HR-processer behöver inte vara bökiga. HR-chefer kan skapa mallar, ta fram checklistor och förenkla funktioner som introduktions- och uppsägningsförfaranden för att utveckla arbetsflöden som är effektiva och enkla att följa för att ge dem och kollegorna mer tid att fokusera på mer kreativa och lukrativa uppgifter. Nyckeln till framgång är mindre administrativa detaljer och mer bästa praxis.
Men hur uppnår HR-personalen de här målen? Finns det några enkla sätt att ta fram och utveckla de här processerna? Här är sex aspekter av HR att titta närmare på och punkter som kan effektiviseras. Använd dig av de här tipsen för att göra arbetslivet enklare för alla.
Skapa checklistor för prestationsutvärderingar
Prestationsutvärderingarna är en av de viktigaste byggstenarna i en framgångsrik organisation och de brukar kunna medföra en del problem. Det är av högsta vikt att utvärdera medarbetarnas prestationer effektivt och rättvist, men det kan vara svårt utan standarder. Väl förberedda HR-team bör ta fram checklistor för varje specifik medarbetartyp för att ge utvärderarna ett sammanhang för enskilda utvärderingar. Och överväg att utveckla en checklista för prestationssamtal som kan hjälpa personerna som håller i prestationssamtalen att komma ihåg alla punkter och följa enhetliga standarder för alla utvärderingar.
Använd mallar för introduktions-, anställnings- och andra dokument
Ett utmärkt sätt att förenkla HR-processerna är att ta fram mallar för sådant som behövs ofta. Dropbox erbjuder till exempel en mall som kan vara till hjälp vid introduktion av nyanställda och ge dem en enda plats där de hittar all information de behöver för att komma igång, som viktiga resurser, och ge dem en checklista över vad de behöver åstadkomma under sina första dagar på det nya jobbet. (Checklistor!) Samtidigt kan ett anställningsdokument användas för att konsolidera kandidatdata, hantera intervjuscheman och utarbeta intervjufrågor tillsammans. Eller ta fram mallar för anställningsavtal genom att ladda upp och ställa in fält som används upprepade gånger. Då behöver bara de viktigaste detaljerna, som namn, lön och förmåner, ändras. Mallarnas värde begränsas endast av HR-teamets fantasi. Skapa mallar för HR-behoven för att göra arbetslivet enklare.
Skicka, underteckna och lagra anställnings-, introduktions- och uppsägningsdokument
Två av de mest dokumentintensiva perioderna i en medarbetares tid på organisationen är vid anställning och vid uppsägning. Introduktion och uppsägning kräver en hel del pappersarbete och kan kräva en hel del signaturer. Ett verktyg som Dropbox e-signaturslösning Dropbox Sign kan automatisera pappersarbetet vid anställning och uppsägning av medarbetarna och göra det enkelt att få juridiskt bindande elektroniska signaturer. Och eftersom HelloSign kan integreras med existerande appar och arbetsflöden är det enkelt att ta fram och underhålla ett system för att skicka och lagra dokument så att de är lättillgängliga i framtiden. (Eller använd Dropbox DocSend.)
Utveckla introduktionsmaterial
Nyanställda vill inte komma till en organisation och mötas av en kaotisk introduktionsprocess. De vill ha ett enkelt sätt att introduceras, få sina dokument undertecknade och börja jobba. Med detta i åtanke bör HR ta fram standardmaterial för introduktion så att alla medarbetare får samma första upplevelse. Detta omfattar dokument men också videomaterial. HR-teamet kan arbeta med olika avdelningar och chefer och skapa skärminspelningar och videomeddelanden i Dropbox Capture. Då behöver ingen upprepa sig varje gång nya medarbetare anställs. Istället kan nyanställda spela upp videorna när det passar och i sin egen takt.
Fyll i formulär, lätt som en plätt
Tänk om det inte var så jobbigt att skriva in information i formulär? Det behöver det inte vara med HelloWorks. Använd det kodfria arbetsflödet och gör komplexa formulär, som jobbansökningar eller pappersarbete för förmånsregistrering, till mobilkompatibla formulär som kandidater och medarbetare kan fylla i och skicka in var de än är. Och ännu en bonus är att alla data som anges i formulären mappas till de befintliga systemen vilket gör att HR-teamet kan spara tid och slipper långa dataöverföringar. Det har aldrig varit enklare att skapa och fylla i ansökningar och andra formulär.
Skapa ett centralt arkiv för alla HR-dokument med enkel åtkomst för alla avdelningar
Det spelar inge roll hur fantastiska HR-dokumenten, -videorna och -processerna är om ingen vet var de finns. Det här går att lösa genom att skapa en central databas med allt som behövs för HR-processerna. Alla mallar och dokument för anställning, introduktion, utvärderingar, undersökningar och uppsägning kan samlas på en plats och organiseras på ett lämpligt sätt som bestäms av organisationens ledning. Skapas detta arkiv med Dropbox kan HR-teamet också kontrollera vem som har åtkomst till olika filer och de kan se vilka som visar och laddar ner filerna för att säkerställa att endast rätt medarbetare använder dem.
Skapa taggsystem för enklare sökning
Och när systemet är på plats, mallarna har skapats och arbetet är klart kan HR-teamet skapa ett taggsystem som gör det enkelt att söka efter specifika filer. Taggar kan bestå av i stort sett vad som helst, som #2022. #mall, #introduktion eller #kontrakt. Flera filer och mappar kan ha flera taggar – och allt i en taggad mapp får automatiskt samma taggar som mappen – kan taggsystemet vara så robust och flexibelt som HR-teamet vill att det ska vara. Så gå ut i världen, hitta några exceptionella talanger och anställ dem.