人事プロセスを苦痛に感じる必要はありません。テンプレートを作成し、チェックリストを作って、入退社の手続きなどの処理を合理化することで、人事責任者は従いやすい効率的な作業の流れを構築し、自分や同僚がより創造的で収益の上がる仕事に集中できるようにすることが可能です。重要なのは、ささいなことを管理する必要を減らし、ベスト プラクティスを多く導入することです。
では、人事担当者はどのようにしてこれらの目標を達成できるのでしょうか。このプロセスを構築し、発展させる簡単な方法とは、どのようなものでしょう。ここでは、人事で考慮すべき 6 つの側面と、合理化を実現できる要素を紹介します。これらのヒントを活用して、誰もが楽に仕事ができるような環境を作りましょう。
業績評価のためのチェックリストを作成する
業績評価は、成功する組織を作るうえで最も重要な部分の 1 つであると同時に、最も悩み多き部分でもあります。業績を効果的かつ公平に評価することは非常に重要ですが、基準がないと難しいかもしれません。先見の明のある人事部門は、従業員のタイプ別にチェックリストを作成して、評価担当者が個々の評価について事情を記録できるようにしています。また、評価担当者が評価全体で統一された基準を維持しながら、すべてを忘れずに網羅できるようにするため、業績評価ミーティングで使用するチェックリストの作成も検討するといいでしょう。
オンボーディングや採用などの書類にテンプレートを使用する
人事プロセスを合理化する優れた方法は、頻繁に発生する手続きについてテンプレートを作成することです。たとえば、Dropbox では新入社員のオンボーディングのためのテンプレートを用意しています。このテンプレートを使うと、新入社員が業務を始める際に役立つ情報をまとめ、主要なリソースへのリンクを記載し、最初の数日間に行うべきことのチェックリストを作成できます（チェックリスト）。一方、採用ドキュメントというテンプレートを使用すると、応募者データの集約、面接のスケジュール管理、面接の際に聞く質問の共同編集が可能です。また、雇用契約書をテンプレート化してアップロードし、繰り返し使用する項目を事前に設定しておくことで、氏名、給与、福利厚生の詳細などの主要項目を変更するだけで契約書を作成できます。テンプレートの価値は、人事担当者の工夫次第で無限に広がります。人事のニーズをテンプレート化して、スムーズな手続きを実現しましょう。
採用や入退社のための書類を送信、署名、保存する
従業員の在職期間中で、書類の処理量が最も多いのは、採用時と離職時です。従業員が入社する際と退社する際には多くの事務処理が伴い、いくつもの署名が必要になる場合もあります。Dropbox の電子署名サービス Dropbox Sign などのツールを使えば、法的拘束力のある電子署名を簡単に取得できるので、従業員の入社や退社の事務処理を自動化できます。また、Dropbox Sign は既存のアプリやワークフローと連携できるので、ドキュメントを送信して保存し、将来容易にアクセスできるシステムを簡単に構築し、維持できます（または、最初から Dropbox DocSend を使うという方法もあります）。
オンボーディングのための資料を作成する
新入社員は、組織に入ってからオンボーディング プロセスの混乱を目の当たりにしたいわけではありません。入社して書類に署名し、仕事を始めるまでのわかりやすい道筋を求めているのです。これを念頭に置いて、人事部門は標準のオンボーディング資料を作成し、すべての従業員が入社当初に同じ体験ができるようにする必要があります。資料には書類だけでなく、動画も含まれます。Dropbox Capture を使用すると、人事部門はさまざまな部署や経営陣と協力して画面録画やビデオ メッセージを作成できるため、新入社員を採用するたびに説明を繰り返す必要がなくなります。動画なら、新入社員は好きな時間に自分のペースで視聴することが可能です。
フォームへの記入を簡単にする
フォームへの情報入力は何かと面倒なものです。しかし、HelloWorks ならそのような面倒はありません。この製品のノーコード ワークフロー ツールを使えば、求人応募書類や福利厚生加入書類などの複雑なフォームをモバイル機器でも使えるフォームに変換して、応募者や従業員がどこからでも記入して送信できるようにすることが可能です。さらに、入力されたデータは既存のシステムにマッピングされるため、人事担当者の作業時間を短縮し、面倒なデータ転送を回避できます。応募書類などのフォームは、作成も記入もかつてないほど簡単になっています。
人事関連文書を一元管理し、どの部門からも簡単にアクセスできるようにする
優れた人事関連文書や動画を作成し、プロセスを確立しても、所在を誰も知らなければ意味がありません。この問題は、人事部門が必要とするすべてのものを網羅した一元的なデータベースを作成すれば解決できます。採用、オンボーディング、評価、アンケート、オフボーディングのすべてのテンプレートとドキュメントを 1 か所にまとめて整理しておけば、組織のリーダーにとっては大きな意義のあるものになります。Dropbox を使用してこのシステムを構築することで、人事担当者は誰がどのファイルにアクセスできるかをコントロールしつつ、誰がファイルを閲覧しダウンロードしているかを把握して、適切な従業員以外はファイルを使用できないように制限することもできます。
タグ付けの仕組みを確立してファイルを検索しやすくする
システムを導入し、テンプレートを作成し、ひととおりの作業が完了したら、最後にタグ付けの仕組みを確立してすべてのファイルを検索可能にしましょう。作成年（#2022）やファイルの種類（#template）、資料の用途（#onboarding、#contract）など、あらゆる領域にわたるタグを付けることができます。複数のファイルやフォルダに複数のタグを付けることができ、タグ付けしたフォルダ内の全ファイルに同じタグが自動で適用されるようにすることもできるので、人事部門の必要に応じて厳密かつ柔軟な運用が可能です。さあ、準備が整ったところで、優秀な人材を見つけて従業員として採用しましょう。