Prozesse in Personalabteilungen müssen nicht mühsam sein. Mit Vorlagen und Checklisten und durch das Optimieren von Prozessen wie dem Onboarding und Offboarding können Personalleiter Arbeitsabläufe entwickeln, die sich einfach umsetzen lassen und die Effizienz steigern. Dann haben sie und ihre Kollegen mehr Zeit, um sich auf kreativere und umsatzfördernde Aufgaben zu konzentrieren. Entscheidend ist, dass sie sich weniger mit verwaltungstechnischem Kleinkram beschäftigen müssen und mehr auf Best Practices konzentrieren können.
Doch wie können Personalabteilungen diese Ziele erreichen? Welche einfachen Möglichkeiten gibt es, diese Prozesse zu entwickeln? Im Folgenden stellen wir sechs Aspekte vor, die Sie bei der Optimierung von Prozessen in Ihrer Personalabteilung berücksichtigen sollten. Mit diesen Tipps erleichtern Sie allen die Arbeit.
Erstellen Sie Checklisten für Leistungsbeurteilungen
Leistungsbeurteilungen zählen zu den wichtigsten Aspekten für den Aufbau eines erfolgreichen Unternehmens, aber auch zu einem der schwierigsten. Eine effektive und faire Leistungsbeurteilung ist zwar wichtig, jedoch ohne einheitliche Standards kaum möglich. Vorausschauende Personalabteilungen sollten Checklisten für jede Art von Mitarbeiter entwickeln, um denjenigen, die diese Beurteilungen ausführen, mehr Kontext für die einzelnen Beurteilungen zu geben. Außerdem ist eine Checkliste für das Leistungsbeurteilungsgespräch hilfreich, damit Beurteiler an alles denken und gleichzeitig einheitliche Standards für alle Beurteilungen eingehalten werden.
Verwenden Sie Vorlagen für Onboardings, Einstellungen und mehr
Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben sind eine großartige Möglichkeit, Prozesse in Personalabteilungen zu optimieren. Beispielsweise bietet Dropbox eine Vorlage für das Onboarding neuer Mitarbeiter, in der Informationen für den Einstieg zentralisiert werden können. Wichtige Ressourcen und eine Checkliste mit To-dos für die ersten Tage können ebenfalls hinzugefügt werden. (Checklisten!) Mit dem Einstellungsdokument können Kandidateninfos zusammengefasst werden, Vorstellungstermine verwaltet und Fragestellungen für Bewerbungsgespräche gemeinsam ausgearbeitet werden. Sie können sogar Vorlagen für Mitarbeiterverträge erstellen, indem Sie wiederholt verwendete Felder hochladen und voreinstellen. Dann müssen nur noch Details wie Name, Gehalt und Leistungen geändert werden. Für Vorlagen gibt es eine Vielzahl an Einsatzmöglichkeiten, die nur durch die Vorstellungskraft der Personalabteilung eines Unternehmens begrenzt sind. Erstellen Sie also Vorlagen für Ihren Bedarf, um reibungslose Abläufe in Ihrer Personalabteilung zu ermöglichen.
Senden, unterschreiben und speichern Sie Dokumente für Einstellungen, Onboarding und Offboarding
Die beiden dokumentenintensivsten Phasen im Arbeitsverhältnis sind die Einstellung und das Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen. Onboarding und Offboarding sind mit viel Papierkram verbunden und können viele Unterschriften erfordern. Mit einem Produkt für elektronische Signaturen wie Dropbox Sign können rechtsgültige elektronische Unterschriften beim Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern leichter eingeholt und die entsprechenden Abläufe automatisiert werden. Da HelloSign in vorhandene Apps und Workflows integriert werden kann, ist es einfach, ein System zum Senden und Speichern von Dokumenten aufzubauen und zu verwalten, auf das in Zukunft mühelos zugegriffen werden kann. (Oder verwenden Sie einfach Dropbox DocSend.)
Entwickeln Sie Onboarding-Materialien
Ein chaotischer Onboarding-Prozess würde auf neue Mitarbeiter an ihrem ersten Tag sicherlich keinen besonders guten Eindruck machen. Neue Mitarbeiter wünschen sich ein unkompliziertes Onboarding und einfache Unterschriftsverfahren, damit sie ihre Arbeit schnell aufnehmen können. Deshalb sollten Personalabteilungen ein Standardpaket mit Materialien zusammenstellen, das allen Mitarbeitern die gleiche Onboarding-Erfahrung vermittelt. Dazu gehören Dokumente, aber auch Videos. Mit Dropbox Capture können Personalabteilungen in Zusammenarbeit mit verschiedenen anderen Abteilungen und Führungskräften Bildschirmaufzeichnungen und Videonachrichten aufnehmen, um beim Onboarding neuer Mitarbeiter nicht immer wieder das Gleiche erklären zu müssen. Dann können sich neue Mitarbeiter die Videos in Ruhe und in ihrem eigenen Tempo ansehen.
Erstellen Sie Formulare, die sich schnell und einfach ausfüllen lassen
Ihnen graut vor dem Ausfüllen von Formularen? Das muss nicht sein. Mit dem Workflow-Tool von HelloWorks können komplexe Formulare, beispielsweise für Stellenbewerbungen oder die Anmeldung zu Sozialleistungen, ganz ohne Programmierkenntnisse in Dokumente umgewandelt werden, die Bewerber oder Mitarbeiter überall auf ihren Mobilgeräten ausfüllen und abschicken können. Noch besser ist, dass die eingegebenen Daten mit bestehenden Systemen verknüpft werden können, wodurch Personalabteilungen Zeit sparen und mühsame Datenübertragungen vermeiden. Die Gestaltung und das Ausfüllen von Anträgen und anderen Formularen ist für alle Beteiligten jetzt einfacher als je zuvor.
Erstellen Sie eine zentrale Datenbank für alle Dokumente der Personalabteilung
Die besten Dokumente, Videos und Prozesse nutzen nichts, wenn niemand weiß, wo sie zu finden sind. Dieses Problem kann durch die Einrichtung einer zentralen Datenbank beseitigt werden, die alles enthält, was die Personalabteilung benötigt. Alle Vorlagen und Dokumente für Einstellung, Onboarding, Beurteilung, Umfragen und Offboarding befinden sich an einem Ort und sind so organisiert, wie es für die Führungskräfte des Unternehmens am sinnvollsten ist. Wenn Sie Dropbox zum Aufbau dieses Systems verwenden, können Sie auch steuern, wer Zugriff auf welche Dateien hat, wer die Dateien anzeigen und herunterladen kann, um sicherzustellen, dass sie nicht in falsche Hände geraten.
Erstellen Sie Tagging-Systeme zur Durchsuchbarkeit
Sobald das System vorhanden ist, die Vorlagen erstellt sind und die Arbeit erledigt ist, kann die Personalabteilung ein Tagging-System einrichten, mit dem die Dokumente durchsucht werden können. Tags können alles Mögliche sein, beispielsweise #2022 oder #vorlage, #onboarding oder #vertrag. Dateien und Ordner können mit mehreren Tags versehen werden. Wenn Sie einen Ordner mit einem Tag markieren, gilt das Tag automatisch für den gesamten Ordnerinhalt. Dadurch wird das Tagging-System so robust und flexibel, wie es sich eine Personalabteilung nur wünschen kann. Jetzt müssen Sie nur noch die Spitzentalente finden und einstellen.