HR-processer behøver ikke at være besværlige. Ved at udarbejde skabeloner, udvikle tjeklister og strømline funktioner såsom onboarding- og offboarding-processen kan HR-ledere udvikle arbejdsgange, der er nemme at følge og effektive, hvilket giver dem og deres kolleger tid til at fokusere på mere kreative og indtægtsskabende opgaver. Nøglen er mindre administrativt bøvl og mere bedste praksis.
Men hvordan kan HR nå disse mål? Hvad er nogle enkle måder at skabe og udvikle disse processer på? Her er seks aspekter af HR, du skal overveje, og steder, hvor du kan effektivisere. Brug disse tips til at gøre arbejdslivet lettere for alle.
Lav tjeklister til medarbejderudviklingssamtaler
Medarbejderudviklingssamtaler er en af de vigtigste elementer i opbygningen af en succesfuld organisation, men også en af de mest følsomme. Selvom det er vigtigt at evaluere præstationer effektivt og retfærdigt, kan det være svært at gøre uden standarder. Fremsynede HR-afdelinger bør udarbejde tjeklister for hver enkelt medarbejdertype for at hjælpe bedømmerne med at skabe kontekst omkring de individuelle evalueringer. Overvej også at udvikle en tjekliste til medarbejderudviklingssamtaler for at hjælpe den person, der gennemfører samtalen, med at huske at få det hele med og samtidig opretholde ensartede standarder på tværs af samtalerne.
Brug skabeloner til onboarding, ansættelse og andre dokumenter
Du kan strømline HR-processerne ved at udvikle skabeloner til de ting, der sker ofte. Dropbox tilbyder f.eks. en skabelon til onboarding af nye medarbejdere, som centraliserer oplysninger, der hjælper nye medarbejdere med at komme i gang, sætter dem i forbindelse med vigtige ressourcer og opretter en tjekliste med opgaver til deres første par dage. (Tjeklister!) I mellemtiden giver ansættelsesdokumentet HR mulighed for at konsolidere kandidatdata, administrere interviewplaner og redigere interviewspørgsmål sammen. Du kan også oprette skabeloner til medarbejderaftaler ved at overføre og forudindstille de felter, der bruges igen og igen, så du kun behøver at ændre de vigtigste oplysninger såsom navn, løn og personalegoder. Skabelonernes værdi er kun begrænset af en organisations HR-fantasi. Lav skabeloner til HR-behov, så kører det.
Send, underskriv og opbevar ansættelses-, onboarding- og offboarding-dokumenter
To af de mest dokumentintensive perioder i en medarbejders ansættelse er, når de bliver ansat, og når de forlader deres job. Onboarding og offboarding kræver masser af papirarbejde og kan involvere mange underskrifter. Et værktøj som Dropbox' e-signaturprodukt, der hedder Dropbox Sign, kan hjælpe med at automatisere papirarbejdet i forbindelse med ansættelse og fratrædelse af medarbejdere ved at gøre det nemt at indhente juridisk bindende elektroniske underskrifter. Og da HelloSign kan integreres med eksisterende apps og arbejdsgange, er det nemt at opbygge og vedligeholde et system til afsendelse og opbevaring af dokumenter, som du nemt kan få adgang til i fremtiden. (Eller du kan bare bruge Dropbox DocSend.)
Lav onboarding-materialer
En ny medarbejder ønsker ikke at komme ind i en organisation og stå over for en kaotisk onboarding-proces. De vil have en ligetil måde at komme ombord på, få deres dokumenter underskrevet og starte deres job. Med dette i tankerne bør HR etablere standard onboarding-materialer, så alle medarbejdere har den samme indledende erfaring. Det betyder dokumenter, men det betyder også video. Ved at arbejde med forskellige afdelinger og ledere kan HR-teams oprette skærmoptagelser og videobeskeder til almindelige onboarding-emner – hvilket fjerner behovet for at gentage sig selv, hver gang nye mennesker ansættes. I stedet vil nye medarbejdere kunne afspille videoerne i deres fritid og i deres eget tempo.
Gør det nemt at udfylde formularer
Hvad hvis det ikke var så besværligt at indtaste oplysninger i formularer? Med HelloWorks behøver det ikke at være sådan. Brug produktets kodefri arbejdsgangsværktøj til at omdanne komplekse formularer som jobansøgninger eller papirer til tilmelding til personalegoder til mobilvenlige formularer, som kandidater eller medarbejdere kan udfylde og sende fra hvor som helst. Og endnu bedre – de data, der indtastes, vil blive overført til eksisterende systemer, hvilket sparer HR tid og hjælper dem med at undgå kedelig dataoverførsel. Det har aldrig været nemmere at oprette og udfylde ansøgninger og andre formularer for alle.
Etabler et centralt arkiv til alle HR-dokumenter med nem adgang på tværs af afdelinger.
Selv de bedste HR-dokumenter, videoer og processer er ubrugelige, hvis ingen ved, hvor de er. Dette problem kan elimineres ved at oprette en central database, der indeholder alt, hvad HR har brug for. Alle ansættelses-, onboarding-, evaluerings-, undersøgelses- og offboarding-skabeloner og -dokumenter på ét sted, organiseret på den måde, der giver mest mening for organisationens ledere. Ved at bruge Dropbox til at opbygge dette system kan HR også kontrollere, hvem der har adgang til hvilke filer, og vide, hvem der ser og downloader filerne for at sikre, at kun de rigtige medarbejdere bruger dem.
Opret taggingsystemer til søgbarhed
Og når systemet er på plads, skabelonerne er oprettet, arbejdet er gjort, kan HR etablere et taggingsystem, der gør alt søgbart. Tags kan være alt muligt, lige fra #2022 eller #skabelon til #onboarding eller #kontrakt. Da flere filer eller mapper kan have flere tags – og alt i en tagget mappe automatisk får tilføjet det tag - er taggingsystemet så robust og fleksibelt, som HR ønsker det. Nu kan du gå ud og finde nogle fremragende medarbejdere, og få dem ansat.