Los procesos de RR. HH. no tienen por qué ser un dolor de cabeza. Mediante la creación de plantillas, la elaboración de listas de verificación y la optimización de tareas, como el proceso de incorporación y desvinculación de empleados, los responsables de RR. HH. pueden desarrollar flujos de trabajo fáciles de seguir y eficientes para que tanto ellos como sus compañeros tengan más tiempo para centrarse en tareas más creativas y rentables. La clave reside en menos pormenores administrativos y más prácticas recomendadas.
¿Cómo pueden lograr estas metas los equipos de RR. HH.? ¿Cuáles son algunas formas sencillas de crear y desarrollar estos procesos? Aquí tienes seis aspectos de RR. HH. que puedes evaluar, así como cuándo se pueden optimizar. Emplea estos consejos para hacerle la vida más fácil a todo el mundo.
Crea listas de verificación para evaluaciones de rendimiento
Las evaluaciones de rendimiento son una de las partes más importantes de la creación de una organización de éxito, así como una de las tareas más complejas. Aunque evaluar el rendimiento de una forma eficaz y justa es fundamental, hacerlo sin unos principios básicos puede resultar complicado. Los equipos de RR. HH. con visión de futuro crean listas de verificación para cada tipo de empleado con el fin de ayudar a los evaluadores a poner cada evaluación en contexto. Además, plantéate crear una lista de verificación de evaluaciones de rendimiento para ayudar a que los encargados de las evaluaciones recuerden incluirlo todo a la vez que mantienen unos estándares homogéneos en las revisiones.
Usa plantillas para incorporaciones, contrataciones y otros documentos
Crear plantillas para tareas que se realizan con frecuencia es una manera genial de optimizar los procesos de RR. HH. Por ejemplo, Dropbox ofrece una plantilla para ayudar con la incorporación de nuevos empleados, lo que permite centralizar la información para ayudar a los nuevos trabajadores a dar los primeros pasos en la empresa, proporcionarles los recursos clave y crear una lista de verificación de tareas para sus primeros días. ¡Las listas de verificación son clave! Mientras tanto, el documento de contrataciones permite a RR. HH. centralizar los datos de los candidatos, gestionar los horarios de las entrevistas y colaborar en la redacción de preguntas a los candidatos. También puedes crear una plantilla para contratos de empleados subiendo un archivo y predefiniendo los campos que se usan con más frecuencia para que todo lo que deba cambiarse sean detalles como el nombre, el salario y los beneficios. El valor que ofrecen las plantillas solo se ve limitado por la imaginación del equipo de RR. HH. de la organización. Crea plantillas adaptadas a las necesidades de RR. HH. para que todo sea un camino de rosas.
Envía, firma y almacena documentos de contrataciones, incorporaciones y desvinculaciones de empleados
Dos de los periodos con más ajetreo de documentación en la vida profesional de un empleado es cuando se le contrata y cuando deja su puesto. La incorporación y la desvinculación requieren un montón de papeleo y muchas firmas. Una herramienta como la solución de firma electrónica de Dropbox, llamada Dropbox Sign, puede ayudarte a automatizar la documentación para contrataciones y desvinculaciones de empleados facilitando firmas electrónicas seguras y legalmente vinculantes. Asimismo, dado que HelloSign se integra con las aplicaciones y flujos de trabajo existentes, crear y mantener un sistema para el envío y el almacenamiento de documentos a los que se pueda acceder fácilmente en el futuro es muy fácil. O también puedes utilizar Dropbox DocSend.
Elabora materiales para la incorporación de nuevos trabajadores
Lo último que quiere un nuevo empleado es llegar a una organización y enfrentarse a un proceso de incorporación caótico. Busca una forma sencilla de incorporarse, firmar la documentación pertinente y empezar a trabajar. Con esto en mente, los equipos de RR. HH. deberían crear materiales estándar de incorporación para que todos los empleados tengan la misma experiencia inicial. Esto incluye documentos, pero también vídeos. Con Dropbox Capture, los equipos de RR. HH. pueden trabajar con departamentos y responsables diferentes para crear grabaciones de pantalla y mensajes en vídeo para así no tener que repetirse cada vez que se contrate a alguien. En su lugar, los nuevos empleados podrán reproducir los vídeos a su propio ritmo cuando quieran.
Haz que rellenar formularios sea pan comido
¿Y si introducir datos en un formulario no diese tanto la lata? Con HelloWorks, no tiene por qué ser así. Usa la herramienta de flujos de trabajo para la que no es necesario escribir código para convertir formularios complejos, como solicitudes de empleado o formularios de inscripción de beneficios, en formularios adaptados a dispositivos móviles que los candidatos o los empleados pueden rellenar y enviar desde cualquier parte. Mejor aún, los datos introducidos se vincularán con los sistemas actuales, lo que ahorrará tiempo al equipo de RR. HH. y les ayudará a evitar tediosas transferencias de datos. Crear y rellenar solicitudes y otros formularios nunca ha sido tan fácil para todos.
Define un repositorio centralizado con los documentos de RR. HH. a los que puedan acceder fácilmente todos los departamentos
Los mejores documentos, vídeos y procesos de RR. HH. no sirven de nada si nadie sabe dónde están. Este problema se puede solventar creando una base de datos centralizada que incluya todo lo que necesita el equipo de RR. HH. Todas las plantillas y documentos de contrataciones, incorporaciones, evaluaciones, encuestas y desvinculaciones estarán en un mismo espacio, ordenados de la forma que tenga más sentido para los responsables de la organización. Al usar Dropbox para crear este sistema, los equipos de RR. HH. también pueden controlar quién tiene acceso a qué archivos, así como saber quién los consulta y los descarga, para asegurarse de que los empleados correctos acceden a ellos.
Crea sistemas de etiquetado para facilitar las búsquedas
Por último, una vez que se ha implementado el sistema, se han creado las plantillas y se ha realizado la tarea, el equipo de RR. HH. puede crear un sistema de etiquetado para facilitar las búsquedas. Las etiquetas pueden adoptar cualquier forma, como #2022, #plantilla, #incorporación o #contrato. Dado que varios archivos o carpetas pueden tener diferentes etiquetas, y todo el contenido de una carpeta con una etiqueta pasará a tener esa etiqueta de forma automática, el sistema de etiquetado es tan sólido y flexible como quiera que sea el equipo de RR. HH. Ahora sal a buscar los empleados perfectos y contrátalos