Los procesos de RR. HH. no tienen por qué ser un problema. Mediante la creación de plantillas, el desarrollo de listas de verificación y la optimización de funciones, como el proceso de incorporación y desvinculación, los líderes de RR. HH. pueden desarrollar flujos de trabajo fáciles de seguir y eficientes, y liberar a ellos y a sus compañeros para que se centren en actividades más creativas y que impulsan los ingresos. La clave son menos detalles minuciosos administrativos y más prácticas recomendadas.
Pero ¿cómo puede RR. HH. lograr estos objetivos? ¿Cuáles son las formas simples de crear y desarrollar estos procesos? Aquí hay seis aspectos de RR. HH. que se deben considerar y lugares donde puede ocurrir la optimización. Emplea estas sugerencias para hacer la vida laboral más fácil para todos.
Crea listas de verificación para revisiones de desempeño
Las revisiones de desempeño son una de las partes más importantes para construir una organización exitosa y también una de las más utilizadas. Si bien evaluar el desempeño de manera efectiva y justa es esencial, puede ser difícil prescindir de estándares. Los RR. HH. con visión de futuro deben crear listas de verificación para cada tipo específico de empleado con el fin de ayudar a los revisores a crear un contexto en torno a las evaluaciones individuales. Además, considera desarrollar una lista de verificación de la reunión de revisión del desempeño para ayudar a la persona que realiza la revisión a recordar incluir todo mientras mantiene estándares uniformes en todas las revisiones.
Utiliza plantillas para la incorporación, la contratación y otros documentos
Una excelente manera de optimizar los procesos de RR. HH. es desarrollar plantillas para las situaciones que se presentan con frecuencia. Por ejemplo, Dropbox ofrece una plantilla para ayudar con la incorporación de nuevos empleados, que centraliza la información para ayudar a los nuevos empleados a comenzar, vincularlos con recursos clave y crear una lista de verificación para sus primeros días. (¡Listas de verificación!) Mientras tanto, el documento de contratación permite que RR. HH. consolide los datos de los candidatos, administre los horarios de las entrevistas y coedite preguntas de entrevista. O convierte en una plantilla los acuerdos de los empleados l cargar y preestablecer los campos que se utilizan de manera repetida para que todo lo que necesita cambiar sean detalles clave, como el nombre, el salario y los detalles de beneficios. El valor de las plantillas está limitado solo por la imaginación de RR. HH. de una organización. Convierte en una planilla las necesidades de RR. HH. para lograr un proceso fácil.
Envía, firma y almacena documentos de contratación, incorporación y desvinculación
Dos de los períodos más intensivos de documentos de la contratación de un empleado son cuando son contratados y cuando dejan su trabajo. La incorporación y la desvinculación requieren mucho papeleo y pueden involucrar muchas firmas. Una herramienta como el producto de firma electrónica de Dropbox llamado Dropbox Sign puede ayudar a automatizar el papeleo para la contratación y salida de empleados facilitando la seguridad de las firmas electrónicas legalmente vinculantes. Y dado que Dropbox Sign se integra con las aplicaciones y los flujos de trabajo existentes, es sencillo crear y mantener un sistema para enviar y almacenar documentos al que se pueda acceder con facilidad en el futuro. (O simplemente utiliza DocSend de Dropbox.)
Desarrolla materiales de incorporación
Un nuevo empleado no quiere entrar en una organización y enfrentar un proceso caótico de incorporación. Quiere que se lo incorpore de forma sencilla, firmar sus documentos y comenzar su trabajo. Con esto en mente, RR. HH. debe establecer materiales de incorporación estándar para que todos los empleados tengan la misma experiencia inicial. Eso significa documentos, pero también significa video. Con Dropbox Capture, RR. HH. puede trabajar con diferentes departamentos y ejecutivos para crear grabaciones de pantalla y mensajes de video, y así quitar la necesidad de repetirse cada vez que se contrata a nuevas personas. En cambio, los nuevos empleados podrán reproducir los videos en su tiempo libre y a su propio ritmo.
Haz que llenar formularios sea un muy fácil
¿Y si ingresar información en formularios no fuera un algo engorroso? Con Dropbox Forms, no tiene por qué serlo. Utiliza la herramienta de flujo de trabajo sin código del producto para convertir formularios complejos, como solicitudes de empleo o trámites de inscripción de beneficios en formularios compatibles con dispositivos móviles que los candidatos o empleados pueden llenar y enviar desde cualquier lugar. Mejor aún, los datos que se ingresan se mapearán a los sistemas existentes, lo que ahorrará tiempo a RR. HH. y los ayudará a evitar la tediosa transferencia de datos. Construir y llenar solicitudes y otros formularios nunca ha sido tan fácil para todos.
Establece un repositorio centralizado para todos los documentos de RR. HH. para un acceso simple a todos los departamentos
Los mejores documentos, videos y procesos de RR. HH. no son buenos si nadie sabe dónde están. Este problema se puede eliminar mediante la creación de una base de datos central que incluya todo lo que RR. HH. necesita. Todas las plantillas y documentos de contratación, incorporación, evaluación, encuesta y desvinculación en un solo lugar organizados sin embargo tienen más sentido para los líderes de la organización. Mediante el uso de Dropbox para construir este sistema, RR. HH. también puede controlar quién tiene acceso a qué archivos así como saber quién está viendo y descargando los archivos para garantizar que solo los empleados correctos los estén usando.
Crea sistemas de etiquetado para la búsqueda
Y finalmente, una vez que el sistema está implementado, se crean las plantillas, se realiza el trabajo, RR. HH. puede establecer un sistema de etiquetado que haga que todo se pueda buscar. Las etiquetas pueden abarcar cualquier cosa y todo, desde #2022 o #plantilla hasta #incorporación o #contrato. Dado que múltiples archivos o carpetas pueden tener múltiples etiquetas, y todo en una carpeta etiquetada tendrá automáticamente esa etiqueta agregada, el sistema de etiquetado es tan sólido y flexible como RR. HH. quiere que sea. Ahora ve a buscar algunos empleados excepcionales y contrátalos.