當我們必須在緊迫的期限和繁重的工作量下完成任務時，往往最容易忽視專案管理。不過，要是沒有安排工作項目優先順序可能會損害效率，甚至可能導致專案難以順利進行。

為了避免這種情況，請務必開發一個系統，以便進行時間管理和工作項目優先度排序。只要您有一個可靠策略可協助安排工作項目優先順序，即使周遭有不斷使人分心的雜訊，您也能保持專注。

在我們看看一些可行方法之前，讓我們首先瞭解為什麼安排工作項目優先順序如此重要。

安排工作項目優先順序為何如此重要？

在當今繁忙的世界中，有時很容易必須同時兼顧工作項目清單上的多個項目，但這可能會讓人不知所措，因為該從何開始？

若您並未安排工作項目優先順序，雖然先完成簡單或時限寬鬆的工作看似更容易，但其實快速完成簡單的工作，反而會讓您對工作進度產生錯覺。一旦到了需要處理高風險或有時效性的工作項目時，您就會精疲力盡。

當您在不適合的時間處理不合時宜的工作時，工作量掌控就會變得困難。完成許多小型工作項目後，雖然表面上感覺維持高效率，但實際上可能會對效率造成負面影響。由於您並未安排工作項目的優先順序，因此可能需要花更長的時間才能完成專案。

工作項目優先順序安排的 5 個小提示

沒有人喜歡錯過截止日期。這正是為什麼安排工作項目優先順序如此重要的原因，因為可以幫助您保持專注、有效率地管理時間，並在最後締造最佳工作成果。

讓我們看看五種安排工作項目優先順序的可行方法。

重要的工作項目有助於達成專案的長期目標或策略，但本身並不具時效性，因此這些項目必須列在待辦清單上。這些可能是需完成的日常工作，或是在專案時程中，期限較不急迫的項目。

相較之下，緊急工作項目則需要立即處理。若您略過這些工作項目，需付出的代價將令人難以承擔，因為若不立即處理，可能會立即對專案或工作團隊產生負面影響。

安排工作優先順序的第一步，在於區分重要和緊急的工作項目。當您知道應該先處理哪個工作項目時，就可以開始採用適合的工具和方法以保持專注。

若您在行程表中塞滿太多優先順序相互衝突和複雜的工作項目，這註定將導致倦怠反撲。一次專注於一個工作項目，才能讓您全心投入。當您事後檢查成果並發現無須反覆更改時，就會感謝自己！

這個方法雖簡單，卻能有效提升效率。當我們在工作中有太多優先順序相互衝突的任務時，許多人都覺得有必要開著瀏覽器中的數百個分頁，確保隨時準備好可能所需的全部內容，以防萬一。

然而，不妨試著將專案檔案、連結、電子郵件和其他內容整合成多個群組，以便需要時可以使用。

在 Dropbox Dash 中，我們將這些群組稱為「堆疊」，並透過 AI 將您和（來自所有應用程式和瀏覽器）的內容集中保存在同一個位置。「堆疊」接著會透過 AI 讓您和您的內容保持井然有序，您便可以更專注於重要工作的內容和完成方式，而非位置。

明確的時間表可以有助於有效規劃、管理和分配時間，並可作為工作藍圖使用，具體說明在一天、一週或一個月結束前，需要完成哪些工作項目。

Dropbox Dash 等採用 AI 技術的集中式工具，可幫助您將工作時間匯集在一個中央頁面。您會在明確的單一索引標籤中，一手掌握要參加的會議、所需檔案，以及應優先處理的專案。

運用 AI 的力量消除繁瑣的手動流程，不再需要從多個行事曆、待辦清單和提醒通知中搜尋資訊才能訂定時間表。一切都會順暢整合到集中式平台，您還可獲得適合工作流程的個人化建議。

工作無法靠個人單打獨鬥。如果您的工作團隊重視協作，那麼採用明確的工作優先順序安排系統將有助於避免期限來臨前產生溝通不良，以及關於工作範圍和工作項目分配方面的問題。

當您從團隊角度考量安排專案工作優先順序時，便可以根據哪位工作團隊成員擁有適當的時間、背景和經驗，為他們分配工作項目。如此一來，您就可以將自己的注意力集中在那些需立即處理、緊急且重要的工作項目上。

有時，若您想成功找到簡單的檔案或資訊，似乎需要在桌面或瀏覽器間不停切換，並搜尋許多應用程式、索引標籤和工具。不過，同時開啟這麼多東西很容易讓您遠離手邊的工作項目。還是回覆一下同事快速且臨時的請求，或看看個人電子郵件呢？

與其在應用程式之間切換而陷入拖延的陷阱，不如使用通用搜尋工具節省時間並消除干擾，這項工具可以幫助您從單一搜尋列中找到任何內容。

Dropbox 能與您每天使用的工具搭配互動，幫助您不再瞎忙，專心構思偉大構想。

您只要大幅削減花在冗長管理工作項目和乏味活動上的時間，就有餘裕將精力和創造力專注於真正重要的事情上，如此便能以更聰明的方式工作，而非一味埋頭苦幹。