Vad är VPN?

Om ditt kontor ofta delar viktiga dokument online, vet du om VPN är det bästa alternativet för samarbete? Och med tanke på att så mycket hänger på er internetnärvaro, hur säkert är teamet?

En person som ansluter till VPN via sin bärbara dator

Vad betyder VPN?

”VPN” är en vanlig term, särskilt hos distansteam, men vet du vad bokstäverna betyder? VPN är en förkortning för Virtual Private Network. Som namnet antyder skapar VPN ett virtuellt utrymme för dig att arbeta i när du är online. Vilka är fördelarna – om det finns några?

Vad gör ett VPN?

VPN-lösningar levereras med påståenden om många fördelar för hemanvändare och stressiga arbetsplatser, till exempel:

Möjlighet till fjärråtkomst

Med ett VPN kan du skapa ett privat fjärranslutet nätverk med utvalda enheter vilket är perfekt för distanspersonal. Detta ger teamet möjlighet att hålla kontakten – på ett säkert sätt – även om ni befinner er mil eller kontinenter ifrån varandra.

Bättre säkerhet

Om du loggar in på Wi-Fi-hotspots för att gå online, till exempel på pendeltåget eller på ett kafé, kan VPN hålla din information säker. Offentligt Wi-Fi-nätverk kan vara superpraktiska, men de är inte lika säkra som din internetanslutning hemma eller på jobbet. Genom att skapa en VPN-tunnel – se den som ett skyddande hölje runt dina data – är dina data helt krypterade med AES (Advanced Encryption Standard) även om Wi-Fi-anslutningen är osäker. Tills din information når den avsedda destinationen kan den inte dechiffreras, så du kan surfa, mejla eller betala med kreditkort säkert även på ett offentligt Wi-Fi-nätverk. Detta går under namnet PPTP, Point-to-Point Tunneling Protocol.

Åsidosätta platsblockerare

Eftersom VPN döljer din plats och låter dig välja en server i en viss region kan du visa innehåll var du än befinner dig. Om du till exempel befinner dig i Kina och vill komma åt dina sociala medier kanske du upptäcker att många av dessa webbplatser är blockerade. Men genom att konfigurera din VPN så att det tillhandahåller en IP-adress baserad i USA kan ditt internet emellertid återspegla en uppkoppling som om du vore i USA.

Hantera begränsade datamängder

Även om detta kanske inte gäller alla VPN-lösningar och alla internetleverantörer (ISP), kan en VPN-tjänst ibland kringgå begränsningar i nätverkstrafiken. Om din internetleverantör till exempel börjar strypa dina datamängder över en viss gräns kan en VPN maskera en del av dina aktiviteter, så att dina datamängder räcker längre. Med detta sagt gör VPN-användning i allmänhet din bredbandsanslutning långsammare eftersom ett helt extra steg krävs för att omdirigera din anslutning via en VPN-server. Detta är dock vanligtvis ett problem för bredband i hemmet snarare än för företagslösningar.

Så hur fungerar VPN?

I grund och botten maskerar en VPN identitet, plats och aktiviteter online. När du ansluter till internet använder din internetleverantör sina servrar för att ta dig online. Eftersom en VPN upprättar denna anslutning via en privat server kommer alla data som eventuellt överförs från din dator från VPN-nätverket istället.

VPN-leverantörer använder kryptering och Internetprotokollsäkerhet (IPSec) för att ”paketera” dina data så att de är säkra tills de når din destination. Detta går under namnet L2TP (Layer Two Tunneling Protocol). Om du surfar online visas din IP-adress (Internetprotokolladress) inte som den IP-adress som din ISP tilldelar dig, utan som en IP-adress från VPN-servern.

Vad är en IP-adress?

En IP-adress (Internet Protocol) är en uppsättning siffror som används för att identifiera din enhet när du ansluter till internet. En IP-adress fungerar som identifierare och hjälper dig att hitta din plats. I vissa fall kan detta vara fördelaktigt, till exempel om du driver ett litet företag och din webbplats och placering måste loggas ordenligt för lokala kunder. Om ditt team väljer en VPN-anslutning men du fortfarande behöver behålla din IP-adress finns det specifika VPN för detta.

Den främsta anledningen till att en VPN döljer din IP-adress är att den kan göra din fysiska plats känd. Om en hackare till exempel får tillgång till din IP-adress kan hen se din senaste onlineaktivitet och eventuellt ta sig in i dina konton. Det är dock inte bara hackare som är ett problem. Har du någonsin funderat på varför annonserna du ser i dina sociala mediekanaler verkar veta exakt vad du har sökt efter? Det beror på att din internetleverantör säljer information om din internetaktivitet. En VPN förhindrar att detta händer eftersom din IP-adress är dold.

Därför väljer man VPN

En av de mest tilltalande anledningarna att använda VPN i en arbetsmiljö är för att ansluta till ett distansteam på ett säkert sätt. Med större säkerhet och tillgänglighet kan ditt team arbeta mer effektivt.

  • Ökad trygghet online: Med VPN kan du lita på att dina data är säkra, även vid fildelning.
  • Kundernas förtroende: Kunderna kan förvänta sig att du har en VPN eller lika säker tjänst på plats innan de lämnar över några dokument till dig.
  • Fjärrnätverk: Med VPN kan era interna nätverk sträcka sig utanför kontoret.

Använda VPN

Tänk på följande om du funderar på att ansluta din arbetsdator eller hela teamet till en VPN-tjänst:

  • Platsen: Fungerar en VPN där du arbetar utifrån var leverantören befinner sig? Om du till exempel vill komma åt en webbplats som är blockerad där du befinner dig i USA behöver du en server som är baserad i på en plats där webbplatsen är tillgänglig. Kontrollera att din VPN-leverantör har servrar där. Vidare kommer en VPN-leverantören att följa reglerna i det land den är verksam i, och inte i kundens land (mer om det nedan).
  • VPN-typ: VPN-lösningar kan vara så enkla som ett tilläggsprogram eller så omfattande som ett helt VPN-företagsnätverk. Om ditt kontor vill förbättra sina samarbetsverktyg måste du titta på företagsalternativ.
  • Kostnad: Ju mer komplex VPN, desto högre kostnad. För VPN-företagstjänster söker du en specialbyggd IT-lösning som sannolikt kommer att innebära en betydande investering.
  • Operativsystem: Du måste välja en VPN-tjänst som är kompatibel med ditt operativsystem. Linuxdatorer kan till exempel behöva en annan VPN-klient än Microsoft Windows-datorer.
  • Enhet: Om du planerar att använda VPN på dina mobila enheter, som din telefon eller surfplatta kan du behöva en annan VPN än den du väljer för din bärbara dator.

Är VPN-lösningar säkra?

Med så stort fokus på integritet och säkerhet är det frestande att se VPN som en virtuell skottsäker väst mot hackare. Dessvärre är detta inte riktigt sant. När lösningen fungerar som bäst kan VPN ge dig en säker metod att gå online utan att behöva oroa dig för säkerhetshot. VPN är dock inte i sig självt helt skyddat mot hackerattacker. Dessutom är VPN inte en idiotsäker metod om du vill förhindra att din internetleverantör håller koll på dig. Det har i många fall visat sig att vissa VPN-leverantörer loggar dina aktiviteter även om de säger att de inte registrerar något alls.

Omfattningen av detta beror på var VPN-leverantören befinner sig, eftersom detta företag måste följa olika regler. I Europa förhindrar exempelvis den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) att detta händer. Du bör trots allt inte förutsätta din VPN-lösning är ett felfri lösning för din onlinesäkerhet.

Vilka är nackdelarna med VPN?

Det finns många fördelar med VPN, även om många av dessa fördelar också kan nås på andra sätt.Distansarbete kan till exempel bli framgångsrikt med andra typer programvara eller tjänster som inte kräver så mycket installation, underhåll eller investeringar.

Fundera på nackdelarna med VPN innan du fortsätter:

  • Kan vara dyrt, särskilt företagslösningar
  • Kräver underhåll för företag
  • Ett distansnätverk måste inledningsvis konfigureras av en IT-specialist – Dropbox kräver endast en enkel registrering
  • Är inte alltid så säker som det kan verka
  • Kan göra internethastigheten avsevärt långsammare
  • I vissa länder ses VPN som olagligt eller som en gråzon

Vissa varumärken arbetar för att blockera användare med VPN – detta kan resultera i en negativ publicitet gentemot ett företagskonto.

I slutändan bör du fundera vad du verkligen vill uppnå med VPN. Kan ni samarbeta lika effektivt med ett verktyg som Dropbox? Kan ni surfa på nätet lika fritt med en onlineproxyserver? Får ni lika hög säkerhet med uppdaterade antivirusprogram och brandväggar? Om svaret är ja på någon av dessa frågor kanske VPN är en onödigt komplex lösning.

Vilka alternativ finns det till VPN?

Om den främsta anledningen till att använda VPN är att säkerställa att teamet kan behålla uppkopplingen på distans finns det bättre alternativ. VPN har definitivt sina fördelar inom olika områden, men när det gäller distansarbete kan kostnaden och tiden som krävs för att få igång VPN för ett företag verka avskräckande. Även tekniskt kunniga användare kan tycka att flerstegsprocessen för att ansluta till en filserver via VPN är irriterande.Dropbox ger filsäkerhet och möjliggör fjärråtkomst med bara inloggning, vilket gör lösningen till ett enkelt och effektivt alternativ till VPN för dessa behov.

Ska mitt företag använda VPN?

Det finns många fördelar med VPN, även om den exakta lösningen som krävs kan vara skillnaden mellan ett bra verktyg och bara en onödig kostnad. VPN-protokollet är svårslaget när det gäller att skydda data på nätverksnivå, men ett bra säkerhetsramverk som består av lämplig antivirusprogramvara kan erbjuda ett starkt skydd för dina enheter. VPN för företagsanvändning tar tid att bygga och starta upp. En sådan lösning kräver också underhåll och en dedikerad IT-specialist för driften. För enkelt distansarbete och fildelning är Dropbox ett bättre alternativ.

Upptäck ett bättre sätt att arbeta tillsammans.

Kom igång med Dropbox Business