Les processus RH ne devraient pas être compliqués. En créant des modèles, en élaborant des listes de tâches et en simplifiant les processus tels que l'intégration du personnel et la gestion des départs, les responsables des ressources humaines peuvent mettre en place des workflows simples à suivre et efficaces, et libérer du temps pour eux‑mêmes et leurs équipes afin de se concentrer sur les tâches plus créatives et génératrices de revenus. Il est essentiel de mettre en place des bonnes pratiques pour réduire les tâches administratives inutiles.
Mais comment les professionnels des RH peuvent‑ils atteindre ces objectifs ? Et de quels moyens simples disposent‑ils pour créer et développer ces processus ? Voici six façons qui permettront aux RH de simplifier leurs processus. Utilisez ces conseils pour faciliter le travail de tout le monde.
Créez des listes de tâches pour les évaluations des performances
Les évaluations des performances sont un des aspects essentiels à la réussite de l'entreprise, mais également un de ceux qui génèrent le plus de stress. L'évaluation efficace et juste des performances est vitale, mais difficile à mettre en place sans critères adéquats. Pour y arriver, les professionnels des RH les plus visionnaires doivent créer des listes de tâches propres à chaque profil d'employé afin d'aider les responsables à recueillir des informations avant chaque évaluation individuelle. Ils peuvent également envisager de créer une liste de tâches pour l'entretien d'évaluation, qui guidera le responsable afin qu'il n'oublie rien, tout en lui permettant de suivre des critères standard cohérents pour l'ensemble des évaluations.
Utilisez des modèles pour l'intégration, le recrutement et d'autres documents
Pour simplifier les processus RH, vous pouvez créer des modèles pour les tâches récurrentes. Par exemple, Dropbox fournit un modèle pour l'intégration des nouveaux employés, qui centralise les informations dont ceux‑ci ont besoin pour commencer, inclut des liens vers des ressources stratégiques et propose une liste des tâches à effectuer les premiers jours. (Eh oui, des listes des tâches !) De plus, le document de recrutement permet aux professionnels des RH de regrouper les données des candidats, de gérer le calendrier des entretiens et de se concerter pour définir les questions à poser. Il est également possible de créer des modèles de contrats en important et en configurant au préalable les champs les plus souvent utilisés, de sorte qu'il ne reste plus qu'à modifier des informations clés telles que le nom, le salaire et les détails sur les avantages. Les modèles offrent des possibilités illimitées aux équipes RH les plus innovantes. Adaptez vos modèles aux besoins de votre équipe RH pour des processus fluides.
Envoyez, signez et stockez les documents pour le recrutement, l'intégration et la gestion des départs du personnel
Lors du parcours d'un employé, les deux étapes qui requièrent le plus de travail administratif sont le recrutement et le moment où l'employé quitte l'entreprise. L'intégration et le départ d'un employé représentent beaucoup de paperasse et peuvent requérir de nombreuses signatures. Un outil comme la fonctionnalité de signature électronique Dropbox Sign permet d'automatiser les documents de recrutement et de départ des employés en simplifiant l'obtention de signatures électroniques juridiquement contraignantes. L'intégration de HelloSign aux applications et workflows existants simplifie la mise en place et la gestion d'un système d'envoi et de stockage de documents facilement accessibles plus tard. (Ou utilisez simplement Dropbox DocSend.)
Préparez des supports d'intégration
Un processus d'intégration chaotique ne donne pas une bonne image de l'entreprise aux nouveaux employés, qui recherchent la simplicité au moment d'intégrer leur nouveau poste, de signer des documents et de commencer à travailler. Dans cette optique, les RH doivent préparer des supports d'intégration standard, de sorte que tous les employés puissent bénéficier de la même expérience de départ. Cela inclut des documents, mais aussi des vidéos. Avec Dropbox Capture, les RH peuvent collaborer avec différents départements et responsables pour créer des enregistrements d'écran et des messages vidéo, pour éviter de répéter le même message chaque fois que de nouveaux employés sont embauchés. De cette façon, les nouveaux employés pourront visionner les vidéos à leur convenance et à leur rythme.
Simplifiez le remplissage des formulaires
Et si remplir des formulaires n'était plus une corvée ? C'est possible avec HelloWorks. Utilisez l'outil de workflow sans code du produit pour éliminer la complexité des formulaires de candidature ou de demande d'avantages, par exemple, en permettant aux candidats et aux employés de les remplir sur un appareil mobile, quel que soit l'endroit où ils se trouvent. Mieux encore, les données saisies sont remappées dans les systèmes existants pour faire gagner du temps aux RH et leur éviter des transferts de données fastidieux. Élaborer et remplir des candidatures et d'autres formulaires n'a jamais été aussi facile pour tout le monde.
Stockez et centralisez tous les documents RH dans un emplacement accessible à tous
Vous pouvez disposer des meilleurs documents, vidéos et processus RH, mais ces contenus deviendront vite inutiles s'ils ne sont pas facilement accessibles. Pour éviter cela, créez une base de données centralisée qui inclut tout ce dont les RH ont besoin, et où tous les modèles et documents de recrutement, d'intégration, d'évaluation, d'enquête et de gestion des départs du personnel sont centralisés et organisés selon les besoins des responsables de l'entreprise. En élaborant ce système à l'aide de Dropbox, les ressources humaines peuvent également contrôler qui a accès à quels fichiers et savoir qui les télécharge et les consulte pour s'assurer que seules les bonnes personnes les utilisent.
Créez un système d'ajout de tags pour faciliter les recherches
Pour terminer, une fois que le système est en place, que vos modèles sont créés et que le travail est fait, les RH peuvent mettre en place un système d'ajout de tags qui facilite la recherche de contenus. Les tags peuvent couvrir tous types de domaines : #2022, #modèle, #intégration, #contrat, etc. En associant plusieurs tags à différents fichiers et dossiers et en attribuant les tags associés à un dossier à tout son contenu automatiquement, le système d'ajout de tags répond aux besoins d'efficacité et de flexibilité des ressources humaines. Il ne vous reste plus qu'à dénicher des employés d'exception et à les embaucher !