I processi delle risorse umane non devono essere necessariamente complessi. Creando modelli, stilando elenchi di controllo e ottimizzando i processi come l'onboarding e l'offboarding dei dipendenti, i responsabili delle risorse umane possono sviluppare flussi di lavoro fluidi ed efficienti, risparmiando tempo e facendone risparmiare ai loro colleghi, in modo che tutti possano concentrarsi su attività più creative e remunerative. La chiave è ridurre le minuzie amministrative e applicare più best practice.
Ma come fanno le risorse umane a raggiungere questi obiettivi? Quali sono dei metodi semplici che si possono adottare per creare e sviluppare questi processi? Di seguito elenchiamo sei aspetti delle risorse umane da prendere in considerazione e aree in cui è possibile snellire le procedure. Usa questi consigli per semplificare la vita lavorativa a tutti.
Crea elenchi di controllo per valutare le prestazioni
La valutazione delle prestazioni è uno dei passaggi più importanti per creare un'organizzazione di successo, ma anche uno dei più problematici. Sebbene sia fondamentale valutare le prestazioni in modo efficace ed equo, può essere difficile farlo senza affidarsi a degli standard. I team delle risorse umane più lungimiranti dovrebbero creare elenchi di controllo per ogni categoria specifica di dipendenti, in modo da fornire agli addetti un contesto per le valutazioni individuali. Considera anche la possibilità di creare un elenco di controllo per le riunioni di valutazione delle prestazioni per aiutare le persone incaricate a non tralasciare nulla e a mantenere degli standard uniformi nelle varie valutazioni.
Usa i modelli per i documenti per l'onboarding, le assunzioni e altri ancora
Un ottimo modo per snellire i processi delle risorse umane è sviluppare modelli per gli eventi che si verificano di frequente. Ad esempio, Dropbox offre un modello per l'onboarding dei nuovi dipendenti che consente di centralizzare le informazioni per aiutare i neoassunti ad ambientarsi, fornire loro i collegamenti alle principali risorse e creare elenchi di controllo delle attività che dovranno svolgere nei primi giorni. (Elenchi di controllo!) Il documento per le assunzioni, invece, consente ai team delle risorse umane di consolidare i dati dei candidati, gestire i calendari dei colloqui e modificare le domande dei colloqui. Un'altra funzione utile è quella che permette di trasformare in modelli i contratti dei dipendenti caricando un documento e preimpostando i campi utilizzati più di frequente, in modo che le uniche modifiche da effettuare siano i dettagli principali come nome, stipendio e dettagli su eventuali benefit. L'unico limite ai modelli è l'immaginazione del team delle risorse umane dell'organizzazione. Crea i modelli in base alle esigenze delle risorse umane per garantire processi fluidi e senza intoppi.
Invia, firma e archivia i documenti di assunzione, onboarding e offboarding
Due dei periodi più ricchi di documenti della carriera di un dipendente sono il momento dell'assunzione e quello in cui lascia l'azienda. L'onboarding e l'offboarding richiedono numerosi documenti e firme. Uno strumento come la soluzione di firma elettronica di Dropbox, ossia Dropbox Sign, consente di automatizzare le pratiche di assunzione e di uscita dei dipendenti grazie alla semplice apposizione di firme elettroniche legalmente vincolanti. Inoltre, poiché HelloSign si integra con le app e i flussi di lavoro esistenti, è facile creare e mantenere un sistema per l'invio e l'archiviazione di documenti a cui si possa accedere facilmente in futuro. (Oppure utilizzare semplicemente Dropbox DocSend).
Sviluppa risorse di onboarding
Nessun nuovo assunto vorrebbe entrare in un'organizzazione e affrontare un processo di onboarding caotico. Al contrario, desidera un modo semplice e immediato per effettuare l'onboarding, firmare i documenti necessari e iniziare a svolgere la sua mansione. In quest'ottica, le risorse umane dovrebbero stabilire delle risorse standard per l'onboarding, in modo che tutti i dipendenti abbiano la stessa esperienza iniziale. Con questo si intende documenti, ma anche video. Con Dropbox Capture, i team delle risorse umane possono collaborare con diversi reparti e dirigenti per creare registrazioni di schermate e video messaggi, eliminando la necessità di ripetersi ogni volta che vengono assunte nuove persone. I neoassunti potranno invece rivedere i video a loro piacimento e con il loro ritmo.
Rendi la compilazione dei moduli un gioco da ragazzi
E se compilare i moduli inserendo i propri dati non fosse più così tedioso? Con HelloWorks è possibile. Usa questo strumento senza codice per trasformare moduli complessi, come le domande di assunzione o le richieste di benefit, in moduli ottimizzati per dispositivi mobili che i candidati o i dipendenti possono compilare e inviare ovunque si trovino. Meglio ancora, i dati inseriti vengono mappati nei sistemi esistenti, facendo risparmiare tempo ai team delle risorse umane, che eviteranno così di effettuare noiosi trasferimenti di dati. Creare e compilare domande e altri moduli non è mai stato così facile per tutti.
Disponi un archivio centralizzato per tutti i documenti delle risorse umane per un accesso immediato da parte di tutti reparti
Anche i migliori documenti, video e processi delle risorse umane non servono a nulla se nessuno sa dove sono. È possibile eliminare questo problema creando un database centralizzato che includa tutto ciò di cui hanno bisogno le risorse umane. Tutti i modelli e i documenti per l'assunzione, l'onboarding, la valutazione, i sondaggi e l'offboarding sono organizzati in un unico posto nel modo che i leader dell'organizzazione ritengono più sensato. Utilizzando Dropbox per creare questo sistema, le risorse umane possono anche controllare chi ha accesso a quali file e sapere sempre chi sta visualizzando e scaricando i file, così da assicurarsi che solo i dipendenti giusti li stiano utilizzando.
Crea sistemi di aggiunta di tag per una ricerca più immediata
In ultimo, una volta che il sistema è stato configurato, i modelli sono stati creati e il lavoro è stato eseguito, le risorse umane possono stabilire un sistema di aggiunta di tag che renda i vari contenuti ricercabili. I tag possono spaziare da #2022 o #modello a #onboarding o #contratto. Poiché più file o cartelle possono avere più tag, e poiché a tutto ciò che si trova in una cartella con tag vengono automaticamente aggiunti quei tag, il sistema di tagging è solido e flessibile quanto le risorse umane desiderano. Non resta cercare dei validi candidati e farli assumere.