人資流程其實可以輕鬆無比。透過建立範本、制定檢查清單以及簡化入職和離職流程等職責，人資主管可開發能輕鬆遵守且更有效率的工作流，為自身和同事省下更多時間，專心追求更具創造力且能提升公司營收的成就，其中關鍵就在於減少行政瑣事及實踐更多最佳做法。
但人資要如何實現這些目標呢？有哪些方法可用於輕鬆建立和制定這些流程？以下為人資需要考量的六個層面，以及可以簡化流程的階段。善用這些小提示，就能減輕所有人的工作負擔。
為績效考核建立檢查清單
績效考核雖是建立成功組織重要的環節之一，卻也是最令人憂心。有效、公平地考核績效雖重要，若未訂立相關標準，就很難做到這一點。具備前瞻性思維的人資部門應針對特定類型的員工建立檢查清單，協助考核人員在執行個人考核時充分掌握背景資訊。此外，也請考慮制定一份績效考核會議檢查清單，協助考核人員將所有相關事項納入考量，同時在審查期間維持一致標準。
將範本應用於入職、招聘和其他文件
針對頻繁執行的作業建立範本，正是簡化人資流程的絕佳做法。舉例來說，Dropbox 提供協助新員工入職的範本，不僅集中彙整資訊，協助新進員工快速上手，更串連關鍵資源，為他們建立到職初期的待辦事項檢查清單。(檢查清單！) 同時，人資也能透過招聘文件統整應徵者資料、管理面試時程，以及共同編輯面試問題。他們也可上傳和預設重複使用的欄位，將員工協議製成範本，如此一來，每次套用範本時只需更改重要資訊，例如姓名、薪資和福利細節即可。只要各組織的人資充分發揮想像力，便能放大範本所帶來的價值。根據人資需求製作範本，能讓工作流程暢行無阻。
傳送、簽署及儲存招聘、入職與離職文件
員工任職期間，需要頻繁處理文件的兩個時期便是入職和離職的時刻。入職和離職需要大量文書作業，也會涉及許多人員的簽名。Dropbox Sign 工具為 Dropbox 電子簽章產品，可輕鬆取得具有法律效力的電子簽名，有助將招聘和離職員工的文書作業自動化。由於 HelloSign 整合現有的應用程式和工作流程，因此能輕鬆建構及維護傳送和儲存文件的系統，使文件便於日後取用。(您也可直接使用 Dropbox DocSend。)
建立入職資料
新進員工想必不希望一入職就面臨混亂的入職流程。從入職、簽署文件一直到開始工作，所有流程都應該簡單又直覺。考量到這點，人資應建立標準的入職資料，方便所有員工享有相同的初次體驗。所謂的入職資料包括文件和影片。運用 Dropbox Capture，人資可與不同部門和主管聯手製作螢幕錄影和影片訊息。這樣一來，新進員工入職時就不必再重複相同的動作。不僅如此，新進員工也能在空閒時按照自己的步調重播影片。
讓填寫表單變得輕而易舉
覺得將資料填入表單是件苦差事嗎？只要使用 HelloWorks，您就能輕鬆完成。運用 HelloWorks 的無代碼工作流程工具，將複雜的表單 (例如求職表或福利申請表) 轉換為適用於行動裝置的表單，方便應徵者和員工隨時隨地填寫和提交。更棒的是，輸入的資料會對應至現有系統，不僅有助節省人資部門的時間，還能免去繁瑣的資料傳輸手續，大家再也不用煞費苦心建立及填寫申請表和其他表單了。
針對所有人資文件打造集中存放庫，方便跨部門輕鬆存取檔案
如果無法輕鬆找到所需檔案，人資文件、影片和流程再出色也無濟於事。想解決這個問題，可以從建立包含人資所需一切的中央資料庫開始著手。在單一位置集中管理所有招聘、入職、考核、調查和離職相關的範本與文件，對組織領導人來說是最有效率的做法。藉由使用 Dropbox 建構系統，人資還能掌控可存取特定檔案的對象以及正在檢視和下載檔案的人，確保只有正確的員工才能使用相關檔案。
建立標籤系統，方便您快速搜尋所需內容
最後，在備妥系統、建立範本並將工作告一段落之後，人資便可建立標籤系統，讓所有內容易於搜尋。標籤可以涵蓋從 #2022、#template、#onboarding 到 #contract 等各式各樣的內容。多個檔案或資料夾可擁有多個標籤，而且在已加上標籤的資料夾中，所有檔案都會自動新增該標籤。標籤系統極致強大且靈活，絕對不會讓人資部門感到失望。立即尋找並招攬優秀員工入職吧。