Когда нам нужно успеть сделать все в сжатые сроки и при огромной нагрузке, об управлении проектами мы часто вспоминаем в последнюю очередь. Но если не расставить приоритеты при выполнении рабочих задач, эффективность вашего труда может снизиться, а это чревато даже срывом всего проекта.
Чтобы этого избежать, необходимо разработать систему тайм-менеджмента и расстановки приоритетов задач. С надежной стратегией расстановки приоритетов вы сможете всегда удерживать фокус внимания на важных задачах, не отвлекаясь на посторонние дела.
Прежде чем мы рассмотрим некоторые практические способы определения приоритетов задач, давайте напомним, почему это так важно.
Почему важно расставлять приоритеты в рабочих задачах?
В современном кипучем мире у вас иногда может возникнуть соблазн выполнять одновременно несколько задач. Но тут вы можете стать в тупик — с чего же начать?
Если не расставить приоритеты, то может показаться, что проще сначала выполнить легкие или несрочные задачи. Но на самом деле, быстрое достижение промежуточных результатов может создать только иллюзию прогресса. И как только придет время выполнить важные или срочные задачи, вы уже устанете.
Справляться с рабочей нагрузкой становится сложно, если вы работаете не над теми задачами и не в то время. Может показаться, что вы работаете продуктивно, выполняя множество мелких задач, когда на самом деле эффективность вашего труда будет снижаться. Ваш проект может занять больше времени, поскольку вы неправильно расставили приоритеты в задачах.
Как расставить приоритеты в рабочих задачах: 5 советов
Никому не нравится срывать сроки. Вот почему расстановка приоритетов в работе так важна: это помогает вам концентрировать внимание, эффективно управлять своим временем и, в конечном итоге, качественно делать свою работу.
Давайте рассмотрим пять практических способов расстановки приоритетов в задачах.
1. Определите самые важные и самые срочные задачи
Важные задачи — это те, которые должны быть в вашем списке задач, потому что они нужны для выполнения долгосрочных целей или для стратегии вашего проекта, но они не зависят от времени. Это могут быть как необходимые ежедневные задачи, так и те, сроки выполнения которых находятся дальше в соответствии с графиком проекта.
С другой стороны, срочные задачи — это те, которые требуют немедленного внимания. Их ни в коем случае нельзя не выполнить, так как это сразу же негативно скажется на проекте или вашей рабочей группе.
Отделить важные задачи от срочных — это первый шаг в расстановке приоритетов рабочих задач. Как только вы поймете, над какими задачами вам следует работать в первую очередь, вы сможете начать применять правильные инструменты и методы и полностью сконцентрировать свое внимание.
2. Не работайте сразу над большим количеством задач
Слишком большое количество конкурирующих приоритетов и сложных задач в вашем графике — это прямой путь к выгоранию. Чтобы работать эффективнее, концентрируйте все свое внимание на одной задаче в один момент времени. Позже, проверяя свою работу, вы скажите себе спасибо за то, что вам не пришлось вносить в нее много изменений.
Это простой и эффективный способ повышения эффективности. Когда мы одновременно работаем над разными задачами, у многих из нас в браузерах открыто множество вкладок, чтобы все, что нам может понадобиться, на всякий случай, было под рукой.
Однако лучше объединить файлы, ссылки, электронные письма и другой контент по проекту в группы, к которым можно вернуться в нужный момент.
В Dropbox Dash мы называем такие группы стеками. В них используется искусственный интеллект, чтобы все нужные вам вещи — из всех ваших приложений и браузера — всегда хранились централизованно. С помощью искусственного интеллекта стек позволяет систематизировать вашу работу и ваш контент, чтобы вы могли больше сосредоточиться на том, «что» и «как» вы делаете, а не на том, «где» что находится.
3. Составьте график и соблюдайте его
С четким графиком вам будет проще эффективно планировать свое время, управлять им и распределять его. Это будет вашей дорожной картой, определяющей, какие задачи необходимо выполнить к концу дня, недели или месяца.
С централизованным инструментом на базе искусственного интеллекта, таким как Dropbox Dash, вы сможете хранить все ваши файлы на одной общей странице. Вся информация о важных совещаниях, нужных файлах и приоритетных проектах теперь находится на одной вкладке.
Использование возможностей искусственного интеллекта избавит вас от необходимости вручную просматривать множество календарей, списков задач и напоминаний для составления графика. Все это уже находится на одной центральной платформе, где вам предоставляются персональные рекомендации, соответствующие вашему рабочему процессу.
4. Создайте систему расстановки приоритетов для всей рабочей группы
Вы работаете не в вакууме. Если вы и ваши коллеги понимаете всю ценность совместной работы, создав ясную систему приоритетов, вы избежите любых проблем, связанных с недопониманием относительно сроков, объема работ и назначенных задач.
Когда вы расставляете приоритеты в работе над проектом в рабочей группе, вы можете распределять задачи между сотрудниками в зависимости от того, у кого есть время, соответствующий опыт и информация. Таким образом, вы сможете сосредоточить свое внимание на тех срочных и важных задачах, которые требуют немедленных действий.
5. Устраните отвлекающие факторы
Иногда кажется, что чтобы просто найти файл или какую-то информацию, приходится «перевертывать» весь рабочий стол или браузер, просматривая множество приложений, вкладок и инструментов. Но если у вас одновременно открыто много разных вещей, это может отвлекать вас от главной задачи. Всегда можно отвлечься на быстрый ответ коллеги или просмотр личной почты.
Вместо того, чтобы переключаться между приложениями поддаваться прокрастинации, сэкономьте время и избавьтесь от отвлекающих факторов с помощью универсального инструмента поиска, который поможет вам найти что угодно из одной поисковой строки.
Не просто экономьте время — проводите его с пользой
Dropbox взаимодействует с инструментами, которые вы используете каждый день, чтобы вы могли меньше заниматься рутинной работой и больше плодотворно трудиться.
Сведите к минимуму время, которое вы тратите на утомительные административные задачи и рутинные действия: пусть вся ваша энергия и творческий потенциал будут направлены на то, чтобы сделать вашу работу эффективнее и интереснее, а не тяжелее.
