Chiunque abbia mai firmato un documento in forma elettronica riconosce la comodità, la sicurezza e l'efficacia delle firme elettroniche.
In quanto elemento chiave della trasformazione digitale, le firme elettroniche stanno rapidamente diventando una componente fondamentale di quasi ogni transazione aziendale. Le firme elettroniche offrono alle società di qualsiasi forma, dimensione e area geografica la possibilità di espandere la propria portata e stringere rapporti con le organizzazioni di tutto il mondo.
Ma più lavori con clienti e partner internazionali, più ti chiedi come variano le leggi che regolano la firma elettronica da un Paese all'altro.
Questo articolo esamina l'importanza delle leggi che regolano la firma elettronica, i vari tipi di leggi in materia che puoi trovare e l'importanza di garantire che le firme elettroniche siano sicure e legalmente valide.
Perché le leggi sulla firma elettronica sono importanti?
Naturalmente, desideri tutelare la tua persona e la tua organizzazione, assicurandoti che qualsiasi documento firmato elettronicamente da te o dai tuoi clienti sia legalmente vincolante. Questo aspetto è più semplice da verificare quando lavori con organizzazioni della tua zona, ma cosa succede quando i contratti sono stipulati tra parti che risiedono in due Stati o Paesi diversi?
In generale, le leggi che regolano la firma elettronica esistono per tutelare te e i tuoi partner commerciali. Comprendere le leggi sulla firma elettronica e come si applicano ai contratti stipulati tra Paesi diversi ti consente di condurre la tua attività nel pieno rispetto della legalità su scala internazionale.
Le normative sulla firma elettronica in vigore negli Stati Uniti e nell'Unione europea, ad esempio, servono a garantire che gli accordi firmati elettronicamente mantengano lo stesso livello di validità di quelli firmati con la firma autografa.
Tuttavia, non tutti i Paesi trattano le firme elettroniche allo stesso modo. Pertanto, prima di esaminare nel dettaglio le leggi sulla firma elettronica per ciascun Paese, chiariamo i diversi tipi di leggi sulla firma elettronica.
I 3 tipi di leggi che regolano le firme elettroniche nel mondo
Confrontando tra loro le leggi sulla firma elettronica vigenti nei vari Paesi del mondo, osserviamo che rientrano sostanzialmente in tre categorie: minimaliste, a due livelli e prescrittive.
1. Leggi minimaliste o permissive sulla firma elettronica
Queste leggi conferiscono validità alle firme elettroniche praticamente in tutti i casi, con pochissime eccezioni. Le leggi minimaliste offrono il massimo livello di sicurezza alle parti coinvolte e possono essere applicate in modo più ampio rispetto ad altri tipi di leggi sulla firma elettronica.
Queste leggi tendono a essere neutrali dal punto di vista della tecnologia; ciò significa che, indipendentemente dal modo in cui un accordo viene firmato elettronicamente, una firma elettronica ha la stessa validità legale di una firma autografa.
Tra i Paesi che applicano leggi minimaliste per le firme elettroniche troviamo Stati Uniti, Canada, Australia e Nuova Zelanda.
2. Leggi prescrittive sulla firma elettronica
Le leggi prescrittive sono le leggi sulla firma elettronica più restrittive, nonché le più difficili da rispettare se non si utilizza la tecnologia giusta, in quanto esistono regole specifiche su come creare e firmare accordi online.
Queste leggi prevedono requisiti tecnici per la firma dei documenti. Le leggi prescrittive determinano quali processi e tecnologie devi utilizzare affinché la firma sia legalmente vincolante.
Le leggi prescrittive sono il tipo di legge sulla firma elettronica più raro da trovare; sono infatti utilizzate in un numero limitato di Paesi, tra cui Brasile, India, Israele e Malesia.
3. Leggi sulla firma elettronica a due livelli
Le leggi a due livelli combinano caratteristiche delle leggi minimaliste con quelle delle leggi prescrittive e possono essere un territorio difficile da navigare.
Come le leggi minimaliste, le leggi sulla firma elettronica a due livelli consentono e accettano tutte le forme di firme elettroniche per gli accordi privati (purché entrambe le parti accettino). Tuttavia, come le leggi prescrittive, queste norme regolano anche i processi e le tecnologie da utilizzare per determinati tipi di contratti.
Le leggi sulla firma elettronica a due livelle sono vigenti in molti Paesi europei, oltre che in Cina e Corea del Sud.
Leggi sulla firma elettronica in 14 Paesi diversi
Qualunque documento sia tanto importante da richiedere una firma è tanto importante da essere protetto in conformità con gli standard normativi, soprattutto se una o più parti coinvolte hanno sede in Paesi diversi.
Stati Uniti
Leggi applicabili
- Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act)
- Uniform Electronic Transactions Act (UETA)
Panoramica
Negli Stati Uniti, le leggi sulle firme elettroniche sono regolate sia a livello federale che statale. Ai sensi dell'ESIGN Act del 2000, le firme elettroniche hanno generalmente lo stesso valore legale delle firme autografe.
Lo Uniform Electronic Transactions Act (UETA) del 1999 fornisce regolamentazioni più dettagliate in materia di firme elettroniche a livello statale. Questa legge è stata adottata in 47 Stati, nel Distretto di Columbia, a Porto Rico e nelle Isole Vergini americane.
Alcune note legali, come ad esempio passaggi di proprietà o provvigioni, possono essere escluse dall'ESIGN Act e dall'UETA.
Cosa devi sapere
Negli Stati Uniti, ai sensi dell'ESIGN Act e dell'UETA, le firme elettroniche hanno lo stesso valore legale di quelle autografe nella maggior parte dei casi.
Argentina
Leggi applicabili
- La legge sulla firma digitale del 2001
Panoramica
Da quando è stata promulgata la legge sulla firma digitale nel 2001, le firme elettroniche sono considerate valide in Argentina. Ovunque sia necessaria una firma legalmente vincolante, una firma digitale può soddisfare tale requisito, purché entrambe le parti siano d'accordo sul suo utilizzo.
Cosa devi sapere
L'Argentina ha scelto di mantenere un approccio semplice approvando un'unica legge che prevede che le firme elettroniche siano legalmente vincolanti nella maggior parte delle circostanze, a patto che entrambe le parti siano d'accordo su questa modalità.
Australia
Leggi applicabili
- Electronic Transactions Act del 1999
Panoramica
Le leggi sulla firma elettronica in Australia sono regolate dall'Electronic Transactions Act del 1999. Come le leggi vigenti negli Stati Uniti, le leggi australiane sulla firma elettronica sono "minimaliste" e accettano l'uso della firma elettronica per quasi tutti i tipi di transazioni. Nel 2011, l'Electronic Transactions Act è stato modificato per garantire una maggiore tutela alle aziende e ai consumatori australiani.
Cosa devi sapere
Ai sensi dell'Electronic Transactions Act, tutti i tipi di firma elettronica sono ammissibili in tribunale. Tuttavia, la legge australiana non accetta le firme elettroniche nelle pratiche inerenti a cittadinanza e migrazione. Inoltre, le leggi statali possono influenzare le firme elettroniche in materia di diritto familiare e immobiliare.
Canada
Leggi applicabili
- Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA)
- Uniform Electronic Commerce Act (UECA)
Panoramica
Le leggi sulla firma elettronica in Canada sono regolate sia a livello federale sia provinciale.
A livello provinciale, le firme elettroniche sono state riconosciute dallo Uniform Electronic Commerce Act (UECA) del 1999. Nove province canadesi hanno aderito a questa legge.
Nel 2004, le firme elettroniche sono state accettate a livello federale ai sensi del Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA). Questa legge ammette l'uso delle firme elettroniche per quasi tutti i tipi di contratti e attribuisce loro la stessa validità delle firme olografe.
Cosa devi sapere
In Canada, le firme elettroniche hanno la stessa credibilità e lo stesso status giuridico delle firme autografe. Tuttavia, alcune operazioni che rientrano nell'ambito del diritto familiare (testamenti, atti fiduciari, divorzi) e immobiliare non sono coperte dal PIPEDA.
Cina
Leggi applicabili
- Legge sulla firma elettronica della Repubblica Popolare Cinese
Panoramica
Ai sensi della legge sulla firma elettronica della Repubblica Cinese, le firme elettroniche sono accettate e utilizzabili in Cina. Tuttavia, il sistema giudiziario cinese si basa ancora molto sui documenti cartacei. Affinché un accordo sia considerato valido da un tribunale, le parti devono presentare i registri elettronici per dimostrare l'esistenza di un accordo firmato.
Cosa devi sapere
Per la legge cinese, le firme elettroniche sono considerate valide, tuttavia non sempre viene loro attribuita la stessa validità legale di cui godono le firme autografe, soprattutto per questioni che riguardano il governo.
Unione europea
Leggi applicabili
Panoramica
Per i 27 paesi che appartengono all'UE, la legge sulla firma elettronica rientra nel regolamento che disciplina l'identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche, abbreviato in eIDAS. A partire dal 2016, anno di entrata in vigore del regolamento eIDAS, i Paesi europei possono utilizzare le firme elettroniche per firmare accordi transfrontalieri, risparmiando tempo e risorse per la convalida.
L'eIDAS è vigente in tutti i Paesi membri dell'UE, tra cui Belgio, Danimarca, Francia, Germania, Italia, Spagna e Svezia.
Cosa devi sapere
La promulgazione del regolamento eIDAS ha standardizzato le normative sulla firma elettronica in tutta l'Europa, consentendo alle parti di risparmiare tempo e denaro eliminando processi ad alta intensità di risorse.
Hong Kong
Leggi applicabili
Panoramica
Promulgata nel 2000 e aggiornata nel 2004, l'Electronic Transactions Ordinance (ETO) conferisce la stessa validità legale delle firme autografe. In alcuni casi, alle parti può essere richiesto di fornire prove a sostegno dell'esistenza e della validità dei documenti digitali. Inoltre, le transazioni che riguardano il governo di Hong Kong possono richiedere una firma elettronica avanzata autenticata da un'autorità di certificazione registrata.
Cosa devi sapere
In genere, ai sensi dell'ETO hongkonghese, le firme elettroniche standard hanno lo stesso status giuridico delle firme autografe, per quanto riguarda i contratti commerciali e i rapporti di consumo.
Giappone
Leggi applicabili
- Legge sulle firme elettroniche e sui servizi di certificazione
Panoramica
Le firme elettroniche hanno acquisito validità in Giappone in seguito alla legge sulle firme elettroniche e sui servizi di certificazione del 2000. Le leggi sulla firma elettronica a più livelli del Giappone stabiliscono che in molti casi le firme elettroniche sono equivalenti alle firme autografe, tuttavia, in alcune occasioni, le firme elettroniche richiedono una certificazione rilasciata da un ente approvato dal governo.
Cosa devi sapere
Ad eccezione di specifiche transazioni e autenticazioni governative, la legge giapponese considera le firme elettroniche ammissibili in tribunale e legalmente vincolanti.
Mexico
Leggi applicabili
- Codice del commercio federale
Panoramica
Il Messico ha legalizzato le firme elettroniche nel 2003 con il Codice del commercio federale. La legge riconosce le firme elettroniche sui contratti digitali come legalmente vincolanti, con alcune eccezioni.
Cosa devi sapere
Nella maggior parte dei casi, le firme elettroniche sono legalmente vincolanti in Messico. Tuttavia, è importante notare che per la legge messicana esistono due diversi tipi di firme elettroniche: standard e avanzata. Questi due tipi di firma sono trattati in modo simile in tribunale, tuttavia le firme elettroniche avanzate devono rispettare una serie di requisiti più rigidi.
Nuova Zelanda
Leggi applicabili
- Uniform Electronic Transactions Act (UETA)
Panoramica
In Nuova Zelanda, le firme elettroniche sono regolate dall'Electronic Transaction Act (ETA) del 2002.
Questa legge considera le firme elettroniche equivalenti a quelle autografe in quasi tutti i casi. L'ETA definisce inoltre le circostanze speciali in cui è richiesta una firma elettronica, anche nei casi in cui non sarebbe stata necessaria una firma autografa qualora l'accordo fosse stato stipulato in formato cartaceo.
Cosa devi sapere
Purché le condizioni specifiche vengano soddisfatte, i tribunali neozelandesi riconoscono alle firme elettroniche la stessa validità delle firme autografe.
Norvegia
Leggi applicabili
- Legge sulle firme elettroniche del 2001
Panoramica
Le firme elettroniche sono legali in Norvegia a partire dal 2001. Le leggi sulla firma elettronica a più livelli della Norvegia riconoscono le firme elettroniche standard, le firme elettroniche avanzate e le firme elettroniche qualificate.
Sebbene la Norvegia non sia un Paese membro dell'Unione europea, la sua legge sulla firma elettronica segue generalmente le linee guida stabilite dall'ETSI, l'Istituto europeo per le norme di telecomunicazione. Tuttavia, i requisiti per le firme elettroniche avanzate e qualificate sono stabiliti ufficialmente dal sovrano della Norvegia.
Cosa devi sapere
Le firme elettroniche sono riconosciute legalmente in Norvegia. Ai sensi delle leggi a più livelli del Paese, alcuni tipi di documenti richiedono le firme elettroniche avanzate, che devono soddisfare degli standard aggiuntivi, oppure le firme elettroniche qualificate, che devono essere autenticate da un organo di certificazione approvato.
Corea del Sud
Leggi applicabili
- Legge sulla firma digitale
- Electronic Signature Act (ESA) coreano
Panoramica
La Corea del Sud ha legalizzato le firme elettroniche in seguito alla promulgazione della legge sulla firma digitale del 1999. La legge fornisce un quadro di base sulla sicurezza delle firme e dei messaggi elettronici e stabilisce che non può essere negata la validità di firme e contratti elettronici solo perché in formato elettronico.
L'Electronic Signature Act (ESA) coreano fornisce una definizione esaustiva di “firma elettronica”, riconoscendone la validità indipendentemente dal mezzo utilizzato e specificando che la firma non ha particolari requisiti tecnici. In questo modo risulta relativamente semplice creare e firmare contratti in forma virtuale.
Cosa devi sapere
In Corea del Sud, le firme elettroniche sono ammissibili, legali e applicabili.
Thailandia
Leggi applicabili
- Electronic Transactions Act del 1999
Panoramica
La Thailandia prevede una legge sulla firma elettronica a due livelli. Ai sensi della legge sulle transazioni elettroniche del 2001, non è necessario apporre una firma autografa per convalidare una transazione, in quanto le firme elettroniche possono essere ugualmente vincolanti. Tuttavia, solo le firme elettroniche qualificate sono riconosciute in tribunale. Ciò significa che i contratti digitali con aziende o clienti che hanno sede in Thailandia devono soddisfare qualifiche specifiche per essere considerati validi in tribunale.
Cosa devi sapere
Le firme elettroniche sono ammesse in Thailandia, tuttavia il Paese si avvale di un modello giuridico a due livelli che pone ulteriori requisiti sulle firme e sui contratti elettronici.
Regno Unito
Leggi applicabili
- Electronic Communications Act 2000
- Electronic Signatures Regulations 2002
Panoramica
Nel Regno Unito, le firme elettroniche sono disciplinate dall'Electronic Communications Act 2000 (ECA 2000) e dalle Electronic Signatures Regulations 2002. L'ECA 2000 regola tutto ciò che riguarda le transazioni online e i contratti firmati elettronicamente, mentre le Electronic Signatures Regulations definiscono le firme elettroniche stesse legalmente vincolanti.
Con rare eccezioni, le firme elettroniche sono ammissibili e applicabili giuridicamente nel Regno Unito e pertanto possono essere in maniera affidabile per le transazioni aziendali.
Cosa devi sapere
Come gli Stati Uniti, Canada e molti altri Paesi che abbiamo menzionato prima, il Regno Unito riconosce le firme elettroniche come legalmente vincolanti.
Le firme elettroniche sono legali in tutto il mondo?
La risposta breve quindi è: sì, le firme elettroniche sono sicure e legalmente vincolanti, a patto che la piattaforma utilizzata per la firma rispetti tutte le leggi in materia.
Tuttavia, non è sempre facile garantire l'aderenza a tutte queste norme, in quanto numerosi Paesi hanno regolamenti molto specifici che stabiliscono esattamente quando e come è possibile utilizzare le firme elettroniche. Ecco perché è così importante utilizzare una tecnologia di firma elettronica sicura che ti consenta di creare e firmare documenti legalmente vincolanti in conformità con le leggi locali e internazionali.
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