Każdy, kto kiedykolwiek podpisywał jakiś dokument elektronicznie, wie, że podpisy elektroniczne są wygodne, bezpieczne i skuteczne.
Stanowią one podstawowy element transformacji cyfrowej. Podpisy elektroniczne szybko stają się kluczowe w niemal każdej transakcji biznesowej. Dzięki nim firmy o różnych rozmiarach z całego świata mogą poszerzać swój zasięg i nawiązywać relacje z innymi organizacjami.
Jednak im więcej pracujesz z międzynarodowymi klientami i partnerami, tym bardziej możesz się zastanawiać, jak bardzo przepisy dotyczące podpisów elektronicznych różnią się w poszczególnych krajach.
W tym artykule omówimy znaczenie przepisów dotyczących podpisów elektronicznych, ich różne rodzaje, z którymi możesz się spotkać, oraz znaczenie bezpieczeństwa i ważności Twoich podpisów elektronicznych.
Dlaczego przepisy dotyczące podpisów elektronicznych są ważne?
Chcesz chronić siebie i swoją organizację poprzez zapewnienie, że każdy dokument podpisany elektronicznie przez Ciebie lub Twoich klientów jest prawnie wiążący. Łatwiej jest to zrobić, gdy współpracujesz z lokalnymi organizacjami, ale co z umowami, które przekraczają granice państwowe?
Ogólnie rzecz biorąc, przepisy dotyczące podpisów elektronicznych istnieją po to, aby zapewnić bezpieczeństwo Tobie i Twoim partnerom biznesowym. Zrozumienie tych przepisów i ich wpływu na umowy zawierane w różnych krajach pozwala na prowadzenie działalności na skalę międzynarodową w legalny sposób.
Na przykład przepisy dotyczące podpisów elektronicznych w Stanach Zjednoczonych i Unii Europejskiej mają na celu zapewnienie, że umowy podpisane elektronicznie są tak samo ważne jak te podpisane ręcznie.
Jednak nie wszystkie kraje traktują podpisy elektroniczne jednakowo. Zanim zajmiemy się przepisami dotyczącymi podpisów elektronicznych obowiązującymi w poszczególnych krajach, przyjrzyjmy się różnym rodzajom takich przepisów.
3 rodzaje przepisów dotyczących podpisów elektronicznych
Kiedy zaczniesz porównywać przepisy dotyczące podpisów elektronicznych z całego świata, zauważysz, że generalnie dzielą się one na trzy kategorie: minimalistyczne, dwupoziomowe i nakazowe.
1. Minimalistyczne przepisy dotyczące podpisów elektronicznych
Na mocy tych przepisów podpisy elektroniczne są prawnie egzekwowalne praktycznie w każdym przypadku, z bardzo nielicznymi wyjątkami. Przepisy minimalistyczne zapewniają największy poziom bezpieczeństwa i mogą być stosowane szerzej niż inne rodzaje przepisów dotyczących podpisów elektronicznych.
Prawa te nie wspominają o konkretnych technologiach, czyli nie ma znaczenia, w jaki sposób umowa została podpisana elektronicznie – każdy podpis elektroniczny ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny.
Minimalistyczne przepisy dotyczące podpisów elektronicznych obowiązują w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie, Australii i Nowej Zelandii.
2. Nakazowe przepisy dotyczące podpisów elektronicznych
Przepisy nakazowe to najbardziej restrykcyjny rodzaj przepisów dotyczących podpisów elektronicznych – jeśli nie korzystasz z odpowiedniej technologii, naprawdę trudno jest zachować z nimi zgodność. Wynika to z faktu, że określono w nich konkretne zasady dotyczące sposobu tworzenia i podpisywania umów w sieci.
W przepisach tych zawarte są wymagania techniczne dotyczące sposobu podpisywania dokumentów. Przepisy nakazowe dyktują, jakich procesów i technologii należy użyć, aby złożyć prawnie wiążący podpis.
Przepisy nakazowe to najrzadziej spotykany rodzaj przepisów dotyczących podpisów elektronicznych; są one stosowane jedynie w kilku krajach, w tym w Brazylii, Indiach, Izraelu i Malezji.
3. Dwupoziomowe przepisy dotyczące podpisów elektronicznych
Przepisy dwupoziomowe stanowią połączenie przepisów minimalistycznych i nakazowych; stosowanie się do nich może być trudne.
Podobnie jak przepisy minimalistyczne, dwupoziomowe przepisy dotyczące podpisów elektronicznych dopuszczają i akceptują wszystkie formy podpisów elektronicznych pod umowami prywatnymi (o ile obie strony wyrażą na to zgodę). W przypadku określonych rodzajów umów regulują jednak to, z jakich procesów i technologii należy korzystać – podobnie jak przepisy nakazowe.
Dwupoziomowe przepisy dotyczące podpisów elektronicznych obowiązują w wielu krajach europejskich, a także w Chinach i Korei Południowej.
Przepisy dotyczące podpisów elektronicznych w 14 różnych krajach
Każdy dokument, który wymaga podpisu, jest na tyle ważny, że warto go chronić poprzez przestrzeganie norm prawnych – zwłaszcza jeśli zaangażowane strony pochodzą z różnych krajów.
Stany Zjednoczone
Obowiązujące przepisy
- Ustawa o podpisach elektronicznych w handlu krajowym i międzynarodowym (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, ESIGN)
- Jednolita ustawa o transakcjach elektronicznych (Uniform Electronic Transactions Act, UETA)
Przegląd
W Stanach Zjednoczonych przepisy dotyczące podpisów elektronicznych są regulowane zarówno na poziomie federalnym, jak i stanowym. Zgodnie z federalną ustawą ESIGN z 2000 roku podpisy elektroniczne mają zasadniczo taką samą wagę prawną jak podpisy złożone odręcznie.
Jednolita ustawa o transakcjach elektronicznych (UETA) z 1999 roku zawiera bardziej szczegółowe regulacje dotyczące stosowania podpisów elektronicznych na poziomie stanowym. Ustawa UETA została przyjęta w 47 stanach, Dystrykcie Kolumbii, Portoryko i na Wyspach Dziewiczych Stanów Zjednoczonych.
Niektóre ogłoszenia sądowe, w tym przeniesienia własności nieruchomości i testamenty, mogą być wyłączone spod działania ustaw ESIGN i UETA.
Co musisz wiedzieć
Zgodnie z ustawami ESIGN i UETA w większości przypadków w Stanach Zjednoczonych podpisy elektroniczne mają taką samą wartość dowodową jak podpisy odręczne.
Argentyna
Obowiązujące przepisy
- Ustawa o podpisach cyfrowych z 2001 r.
Przegląd
Od czasu uchwalenia ustawy o podpisach cyfrowych w 2001 roku podpisy elektroniczne są uznawane za ważne w Argentynie. W każdej sytuacji, w której wymagany jest ważny podpis, można skorzystać z podpisu elektronicznego, o ile obie strony wyrażą na to zgodę.
Co musisz wiedzieć
W Argentynie obowiązuje tylko jedna ustawa, w myśl której podpisy elektroniczne są prawnie wiążące w większości przypadków, jeśli obie strony osiągną w tej kwestii porozumienie.
Australia
Obowiązujące przepisy
- Ustawa o transakcjach elektronicznych z 1999 r.
Przegląd
W Australii przepisy dotyczące podpisów elektronicznych reguluje ustawa o transakcjach elektronicznych z 1999 r. Australijskie przepisy dotyczące podpisów elektronicznych, podobnie jak amerykańskie, są „minimalistyczne” i dopuszczają stosowanie podpisu elektronicznego w przypadku niemal każdego rodzaju transakcji. W 2011 r. do ustawy o transakcjach elektronicznych wprowadzono zmiany mające na celu zapewnienie większej ochrony australijskim przedsiębiorcom i konsumentom.
Co musisz wiedzieć
Zgodnie z ustawą o transakcjach elektronicznych wszystkie rodzaje podpisów elektronicznych są dopuszczalne w sądzie. Prawo australijskie nie akceptuje jednak podpisów elektronicznych w przypadku spraw związanych z obywatelstwem i migracją. Ponadto przepisy stanowe mogą mieć wpływ na możliwość stosowania podpisów elektronicznych w sprawach z zakresu prawa rodzinnego i nieruchomości.
Kanada
Obowiązujące przepisy
- Ustawa o ochronie danych osobowych i dokumentach elektronicznych (Personal Information Protection and Electronic Documents Act, PIPEDA)
- Jednolita ustawa o handlu elektronicznym (Uniform Electronic Commerce Act, UECA)
Przegląd
W Kanadzie przepisy dotyczące podpisów elektronicznych są regulowane zarówno na poziomie federalnym, jak i prowincjonalnym.
Na szczeblu regionalnym podpisy elektroniczne są uznawane od czasu wprowadzenia jednolitej ustawy o handlu elektronicznym (UECA) z 1999 roku. Dziewięć kanadyjskich prowincji przyjęło tę ustawę.
W 2004 roku podpisy elektroniczne zostały zaakceptowane na poziomie federalnym na mocy ustawy o ochronie danych osobowych i dokumentach elektronicznych (PIPEDA). Ustawa ta zezwala na stosowanie podpisów elektronicznych w przypadku niemal każdego rodzaju umowy i uznaje je za równie ważne jak tradycyjne podpisy.
Co musisz wiedzieć
W Kanadzie podpisy elektroniczne mają taką samą wiarygodność i taki sam status prawny jak podpisy odręczne. Ustawa PIPEDA nie obejmuje niektórych przypadków z zakresu prawa rodzinnego (testamenty, zarządy powiernicze, rozwody) oraz transakcji dotyczących nieruchomości.
Chiny
Obowiązujące przepisy
- Ustawa Chińskiej Republiki Ludowej o podpisach elektronicznych
Przegląd
Ustawa Chińskiej Republiki Ludowej o podpisach elektronicznych stanowi, że są one akceptowane i prawnie egzekwowalne w Chinach. Jednak chiński system sądowy nadal w dużej mierze opiera się na dokumentach papierowych. Aby umowa została uznana za ważną w sądzie, strony muszą przedstawić zapisy elektroniczne potwierdzające istnienie podpisanej umowy.
Co musisz wiedzieć
Według prawa chińskiego podpisy elektroniczne są ważne. Jednak podpisy elektroniczne nie zawsze mają taką samą wagę prawną jak podpisy odręczne, zwłaszcza w przypadku spraw rządowych.
Unia Europejska
Obowiązujące przepisy
Przegląd
W 27 krajach należących do UE prawo dotyczące podpisów elektronicznych podlega rozporządzeniu o identyfikacji elektronicznej, uwierzytelnianiu i usługach zaufania (eIDAS). Od momentu uchwalenia rozporządzenia eIDAS w 2016 roku kraje europejskie mogą stosować podpisy elektroniczne w umowach transgranicznych bez konieczności poświęcania czasu i zasobów na ich walidację.
eIDAS obowiązuje w całej UE, w tym w Belgii, Danii, Francji, Hiszpanii, Niemczech, Szwecji i Włoszech.
Co musisz wiedzieć
Wprowadzenie rozporządzenia eIDAS ujednoliciło przepisy dotyczące podpisów elektronicznych w całej Europie, co pozwoliło zaoszczędzić czas i pieniądze poprzez wyeliminowanie konieczności stosowania procesu walidacji, który wymagał wielu zasobów.
Hongkong
Obowiązujące przepisy
Przegląd
Rozporządzenie o transakcjach elektronicznych (ETO) zostało uchwalone w 2000 r. i zaktualizowane w 2004 r.; nadaje ono podpisom elektronicznym taką samą wartość prawną, jaką mają podpisy odręczne. W niektórych przypadkach strony mogą mieć obowiązek przedstawienia dowodów potwierdzających istnienie i ważność umów cyfrowych. Ponadto transakcje z udziałem rządu Hongkongu mogą wymagać zaawansowanego podpisu elektronicznego potwierdzonego notarialnie przez zarejestrowany urząd certyfikacji.
Co musisz wiedzieć
Na mocy obowiązującego w Hongkongu rozporządzenia ETO standardowe podpisy elektroniczne mają zazwyczaj taki sam status prawny jak podpisy odręczne w przypadku umów handlowych i konsumenckich.
Japonia
Obowiązujące przepisy
- Ustawa o podpisach elektronicznych i certyfikacji
Przegląd
Podpisy elektroniczne są legalne w Japonii na mocy ustawy o podpisach elektronicznych i certyfikacji z 2000 roku. Według wielopoziomowych japońskich przepisów podpisy elektroniczne są w wielu przypadkach równoważne z tradycyjnymi, czasem jednak wymagają certyfikacji przez organizację zatwierdzoną przez rząd.
Co musisz wiedzieć
Zgodnie z prawem japońskim podpisy elektroniczne są akceptowane przez sądy i prawnie wiążące (z wyjątkiem niektórych transakcji rządowych i notarialnych).
Meksyk
Obowiązujące przepisy
- Federalny kodeks handlowy
Przegląd
W Meksyku podpisy elektroniczne zostały zalegalizowane w 2003 roku na mocy Federalnego kodeksu handlowego. Prawo uznaje podpisy elektroniczne na umowach cyfrowych za prawnie wiążące (z nielicznymi wyjątkami).
Co musisz wiedzieć
W większości przypadków podpisy elektroniczne są w Meksyku prawnie wiążące. Należy jednak pamiętać, że w prawie meksykańskim istnieją dwa odrębne rodzaje podpisów elektronicznych – standardowe i zaawansowane. Oba rodzaje są podobnie traktowane w sądzie, ale zaawansowane podpisy elektroniczne muszą spełniać bardziej rygorystyczne wymagania.
Nowa Zelandia
Obowiązujące przepisy
- Ustawa o transakcjach elektronicznych (Electronic Transactions Act, ETA)
Przegląd
W Nowej Zelandii podpisy elektroniczne są regulowane przez ustawę o transakcjach elektronicznych (ETA) z 2002 r.
Na jej mocy podpisy elektroniczne można uznać za równoważne z tradycyjnymi podpisami w niemal wszystkich przypadkach. Ustawa ETA określa również specjalne okoliczności, w których podpis elektroniczny jest wymagany, nawet jeśli nie byłoby konieczne składanie podpisu odręcznego, gdyby dana umowa była zawarta na papierze.
Co musisz wiedzieć
Jeśli tylko spełnione są określone warunki, sądy nowozelandzkie przyznają podpisom elektronicznym taką samą wagę jak tradycyjnym.
Norwegia
Obowiązujące przepisy
- Ustawa o podpisach elektronicznych z 2001 r.
Przegląd
Podpisy elektroniczne są w Norwegii legalne od 2001 roku. W norweskich wielopoziomowych przepisach dotyczących e-podpisów wyróżniono standardowe, zaawansowane i kwalifikowane podpisy elektroniczne.
Chociaż Norwegia nie jest członkiem Unii Europejskiej, norweskie przepisy dotyczące podpisów elektronicznych zasadniczo są zgodne z wytycznymi ustanowionymi przez Europejski Instytut Norm Telekomunikacyjnych (European Telecommunications Standards Institute, ETSI). Wymagania dotyczące zaawansowanych i kwalifikowanych podpisów elektronicznych zostały jednak oficjalnie określone przez króla Norwegii.
Co musisz wiedzieć
Podpisy elektroniczne są w Norwegii prawnie uznawane. Zgodnie z obowiązującymi w kraju wielopoziomowymi przepisami dotyczącymi podpisów elektronicznych niektóre rodzaje dokumentów wymagają zaawansowanych podpisów elektronicznych, które muszą spełniać dodatkowe standardy, lub kwalifikowanych podpisów elektronicznych, które muszą być akredytowane przez zatwierdzony organ certyfikacyjny.
Korea Południowa
Obowiązujące przepisy
- Ustawa o podpisach cyfrowych
- Koreańska ustawa o podpisach elektronicznych (Electronic Signature Act, ESA)
Przegląd
Korea Południowa zalegalizowała podpisy elektroniczne, wprowadzając w 1999 roku ustawę o podpisach cyfrowych. Ustawa ta określa podstawowe zasady bezpieczeństwa wiadomości i podpisów elektronicznych. W jej myśl umowy i podpisy elektroniczne nie mogą zostać odrzucone tylko dlatego, że mają postać elektroniczną.
Koreańska ustawa o podpisach elektronicznych (ESA) zawiera szeroką definicję terminu „podpis elektroniczny”, która jest neutralna i nie obejmuje konkretnych wymagań technicznych. Dzięki temu wirtualne tworzenie i podpisywanie umów jest stosunkowo łatwe.
Co musisz wiedzieć
Podpisy elektroniczne są w Korei Południowej dopuszczalne, legalne i prawnie egzekwowalne.
Tajlandia
Obowiązujące przepisy
- Ustawa o transakcjach elektronicznych
Przegląd
W Tajlandii obowiązują dwupoziomowe przepisy dotyczące podpisów elektronicznych. Zgodnie z ustawą o transakcjach elektronicznych z 2001 roku podpisy pisemne nie są wymagane, a podpisy elektroniczne mogą być prawnie wiążące. Jednak tylko kwalifikowany podpis elektroniczny jest uznawany w sądzie. Oznacza to, że umowy cyfrowe z firmami lub klientami w Tajlandii muszą spełniać określone kryteria, aby mogły zostać uznane za ważne w sądzie.
Co musisz wiedzieć
Podpisy elektroniczne są dozwolone w Tajlandii, ale kraj ten przestrzega dwupoziomowego modelu prawnego, który nakłada dodatkowe wymagania na umowy i podpisy elektroniczne.
Wielka Brytania
Obowiązujące przepisy
- Ustawa o komunikacji elektronicznej z 2000 r. (Electronic Communications Act, ECA 2000)
- Rozporządzenia w sprawie podpisów elektronicznych z 2002 r.
Przegląd
W Wielkiej Brytanii przepisy dotyczące podpisów elektronicznych są regulowane ustawą o komunikacji elektronicznej z 2000 r. (ECA 2000) oraz rozporządzeniami w sprawie podpisów elektronicznych z 2002 r. Ustawa ECA 2000 obejmuje wszystkie aspekty związane z transakcjami online i umowami zawierającymi podpisy elektroniczne, natomiast rozporządzenia w sprawie podpisów elektronicznych określają same podpisy elektroniczne jako prawnie wiążące.
Podpisy elektroniczne są – z nielicznymi wyjątkami – dopuszczalne i prawnie egzekwowalne w Wielkiej Brytanii; można używać ich w ramach transakcji biznesowych.
Co musisz wiedzieć
Podobnie jak w USA, Kanadzie i wielu krajach wymienionych powyżej, Wielka Brytania uznaje podpisy elektroniczne za prawnie wiążące w niemal każdych okolicznościach.
W skrócie: czy podpisy elektroniczne są legalne na całym świecie?
Krótka odpowiedź brzmi: tak! Podpisy elektroniczne są legalne i bezpieczne, o ile platforma, za pomocą której są składane, działa zgodnie z wszystkimi obowiązującymi przepisami.
Jednak przestrzeganie tego wymogu nie zawsze jest łatwe, ponieważ wiele krajów wprowadziło szczegółowe regulacje dotyczące tego, jak i kiedy można używać podpisów elektronicznych. Dlatego tak ważne jest korzystanie z bezpiecznej technologii składania podpisów elektronicznych, która umożliwia tworzenie i podpisywanie prawnie wiążących dokumentów w sposób zgodny z międzynarodowymi i lokalnymi przepisami.
Usługa HelloSign jest nie tylko bezpieczna i zgodna z wieloma regulacjami prawnymi dotyczącymi podpisów elektronicznych (w tym z ustawami ESIGN, UETA i eIDAS!) – robimy również wszystko, co w naszej mocy, aby ułatwić Ci ekspansję na nowe rynki. Śledź blog HelloSign, aby na bieżąco dowiadywać się o ważnych regulacjach dotyczących podpisów elektronicznych i zmianach przepisów na całym świecie.
ZASTRZEŻENIE: Informacje zawarte na tym blogu służą jedynie ogólnym celom informacyjnym i nie mają charakteru porady prawnej. Ponieważ prawa i przepisy dotyczące podpisów elektronicznych mogą być często aktualizowane, HelloSign nie gwarantuje, że wszystkie informacje na stronie są aktualne i dokładne. W przypadku pytań natury prawnej dotyczących zawartości tej strony lub tego, czy rozwiązania HelloSign odpowiadają konkretnym potrzebom, należy zasięgnąć profesjonalnej porady prawnej u licencjonowanego prawnika w swoim regionie.