Proses HR tidak semestinya menyusahkan. Dengan mencipta templat, membangunkan senarai semak dan memperkemas fungsi seperti proses suai tugas dan peralihan keluar pekerja, pemimpin HR boleh membangunkan aliran kerja yang mudah diikuti dan cekap, membebaskan mereka dan rakan sebaya mereka untuk menumpukan pada usaha yang lebih kreatif dan memacu hasil. Matlamat utama adalah untuk mengurangkan perincian pentadbiran dan melebihkan amalan terbaik.
Tetapi bagaimana HR boleh mencapai matlamat ini? Apakah cara ringkas untuk mencipta dan membangunkan proses ini? Berikut ialah enam aspek HR untuk dipertimbangkan dan tempat penyelarasan boleh berlaku. Gunakan tip ini untuk menjadikan kehidupan kerja lebih mudah untuk semua orang.
Buat senarai semak untuk semakan prestasi
Semakan prestasi ialah salah satu bahagian terpenting dalam membina organisasi yang berjaya dan juga salah satu yang paling penuh. Walaupun menilai prestasi secara berkesan dan adil adalah penting, ia mungkin sukar dilakukan tanpa piawaian. HR yang berfikiran ke hadapan harus membina senarai semak untuk setiap jenis pekerja tertentu untuk membantu penyemak mencipta konteks sekitar penilaian individu. Selain itu, pertimbangkan untuk membangunkan senarai semak Mesyuarat Semakan Prestasi untuk membantu orang yang menjalankan semakan ingat untuk memasukkan segala-galanya sambil mengekalkan piawaian seragam merentas ulasan.
Gunakan templat untuk kemasukan, suai tugas dan dokumen lain
Cara terbaik untuk memperkemas proses HR ialah membangunkan templat untuk perkara yang kerap berlaku. Contohnya, Dropbox menawarkan satu templat untuk membantu suai tugas pekerja baru, yang memusatkan maklumat untuk membantu pekerja baru bermula, menghubungkan mereka dengan sumber utama dan mencipta senarai semak tugasan untuk beberapa hari pertama mereka.. (Senarai semak!) Sementara itu dokumen pengambilan pekerja membenarkan HR untuk menyatukan data calon, mengurus jadual temu duga dan mengedit bersama soalan temu duga. Atau templat perjanjian pekerja dengan memuat naik dan pratetapkan medan yang digunakan berulang kali supaya semua yang perlu diubah ialah butiran penting seperti nama, gaji dan butiran faedah. Nilai templat dihadkan hanya oleh imaginasi HR organisasi. Jadikan templat keperluan HR untuk proses yang lancar.
Hantar, tandatangan dan simpan dokumen pengambilan, suai tugas dan peralihan keluar pekerja
Dua daripada tempoh paling intensif dokumen bagi tempoh perkhidmatan pekerja adalah apabila mereka diambil bekerja dan apabila mereka meninggalkan pekerjaan mereka. Suai tugas dan peralihan keluar pekerja memerlukan banyak kertas kerja dan boleh melibatkan banyak tandatangan. Alat seperti produk e-Tandatangan Dropbox yang dipanggil Dropbox Sign boleh membantu untuk mengautomasikan kertas kerja untuk pengambilan dan pemberhentian pekerja dengan memudahkan untuk mendapatkan tandatangan elektronik yang yang sah di sisi undang-undang. Dan oleh sebab HelloSign berintegrasi dengan apl dan aliran kerja sedia ada, adalah mudah untuk membina dan menyelenggara sistem untuk menghantar dan menyimpan dokumen yang boleh diakses dengan mudah pada masa hadapan. (Atau hanya gunakan Dropbox DocSend.)
Membangunkan bahan suai tugas
Seorang pekerja baru tidak ingin masuk ke dalam organisasi dan menghadapi proses suai tugas yang huru-hara. Mereka mahukan cara yang mudah untuk disuai tugas, mendapatkan dokumen mereka ditandatangani dan memulakan tugas mereka. Dengan mengambil kira perkara ini, HR harus mewujudkan bahan suai tugas standard supaya semua pekerja mempunyai pengalaman awal yang sama. Ini bermakna dokumen, tetapi ia juga bermakna video. Dengan Dropbox Capture, HR boleh bekerjasama dengan jabatan dan eksekutif yang berbeza untuk mencipta rakaman skrin dan mesej video, menghapuskan keperluan untuk mengulangi diri mereka sendiri setiap kali orang baru diambil bekerja. Sebaliknya, pekerja baru akan dapat memainkan semula video pada masa lapang dan mengikut kadar mereka sendiri.
Jadikan pengisian borang mudah
Bagaimana jika memasukkan maklumat ke dalam borang bukanlah sesuatu yang sukar? Dengan HelloWorks, ia tidak semestinya begitu. Gunakan alat aliran kerja tanpa kod produk untuk menukar borang yang kompleks seperti permohonan kerja atau kertas kerja pendaftaran faedah menjadi borang mesra mudah alih yang boleh diisi dan diserahkan oleh calon atau pekerja dari mana-mana sahaja. Lebih baik lagi, data yang dimasukkan akan dipetakan kembali ke sistem sedia ada, menjimatkan masa HR dan membantu mereka mengelakkan penghantaran data yang membosankan. Membina dan mengisi permohonan dan borang lain tidak pernah menjadi lebih mudah untuk semua orang.
Wujudkan repositori berpusat untuk semua dokumen HR untuk akses ringkas merentas jabatan
Dokumen, video dan proses HR terbaik tidak bagus jika tiada siapa yang tahu tempat mereka berada. Masalah ini boleh dihapuskan dengan mencipta pangkalan data pusat yang merangkumi semua keperluan HR. Semua templat dan dokumen pengambilan, suai tugas, penilaian, tinjauan dan peralihan keluar di satu tempa dan diatur namun paling masuk akal untuk pemimpin organisasi. Dengan menggunakan Dropbox untuk membina sistem ini, HR juga boleh mengawal siapa yang mempunyai akses kepada jenis fail serta mengetahui orang yang melihat dan memuat turun fail untuk memastikan hanya pekerja yang betul menggunakannya.
Cipta sistem pengetagan untuk boleh dicari
Dan akhirnya, sebaik sahaja sistem disediakan, templat telah dicipta, kerja selesai, HR boleh mewujudkan sistem pengetagan yang menjadikan segala-galanya boleh dicari. Tag boleh menjalankan gamut, apa sahaja dan segala-galanya daripada #2022 atau #templat hingga #suaitugas atau #kontrak. Memandangkan berbilang fail atau folder boleh mempunyai berbilang tag—dan segala-galanya dalam folder telah ditag akan ditambah secara automatik—sistem pengetagan adalah kukuh dan fleksibel seperti yang HR inginkan. Sekarang, cari beberapa pekerja yang luar biasa dan ambil mereka bekerja.