzitutto perché è così importante farlo.
Perché è importante stabilire la priorità delle attività lavorative?
Nel frenetico mondo di oggi, a volte si ha la tentazione di gestire più cose nello stesso momento. D'altro canto, in questo modo, è possibile che ci si senta sopraffatti, senza nemmeno sapere da dove iniziare.
Se non si assegna una priorità alle attività, svolgere prima le mansioni banali e non urgenti potrebbe sembrare la soluzione più semplice. In realtà, quando si eseguono prima le attività veloci da portare a termine, si ha erroneamente la sensazione di procedere nella propria scaletta, ma quando è giunto il momento di dedicarsi alle attività più ostiche o urgenti, si è già stanchi.
Riuscire a gestire il carico di lavoro diventa difficile quando si lavora sulle cose sbagliate nel momento sbagliato. Dato che si depennano molti punti banali dell'elenco di cose da fare, si ha l'impressione di essere produttivi, ma in realtà, questo modo di lavorare potrebbe avere effetti negativi sull'efficienza. È possibile che a causa di una scorretta gestione delle priorità, tu abbia bisogno di più tempo per completare un progetto.
5 consigli su come assegnare priorità alle attività lavorative
A nessuno piace non rispettare le scadenze. Per questo motivo, assegnare una priorità alle attività lavorative è fondamentale: aiuta a non perdere di vista l'obiettivo, a gestire il tempo in modo efficiente e, in ultima analisi, a svolgere al meglio il lavoro.
Vediamo cinque pratici metodi per definire le priorità.
1. Stabilire quali sono le attività importanti e quelle urgenti
Le attività importanti sono quelle che devono comparire nell'elenco delle cose da fare perché sono propedeutiche agli obiettivi a lunga scadenza o alla strategia del tuo progetto, ma che non sono urgenti. Potrebbe trattarsi di compiti quotidiani o che hanno una scadenza più lunga nella tempistica del progetto.
Le attività urgenti, invece, sono quelle che richiedono un intervento immediato. Non puoi permetterti di saltarle, perché non svolgerle subito potrebbe avere immediatamente conseguenze negative per il progetto o per il team.
Distinguere tra attività importanti e urgenti è il primo passo per stabilire la priorità delle mansioni lavorative. Una volta deciso su cosa lavorare prima, puoi iniziare a mettere in atto gli strumenti e i metodi giusti per non perdere di vista l'obiettivo.
2. Non svolgere più compiti nello stesso momento
Stilare un programma fitto di priorità e attività complesse contrastanti porta inevitabilmente al burnout. Concentrati su un compito alla volta in modo da potertici dedicare completamente. Più avanti, ringrazierai quando controllando il lavoro noterai che hai meno cambiamenti da apportare!
Questo è un metodo semplice ed efficace per migliorare l'efficienza. Quando al lavoro si gestiscono diverse priorità contrastanti, molti sentono il bisogno di tenere centinaia di schede aperte nel browser in modo da essere sicuri di avere a disposizione tutto ciò che potrebbe eventualmente servire.
Prendi, invece, in considerazione la possibilità di riunire i file di progetto, i link, le email e altri contenuti in gruppi consultabili al bisogno.
Questi gruppi, che in Dropbox Dash vengono chiamati "raccolte", si basano sull'IA, consentendoti di gestire tutti i contenuti, dalle app al browser, in unico posto. Grazie all'IA delle raccolte, migliori anche l'organizzazione del lavoro e dei contenuti, così puoi concentrarti di più su "cosa" e "come" svolgere il tuo lavoro importante e meno sul "dove".
3. Stila un programma e rispettalo
Avere un programma chiaro può aiutare a pianificare, gestire e ripartire il proprio tempo. È utile come tabella di marcia, riportando le attività da svolgere entro la fine della giornata, della settimana o del mese.
Grazie a uno strumento unico basato su IA come Dropbox Dash, puoi gestire la tua giornata lavorativa da un'unica pagina centrale attraverso una scheda distinta nella quale trovi tutto: dalle riunioni a cui partecipare, i file necessari e i progetti ai quali dare priorità.
Sfruttando la potenza dell'IA, puoi evitare la noiosa consultazione manuale di una serie di calendari, elenchi di attività e promemoria per stilare il tuo programma. Tutto è integrato alla perfezione in un'unica piattaforma che fornisce consigli personalizzati adatti al tuo flusso di lavoro.
4. Stabilisci un sistema di attribuzione delle priorità valido per tutto il team
Il lavoro non si svolge a compartimenti stagni. Se per il tuo team la collaborazione è importante, adottare un sistema di assegnazione delle priorità chiaro può contribuire a evitare problemi dovuti alla cattiva comunicazione su scadenze, ambiti di lavoro e attività assegnate.
Decidendo a livello di team la priorità dei compiti legati a un progetto, puoi assegnare le varie attività ai diversi membri del team in base alla disponibilità di tempo, al contesto e all'esperienza. In questo modo, tu hai la possibilità di concentrarti su attività urgenti e importanti che richiedono un intervento immediato.
5. Gestisci le distrazioni
A volte, sembra che la soluzione per trovare un semplice file o un'informazione sia quella di saltare da un punto all'altro del desktop o del browser e scandagliare una moltitudine di app, schede e strumenti. D'altro canto, avere così tante finestre aperte nello stesso momento può distrarre dall'attività sulla quale si sta lavorando. E quando si deve dare una risposta a una breve domanda specifica di un collega o controllare la posta personale?
Invece di passare da un'app all'altra, finendo con il rallentare lo svolgimento del lavoro, risparmia tempo ed elimina le distrazioni grazie a uno strumento di ricerca universale che ti aiuta a trovare qualsiasi cosa da un'unica barra di ricerca.
Non limitarti a risparmiare tempo: usalo bene
Dropbox interagisce con gli strumenti che usi ogni giorno per far sì che tu possa dedicarti meno al lavoro inutile e di più alle grandi idee.
Riduci al minimo il tempo dedicato a noiosi compiti amministrativi e ad attività banali e concentra le tue energie e la tua creatività su ciò che conta, così da lavorare in modo più intelligente, non di più.
