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天哪!在琳瑯滿目的 API、應用程式、整合功能中,如何找到適合企業的電子簽章部署?

在充滿無數技術選項與意見的世界裡,您需要簡單的解答。我們會協助您探索如何選擇最適合貴公司的電子簽章方案。

一個人在使用桌上型電腦審視多種電子簽章解決方案的插圖

《2018 年資訊長現況》(2018 State of the CIO) 報告中,國際數據資訊公司 (International Data Corporation) 當時預估 2019 年數位轉型支出會超越 2 兆美元。此外,多達 40% 的全體企業技術支出會直接用於數位轉型。

紙本文件效率低落且容易重複,至今仍是員工的重擔。電子簽章能讓您輕鬆看見業務關鍵流程數位轉型帶來的影響和投資報酬率。

問題不在於貴組織是否應採用電子簽章解決方案以改善客戶體驗、工作效率與資料安全,而是在已準備要轉型的情況下,哪個電子簽章整合選項最適合貴組織?

部署電子簽章的選項

眾多電子簽章選項陸續推出並非壞事,但對於剛接觸這個領域的新手而言,要從中找到適合的解決方案實在令人困擾。

Dropbox Sign 的工作團隊成員是一群電子簽章工作流程狂人,但我們知道並非大家都是這樣,因此我們撰寫了這篇簡單的入門指南,說明如何根據貴組織的不足之處和需求,選擇適合的電子簽章解決方案。為了獎勵看到最後的讀者,我們甚至還提供了一些實用小提示,幫助您盡可能流暢地推行電子簽章工作流程。

1. 使用行動版或網頁版電子簽章應用程式

現成的行動版或網頁版電子簽章應用程式,最適合沒有複雜電子簽章需求,或不打算進行大量簽署交易的組織。電子簽章應用程式適合用於單方面簽署的文件,像是銷售合約、人資表格等。

因為電子簽章應用程式不需深入整合至工作流程或技術堆疊,員工一旦完成訓練就能立即開始使用。雖然採用這種解決方案便無須準備任何 IT 或開發資源,但同時也必須放棄透過自訂工作流程新增商標或整合既有流程的功能。

我們打造 Dropbox Sign (先前稱為 HelloSign) 應用程式的目的,是幫助害怕處理程式碼,且想使用快速簡單電子簽章解決方案的工作團隊。雖然 Dropbox Sign 設定簡單且使用方便,但不代表其中缺少了任何功能。

企業級工作團隊管理工具可幫助管理員輕鬆新增、移除和升級團隊成員。您可以簽署文件,也可以向最多 20 個不同對象要求簽名,並在執行過程中監控文件的處理進度。您甚至可以建立自己的範本,以節省重複簽名耗費的時間與精神!

對於想新增超過 10 位使用者的組織,我們也提供可擴充的安全電子簽章平台 Dropbox Sign Premium

2. 使用 API 嵌入電子簽章體驗

若要直接在工作流程、網站或應用程式中完美嵌入順暢的電子簽章體驗,建議使用電子簽章 API。電子簽章 API 可協助企業對信貸申請、保險索賠、房貸、帳戶建立等複雜文件,打造由系統產生的流程,藉此提高工作效率。

電子簽章 API 適合工作流程複雜細緻,交易量從中等至大量的組織。API 往往會提供進階工作流程自訂選項,就算您的工作流程再獨特,也能微調並緊密整合功能。自訂功能的自由度甚至可擴展至商標和使用者流程;換句話說,您不只可以打造鼓勵員工採用的體驗,還能培養顧客忠誠度!

雖然電子簽章 API 不像網頁版 API 一樣是隨插即用的解決方案,但值得信賴的供應商會提供 SDK 資訊、簡潔清楚的文件,以及開發人員執行的支援服務,協助您善用開發資源順暢開始進行整合作業。

身為 API 優先的公司,我們打造 Dropbox Sign API 時,首先致力於追求容易實作、使用簡便、功能豐富、可完全自訂等特色。我們希望客戶不只是單純使用功能,也能享受完美自訂、輕鬆維護、特別加強的法務與安全功能、快速設定等多項出色優點。

假如您不確定貴企業適合應用程式還是 API,請立即聯絡樂於助人且精通科技的 Dropbox Sign 工作團隊,瞭解我們哪一套強大電子簽章系統是貴企業的最佳選擇。

3. 為您目前的應用程式新增電子簽章整合功能與擴充程式

電子簽章整合功能與擴充程式可在服務間移動資訊並將動作自動化,讓您完全不需離開工作用的應用程式,進而提高工作效率。來看看使用 Dropbox 有多輕鬆:

在線上簽署文件的逐步示範

透過電子簽章擴充程式,您可以在員工目前使用的企業系統內增加功能。在使用者導向的工作流程中實作這些功能,可以協助客戶加速完成工作項目,讓所有人都滿意!

我們喜歡打造這類整合功能與擴充程式,讓您無論使用哪種工具,都能以最簡單的方式進行簽署。請於此處參閱我們完整的整合功能清單!

如何部署電子簽章解決方案

無論您選擇部署哪種解決方案,執行計畫前都會遇到多種挑戰。

即使在過程中遇到困難,也別懷疑自己投資電子簽章的決定,只要按照下列步驟設立電子簽章系統,就能迎接長久的成功。

謹慎選擇適當的合作夥伴

在工作流程中實作電子簽章時,確實會伴隨一些問題。在經歷改變的過程中,想必您會希望與經驗老道,且能時刻陪伴您的專業合作夥伴共事,而非認為客戶服務只要提供常見問題集便足矣的服務供應商。

尋找合作夥伴時,請確認對方能預估您的需求,且願意幫助您制定獨一無二的發展藍圖,以確保您的電子簽章部署無論是現在或未來都能順利運作。實際上,只要問問自己這 5 個問題,就能幫助您選擇合適的電子簽章廠商。

建立您專屬的工作流程

電子簽章軟體功能強大,無論您選擇哪個解決方案,都可能會出現過去沒有的各種全新選項和機會。請花點時間瞭解並嘗試所有功能,找出能協助所有組織員工提高效率與生產力的方法。

不斷測試到系統完美無缺

對新的電子簽章工作流程感到滿意後,就該付諸測試了。您的電子簽章軟體不僅要讓客戶能輕鬆使用,也應該為組織內使用該軟體的人員節省時間,同時維持安全與合法。

若您選擇將電子簽章解決方案深入整合至 IT 配置,品質保證測試尤其重要。當然,您未來可能會想進行微調,但是讓電子簽章流程進行幾次試執行,可有效確保程式從一開始就能正常運作,並鼓勵員工及早採用。

透過 Dropbox Sign 簡化合適的電子簽章部署

無論您需要應用程式的簡易特色、API 帶來的自訂能力,還是整合功能與擴充程式提供的生產力工具套件,選擇適合的電子簽章部署對所有想進行數位轉型的企業而言都是重大決策。

不管您怎麼選擇,Dropbox Sign 都有適合您的部署選項,所有選項都兼顧安全性、法規遵循,且人人都知道我們的工具容易使用。

若您現在選擇的解決方案在幾年後不適用了,也沒問題!我們的解決方案可以擴充,且我們的工作團隊也極具靈活應變力。立即免費註冊試用版,親自嘗試若您認為不適用,我們可以為您量身打造工具。

瞭解 Dropbox Sign 如何滿足企業需求。

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