HR-prosesser trenger ikke å være kompliserte. Ved å lage maler, opprette sjekklister og strømlinjeforme funksjoner som innfasing- og utfasingsprosessen, kan HR-ledere utvikle arbeidsflyter som er enkle å følge og effektive, sik at de kan gi dem selv og deres kollegaer tid til å fokusere på mer kreative og inntektsdrivende sysler. Nøkkelen er færre administrative detaljer og flere beste fremgangsmåter.
Men hvordan kan HR nå disse målene? Hva er enkle måter å skape og utvikle disse prosessene på? Her er seks aspekter du bør vurdere for HR og steder der effektivisering kan forekomme. Bruk disse tipsene til å gjøre arbeidslivet enklere for alle.
Opprett sjekklister for vurdering av ytelse
Ytelsesvurderinger er en av de viktigste delene av å bygge en vellykket organisasjon, og også en av de mest krevende. Selv om det er viktig å evaluere ytelsen effektivt og rettferdig, kan det være vanskelig å klare seg uten visse standarder. En fremtidsrettet HR bør opprette sjekklister for hver spesifikk type ansatt for å hjelpe de som utfører vurderingen med å skape kontekst rundt individuelle evalueringer. Vurder også å opprette en sjekkliste for ytelsesvurderingsmøter for å hjelpe personen som utfører vurderingen til å notere ned alt samtidig som at du opprettholder enhetlige standarder på tvers av vurderinger.
Bruk maler for innfasing, ansettelse og andre dokumenter
En fin måte å effektivisere HR-prosesser på er å opprette maler for ting som skjer regelmessig. For eksempel tilbyr Dropbox en mal for å hjelpe til med innfasing av nye ansatte, som sentraliserer informasjon for å hjelpe nye ansatte med å komme i gang, forbinde dem til nøkkelressurser og opprette en sjekkliste med gjøremål for de første dagene. (Sjekklister!) I mellomtiden gjør ansettelsesdokumentet slik at HR kan konsolidere kandidatdata, administrere intervjuplaner og samtidig redigere intervjuspørsmål. Eller lag maler for medarbeideravtaler ved å laste opp og forhåndsinnstille feltene som brukes gjentatte ganger, slik at alt som må endres er nøkkeldetaljer som navn, lønn og fordelsdetaljer. I en organisasjon begrenses bare malenes verdi av HRs fantasi. Gjør alt enkelt med maler for alle HR-behov.
Send, signer og lagre ansettelses-, innfasings- og utfasings-dokumenter
To av periodene som krever flest dokumenter under ansettelsestiden er når den ansatte blir ansatt og når den ansatte slutter i jobben. Innfasing og utfasing krever mye papirarbeid og kan innebære mange signaturer. Et verktøy som Dropbox e-underskriftproduktet kalt Dropbox Sign kan hjelpe med å automatisere papirarbeid for ansettelse og utfasing av ansatte ved å gjøre det enkelt å sikre juridisk bindende elektroniske signaturer. Og siden HelloSign integreres med eksisterende apper og arbeidsflyter, er det enkelt å bygge og vedlikeholde et system for sending og lagring av dokumenter som lett kan nås i fremtiden. (Eller bruk Dropbox DocSend.)
Utvikle innfasingsmateriell
En ny ansatt har ikke lyst til å gå igjennom en kaotisk innfasingsprosess når de blir ansatt i en organisasjon. De vil ha en enkel måte å bli innfaset på, få dokumentene sine signert og starte jobben. Med dette i tankene, bør HR etablere standard innfasingsmateriell slik at alle ansatte har den samme første erfaringen. Dette betyr dokumenter, men det betyr også video. Med Dropbox Capture kan HR samarbeide med forskjellige avdelinger og ledere for å lage skjermopptak og videomeldinger, noe som fjerner behovet for å gjenta seg selv hver gang nye folk ansettes. I stedet vil nye ansatte kunne spille av videoene på nytt og i sitt eget tempo.
Gjør det enkelt å fylle ut skjemaer
Hva om det ikke var så vanskelig å legge inn informasjon i skjemaer? Heldigvis trenger det ikke være slik med HelloWorks. Bruk produktets arbeidsflytverktøy uten kode til å gjøre om kompliserte skjemaer som jobbsøknader eller papirarbeid for påmelding til fordeler til mobilvennlige skjemaer som kandidater eller ansatte kan fylle ut og sende inn fra hvor som helst. Enda bedre, dataene som legges inn vil kartlegges tilbake til eksisterende systemer, noe som sparer tid for HR og hjelper dem med å unngå omfattende dataoverføring. Å opprette og fylle ut søknader og andre skjemaer har aldri før vært enklere for alle.
Etabler et sentralisert arkiv for alle HR-dokumenter for enkel tilgang på tvers av avdelinger
De beste HR-dokumentene, videoene og prosessene er ikke til nytte hvis ingen vet hvor de er. Dette problemet kan elimineres ved å lage en sentral database som inkluderer alt HR trenger. Alle ansettelses-, innfasings-, evaluerings-, spørreundersøkelses- og utfasingsmaler og -dokumenter på ett sted, organisert etter behov, er den beste løsningen for organisasjonens ledere. Ved å bruke Dropbox til å bygge dette systemet, kan HR også kontrollere hvem som har tilgang til hvilke filer, samt vite hvem som ser på og laster ned filene for å sikre at bare de riktige ansatte bruker dem.
Lag merkesystemer for søkbarhet
Til slutt, når systemet endelig er på plass, malene er laget og arbeidet er gjort, kan HR lage et merkesystem som gjør alt søkbart. Merking kan gjøre alt enklere, finn alt fra #2022 til #mal, #innfasing eller #kontrakt. Siden flere filer eller mapper kan ha flere merker – og alt i en merket mappe vil automatisk ha det merket lagt til – er merkesystemet så robust og fleksibelt som HR ønsker det skal være. Finn nå noen fantastiske ansatte og ansett dem.