Кадровые процессы не обязательно должны быть мучением. Использование шаблонов и контрольных списков, а также продуманные процессы найма и увольнения позволяют упростить работу кадрового отдела и повысить эффективность труда, чтобы руководители и сотрудники могли сосредоточиться на творческих и приносящих доход задачах. Главное — тратить меньше времени на мелкие административные проблемы и следовать практическим рекомендациям.
Но как кадровым отделам достичь этих целей? Как разрабатывать и развивать простые, но эффективные процессы? Ниже перечислены шесть аспектов в работе отдела кадров, на которые следует обратить внимание для внесения улучшений. Используйте эти советы, чтобы упростить работу для всех.
Разработайте контрольные списки для проведения аттестации
Оценка продуктивности — один из самых важных элементов успешной организации, а также один из самых сложно реализуемых. Эффективная и справедливая оценка результатов жизненно важна, но для нее требуется разработать надежные стандарты. Дальновидные специалисты по кадрам создают контрольные списки для каждого типа сотрудников, чтобы обеспечить контекст при проведении оценки. Кроме того, рекомендуется создать контрольный список для аттестации, чтобы проверяющие не забывали охватить все необходимые пункты и соблюдали единые стандарты при оценке всех сотрудников.
Используйте шаблоны для процессов и документов
Разработка шаблонов для повторяющихся действий помогает значительно упростить кадровые процессы. Например, Dropbox предлагает шаблон для адаптации сотрудников: он включает в себя всю информацию, необходимую новым сотрудникам при выходе на работу, ссылки на основные ресурсы и контрольный список дел на первые рабочие дни. (Контрольные списки!) В свою очередь шаблон для поиска кандидата на должность позволяет кадровым специалистам объединять данные о кандидатах, управлять графиками собеседований и совместно редактировать вопросы для собеседований. Вы также можете создать шаблон соглашения с сотрудниками, загрузив и предварительно настроив поля, которые используются несколько раз. Таким образом вам придется менять только ключевые данные, такие как имя, зарплата и сведения о льготах. В целом, применение шаблонов ограничивается только воображением кадровых специалистов. Рекомендуем использовать их везде, где можно, чтобы упростить себе жизнь.
Используйте электронную подпись
Два наиболее трудоемких кадровых процесса — это прием сотрудников на работу и увольнение. Они требуют оформления большого количества документов, которые затем надо подписать. Решение для электронной подписи, например Dropbox Sign, помогает автоматизировать бумажную работу при приеме на работу и увольнении сотрудников, упрощая получение юридически обязательных электронных подписей. А поскольку Dropbox Sign интегрируется с существующими приложениями и рабочими процессами, можно легко создать и поддерживать систему для отправки и хранения документов, чтобы с удобством получать к ним доступ в будущем. (Или можно просто использовать Dropbox DocSend.)
Разрабатывайте материалы для адаптации
Недопустимо, чтобы новые сотрудники сталкивались с организационным хаосом. Они должны получить всю необходимую информацию, подписать документы и приступить к выполнению своих обязанностей. Для этого отдел кадров должен разработать стандартные материалы по адаптации, чтобы у всех был одинаковый первоначальный опыт. Кроме того, «стартовый пакет» также должен включать в себя видео. Можно использовать Dropbox Capture, чтобы записывать инструкции и обращения руководителей для разных отделов. Это позволяет не повторять одну и ту же информацию, когда в компании появляются новые люди: они могут самостоятельно посмотреть ролики в удобное для них время.
Упростите заполнение форм
Заполнение бланков — дело нелегкое и малоувлекательное. И тут на помощь приходит HelloWorks. Используйте инструмент для бескодовой разработки процессов и адаптируйте сложные формы, такие как заявления от вновь принятых сотрудников или на получение пособий, для мобильных устройств. Это поможет заполнять и отправлять документы откуда угодно. Введенные данные сразу же можно передавать в существующие системы, что позволяет кадровым специалистам дополнительно экономить время и усилия. Создание и заполнение заявлений и других форм никогда еще не было таким простым для всех участников процесса!
Создайте централизованное хранилище документов
Даже самые лучшие документы, видео и процессы для управления персоналом не принесут пользы, если никто не знает, где они находятся. Чтобы устранить эту проблему, создайте центральную базу данных, которая включает в себя все, что нужно кадровым специалистам. Все шаблоны и документы, касающиеся найма, адаптации, аттестации, проведения опросов и увольнения должны храниться в единой системе, организованной в соответствии с потребностями компании. Если в вашей системе будут применяться инструменты Dropbox, руководитель отдела кадров может управлять доступом к файлам, а также знать, кто их просматривает и скачивает. Это позволит убедиться, что ими пользуются только сотрудники, которым предоставлено разрешение.
Создайте систему тегов для удобства поиска
И наконец, когда система создана, шаблоны присутствуют и проделана вся необходимая работа, можно внедрить систему тегов и сделать все документы доступными для поиска. Теги могут быть самыми разными: #2022, #шаблон, #адаптация или #договор. Файлы или папки могут иметь несколько тегов. Содержимому папки, отмеченной определенным тегом, автоматически присваивается этот же тег. Таким образом возможности настройки и эффективность этой системы ограничены только пожеланиями кадровых специалистов. Теперь вам осталось только найти замечательных сотрудников и принять их на работу.