Proses SDM tidak harus merepotkan. Dengan membuat templat, mengembangkan daftar periksa, dan merampingkan fungsi seperti proses orientasi dan pelepasan karyawan, pimpinan SDM dapat mengembangkan alur kerja yang mudah diikuti dan efisien untuk membebaskan mereka dan rekan mereka agar dapat fokus pada upaya yang lebih kreatif dan menghasilkan pendapatan. Kuncinya adalah lebih sedikit detail administratif dan lebih banyak praktik terbaik.
Tetapi bagaimana SDM dapat mencapai tujuan tersebut? Apa cara sederhana untuk membuat dan mengembangkan proses ini? Berikut adalah enam aspek SDM untuk dipertimbangkan dan bagian-bagian yang dapat disederhanakan. Terapkan kiat berikut untuk membuat kehidupan kerja lebih mudah bagi semua orang.
Buat daftar periksa untuk tinjauan kinerja
Tinjauan kinerja adalah salah satu bagian terpenting dalam membangun organisasi yang sukses, dan juga salah satu yang paling rumit. Meskipun sangat penting, evaluasi kinerja secara efektif dan adil akan sulit dilakukan tanpa standar. SDM yang berpikiran maju harus membuat daftar periksa untuk setiap jenis karyawan tertentu guna membantu peninjau membuat konteks seputar evaluasi individu. Selain itu, pertimbangkan untuk mengembangkan daftar periksa Rapat Tinjauan Kinerja untuk membantu mengingatkan peninjau agar menyertakan semuanya sekaligus mempertahankan standar yang seragam di seluruh tinjauan.
Gunakan templat untuk orientasi, perekrutan, dan dokumen lainnya
Cara terbaik untuk merampingkan proses SDM adalah dengan mengembangkan templat untuk berbagai hal yang sering dilakukan. Misalnya, Dropbox menawarkan satu templat untuk membantu orientasi karyawan baru, yang memusatkan informasi untuk membantu karyawan baru memulai, menautkan mereka dengan sumber daya utama, dan membuat daftar periksa untuk tugas pada beberapa hari kerja awal. (Daftar Periksa!) Sementara itu, dokumen perekrutan memungkinkan HR untuk menggabungkan data kandidat, mengelola jadwal wawancara, dan mengedit pertanyaan wawancara bersama. Atau buat templat perjanjian karyawan dengan mengunggah dan mengatur bidang yang digunakan berulang kali sehingga yang perlu diubah hanyalah detail utama seperti nama, gaji, dan detail tunjangan. Nilai templat hanya dibatasi oleh imajinasi SDM organisasi. Jadikan templat sebagai kebutuhan SDM untuk kelancaran proses.
Kirim, tanda tangani, dan simpan dokumen perekrutan, orientasi, dan pelepasan
Dua periode masa kerja karyawan yang paling padat dokumen adalah saat mereka direkrut dan saat berhenti bekerja. Orientasi dan pelepasan karyawan membutuhkan banyak dokumen dan dapat melibatkan banyak tanda tangan. Alat seperti produk tanda tangan elektronik Dropbox yang disebut Dropbox Sign dapat membantu mengotomatiskan dokumen untuk perekrutan dan pelepasan karyawan dengan memudahkan pengamanan tanda tangan elektronik yang mengikat secara hukum. Karena HelloSign terintegrasi dengan aplikasi dan alur kerja yang ada, membangun dan memelihara sistem untuk mengirim dan menyimpan dokumen yang dapat diakses dengan mudah di masa mendatang menjadi mudah. (Atau cukup gunakan Dropbox DocSend.)
Kembangkan materi orientasi
Seorang karyawan baru tidak ingin masuk ke organisasi dan menghadapi proses orientasi yang kacau. Mereka menginginkan cara mudah untuk bergabung, menandatangani dokumen, dan memulai pekerjaan mereka. Dengan mengingat hal ini, SDM harus menetapkan materi orientasi standar sehingga semua karyawan memiliki pengalaman awal yang sama. Hal tersebut membutuhkan dokumen, tetapi juga dapat menggunakan video. Dengan Dropbox Capture, SDM dapat bekerja sama dengan berbagai departemen dan eksekutif untuk membuat rekaman layar dan pesan video, sehingga tidak perlu mengulang setiap kali merekrut orang baru. Sebagai gantinya, karyawan baru akan dapat memutar ulang video di waktu senggang dan sesuai keinginan mereka sendiri.
Memudahkan pengisian dokumen
Bagaimana jika memasukkan informasi ke dalam formulir tidak terlalu merepotkan? Dengan HelloWorks, tidak harus begitu. Gunakan alat alur kerja tanpa kode produk untuk mengubah formulir rumit seperti lamaran kerja atau dokumen pendaftaran tunjangan menjadi formulir yang mudah digunakan di perangkat mobile yang dapat diisi dan dikirim oleh kandidat atau karyawan dari mana saja. Lebih baik lagi, data yang dimasukkan akan dipetakan kembali ke sistem yang ada, menghemat waktu SDM dan membantu mereka menghindari transfer data yang membosankan. Membuat dan mengisi aplikasi dan formulir lainnya tidak pernah semudah ini bagi semua orang.
Buat repositori terpusat berisi semua dokumen SDM untuk akses mudah di seluruh departemen
Dokumen, video, dan proses SDM terbaik tidak akan berguna jika tidak ada yang tahu tempat penyimpanannya. Masalah ini dapat dihilangkan dengan membuat database pusat yang mencakup semua kebutuhan SDM. Semua templat dan dokumen perekrutan, orientasi, evaluasi, survei, dan pelepasan di satu tempat, diatur dengan cara yang paling masuk akal bagi para pemimpin organisasi. Dengan menggunakan Dropbox untuk membangun sistem ini, SDM juga dapat mengontrol siapa yang memiliki akses ke file apa serta mengetahui siapa yang melihat dan mengunduh file untuk memastikan hanya karyawan yang tepat yang menggunakannya.
Buat sistem pemberian tag untuk kemudahan pencarian
Terakhir, setelah sistem siap, templat dibuat, pekerjaan selesai, SDM dapat membuat sistem pemberian tag yang membuat semuanya dapat dicari. Tag dapat mencakup segala hal, mulai dari #2022 atau #templat hingga #orientasi atau #kontrak. Karena beberapa file atau folder dapat memiliki beberapa tag—dan semua yang ada di folder yang diberi tag akan secara otomatis menambahkan tag tersebut—sistem pemberian tag bisa jadi sekuat dan sefleksibel yang diinginkan HR. Sekarang Anda dapat menemukan karyawan yang luar biasa dan merekrut mereka.