HR-processen hoeven niet vervelend te zijn. Door sjablonen te maken, checklists te ontwikkelen en functies te stroomlijnen, zoals het onboardings- en offboardingsproces, kunnen HR-leidinggevenden werkstromen ontwikkelen die eenvoudig te volgen en efficiënt zijn, waardoor zij en hun collega's meer tijd kunnen besteden aan creatievere en inkomstengenererende werkzaamheden. De sleutel is minder administratief werk en meer best practices.
Maar hoe kan HR deze doelen behalen? Wat zijn eenvoudige manieren om deze processen te maken en ontwikkelen? Hier volgen zes aspecten waar HR over moet nadenken en punten die gestroomlijnd kunnen worden. Volg deze tips om het werk voor iedereen eenvoudiger te maken.
Maak checklists voor prestatiebeoordelingen
Prestatiebeoordelingen zijn een van de belangrijkste onderdelen van een succesvolle organisatie en ook een van de meest riskante. Hoewel het belangrijk is om effectief en eerlijk te beoordelen, kan het moeilijk zijn dat te doen zonder richtlijnen. Een vooruitstrevende HR-afdeling zou checklists moeten maken voor elk specifieke soort medewerker om beoordelaars te helpen bij het maken van context voor individuele beoordelingen. Denk ook na over de ontwikkeling van een checklist voor functioneringsgesprekken om diegene die de beoordeling uitvoert te helpen niets te vergeten en tegelijkertijd een uniforme norm te hanteren voor alle beoordelingen.
Gebruik sjablonen voor onboarding, werving en andere documenten
Een goede manier om de HR-processen te stroomlijnen, is het maken van sjablonen voor werkzaamheden die regelmatig uitgevoerd moeten worden. Dropbox biedt bijvoorbeeld een sjabloon voor de onboarding van nieuwe medewerkers, waarmee informatie wordt gecentraliseerd zodat nieuwe medewerkers aan de slag kunnen, voor links naar belangrijke bronnen en voor een checklist met to do's voor de eerste paar dagen. (Checklists!) Ondertussen stelt het document voor het inhuren van personeel HR in staat om de kandidaatgegevens samen te voegen, sollicitatieschema's te beheren en samen te werken aan sollicitatievragen. Of maak een sjabloon voor werknemersovereenkomsten door velden te uploaden en vooraf in te stellen die regelmatig worden gebruikt, zodat alleen de belangrijke gegevens zoals de naam, het salaris en de gegevens over voordelen aangepast hoeven te worden. De waarde van een sjabloon hangt af van de verbeelding van HR-afdelingen van organisaties. Maak sjablonen voor belangrijke HR-werkzaamheden zodat alles van een leien dakje gaat.
Verstuur, onderteken en sla documenten op voor werving, onboarding en offboarding
Twee van de meest documentintensieve perioden tijdens het dienstverband van een medewerker zijn wanneer de medewerker wordt aangenomen en wanneer hij/zij stopt. Er komen heel veel papierwerk en handtekeningen kijken bij de onboarding en offboarding. Een tool als Dropbox Sign voor e-handtekeningen kan helpen om het papierwerk voor nieuwe en vertrekkende medewerkers te automatiseren, omdat het eenvoudig wordt om juridisch bindende e-handtekeningen te verzamelen. En omdat HelloSign kan worden geïntegreerd met bestaande apps en workflows, is het eenvoudig om een systeem te ontwikkelen en onderhouden voor het versturen en opslaan van documenten die in de toekomst makkelijk teruggevonden kunnen worden. (Of gebruik gewoon Dropbox DocSend.)
Ontwikkel onboardingsmaterialen
Een nieuwe medewerker wil niet bij een organisatie komen werken om vervolgens te maken te krijgen met een chaotisch onboardingsproces. Ze willen een eenvoudige onboarding, hun documenten ondertekenen en aan de slag gaan. Met dit in het achterhoofd moet HR standaard onboardingsmaterialen creëren zodat alle medewerkers dezelfde onboardingservaring krijgen. Dat betekent documenten, maar ook video. Met Dropbox Capture kan HR met verschillende afdelingen en leidinggevenden werken om schermopnames en videoberichten te maken, zodat ze zichzelf niet elke keer wanneer er iemand wordt aangenomen hoeven te herhalen. In plaats daarvan kunnen nieuwe medewerkers video's wanneer ze willen en in hun eigen tempo opnieuw afspelen.
Maak het invullen van formulieren een fluitje van een cent
Wat als het invullen van formulieren niet zo vervelend was? Met HelloWorks hoeft dat niet zo te zijn. Gebruik de workflowtool waarvoor niet geprogrammeerd hoeft te worden van het product om complexe formulieren zoals sollicitaties of papierwerk voor het aanvragen van voordelen te veranderen in mobielvriendelijke formulieren die kandidaten of medewerkers overal kunnen invullen en indienen. Nog beter, de gegevens die ingevoerd worden, worden teruggekoppeld naar bestaande systemen zodat HR tijd kan besparen en ze geen vervelende gegevensoverdrachten hoeven uit te voeren. Aanvragen en andere formulieren ontwikkelen en invullen is nog nooit zo makkelijk geweest voor iedereen.
Maak een gecentraliseerde opslagplaats voor alle HR-documenten voor eenvoudige toegang tussen afdelingen.
De beste HR-documenten, -video's en -processen zijn nutteloos als niemand ze kan vinden. Dit probleem kan worden verholpen door een centrale database te ontwikkelen voor alles wat HR nodig heeft. Alle sjablonen en documenten voor werven, onboarden, beoordelen, onderzoeken en offboarden op één plek, georganiseerd op een manier die logisch is voor de leidinggevenden van de organisatie. Door Dropbox te gebruiken bij het ontwikkelen van dit systeem, kan HR beheren wie toegang heeft tot welke bestanden, evenals weten wie de bestanden bekijkt en downloadt, zodat ervoor kan worden gezorgd dat alleen de juiste medewerkers ze gebruiken.
Ontwikkel taggingsystemen voor doorzoekbaarheid
En tot slot kan HR wanneer het systeem eenmaal is geïmplementeerd, de sjablonen zijn gemaakt en het werk is gedaan, een taggingsysteem ontwikkelen zodat alles kan worden doorzocht. Tags zijn enorm veelzijdig, van #2022 of #sjabloon tot #onboarding of #contract. Omdat meerdere bestanden of mappen meerdere tags kunnen hebben en alles in een getagde map automatisch die tag krijgt, is het taggingsysteem net zo betrouwbaar en flexibel als HR wil dat het is. Tijd om op zoek te gaan naar uitzonderlijke medewerkers om aan te nemen.