API, app, integrazioni... aiuto! Trovare la soluzione di firma elettronica giusta per la propria azienda

In un mondo di infinite opzioni e opinioni tecniche, a volte è necessaria una risposta semplice. Scopriamo come scegliere la soluzione di firma elettronica più adatta per la tua azienda.

Illustrazione di una persona che esamina diverse soluzioni di firma elettronica sul desktop

In un rapporto del 2018 di State of the CIO, International Data Corporation ha previsto che la spesa relativa alla trasformazione digitale avrebbe superato 2 trilioni di dollari USA nel 2019 e che il 40% della spesa tecnologica aziendale complessiva sarebbe stata dedicata alla trasformazione digitale.

La documentazione cartacea continua a pesare enormemente sul personale, con le sue inefficienze e ridondanze. Le firme elettroniche mettono in evidenza l'impatto e il ROI della trasformazione digitale sui processi critici delle aziende.

La domanda non è se la tua organizzazione debba o meno adottare una soluzione di firma elettronica per migliorare l'esperienza cliente, l'efficienza e la sicurezza, la domanda è: quale integrazione per la firma elettronica è più adatta per la tua organizzazione ora che desideri intraprendere la strada verso la trasformazione?

Le tue opzioni per l'implementazione delle firme elettroniche

Non che tutti questi popup relativi alle opzioni di firma elettronica ci diano fastidio, ma possono confondere le idee, soprattutto all'inizio!

Il team di Dropbox Sign vanta molti nerd appassionati di flussi di lavoro delle firme elettroniche, ma sappiamo che non è così per tutti. Questo è il motivo per cui abbiamo redatto questa documentazione introduttiva su come scegliere l'implementazione di firma elettronica migliore in base alle esigenze della propria organizzazione. E come bonus per tutti coloro che leggono fino alla fine, diamo alcuni fantastici suggerimenti per rendere l'implementazione delle firme elettroniche il più indolore possibile.

1. Usa le firme elettroniche con un'app web o per dispositivi mobili

Un'applicazione per la firma elettronica web o per dispositivi mobili pronta all'uso è ideale per le organizzazioni che non hanno esigenze complesse correlate alle firme elettroniche e non prevedono di effettuare molte transazioni di firma. Le app per la firma elettronica sono ideali per la documentazione redatta su un solo lato, come contratti di vendita, moduli delle risorse umane e simili.

Dato che non è profondamente integrata nei tuoi flussi di lavoro o nel tuo stack tecnologico, un'app per la firma elettronica può essere utilizzata non appena conclusa la formazione del personale. Da un lato, questo significa non dover disporre di risorse di sviluppo o IT, dall'altro non poter personalizzare il flusso di lavoro aggiungendo il tuo marchio o integrare i processi esistenti. ‍

Abbiamo ideato la nostra app Dropbox Sign (ex HelloSign)  pensando ai team che non hanno molta dimestichezza con il codice e cercano una soluzione di firma elettronica semplice e veloce. Il fatto che Dropbox Sign sia semplice da configurare e piacevole da usare non significa che manchi di funzionalità.

Strumenti di gestione del team di livello aziendale consentono agli amministratori di aggiungere, rimuovere ed eseguire l'upgrade dei membri del team con facilità. Puoi firmare documenti e richiedere firme fino a 20 persone e monitorare l'avanzamento dei tuoi documenti lungo tutto il processo. Puoi anche creare i tuoi modelli per risparmiare tempo e stress per gli eventi di firma ripetitivi.

E per le organizzazioni che desiderano aggiungere più di dieci utenti, offriamo Dropbox Sign Premium, una piattaforma sicura e scalabile per la firma elettronica.

2. Incorpora le firme elettroniche con un'API

Per incorporare al meglio un'esperienza ottimale di firma elettronica direttamente nel tuo flusso di lavoro, nel sito web o nella tua applicazione, consigliamo di un'API per la firma elettronica. Le API per le firme elettroniche migliorano l'efficienza aiutando le aziende a creare processi generati dal sistema per documenti complessi come richieste di credito, richieste di risarcimento, mutui, creazione di account e molto altro.

Le API per le firme elettroniche sono ideali per le organizzazioni con flussi di lavoro complessi e poco lineari e per volumi di transazioni medio-alti. Tendono a offrire una personalizzazione dei flussi di lavoro avanzata, per poter modificare e integrare saldamente la loro funzionalità persino nei processi più esclusivi. Il livello di personalizzazione si estende al branding e al flusso utente: potrai creare un'esperienza che promuova l'adozione da parte dei dipendenti e la fidelizzazione dei clienti.

Per quanto un'API per la firma elettronica non sia una soluzione plug-and-play come la sua controparte basata sul web, un provider affidabile dovrebbe fornire informazioni sull'SDK,  una documentazione chiara e supporto per gli sviluppatori per consentire alle tue risorse dedicate allo sviluppo di configurare e iniziare a usare l'integrazione senza problemi.

In quanto azienda API-first, vogliamo che l'API di Dropbox Sign sia facile da implementare, priva di complicazioni, ricca di funzionalità e completamente personalizzabile. Vogliamo che i nostri clienti non solo usino, ma sfruttino al meglio tutti i vantaggi offerti, quali una personalizzazione impeccabile, facilità di manutenzione, funzionalità di sicurezza e legali solide, velocità di configurazione e molto altro.

Non sai se sia meglio adottare un'app o un'API? Contatta l'utilissimo e super competente team di Dropbox Sign  oggi stesso per scoprire quale sistema di firma elettronica faccia al caso tuo.

3. Aggiungi integrazioni ed estensioni per la firma elettronica alle app correnti

Le integrazioni e le estensioni per la firma elettronica ti aiutano a lavorare in modo più efficiente spostando le informazioni tra i servizi e automatizzando le azioni senza uscire dall'app in uso. Scopri quanto è facile con Dropbox:

Una dimostrazione dettagliata di come firmare un documento online

Con un'estensione per la firma elettronica, puoi migliorare la funzionalità dei sistemi aziendali in uso dai tuoi dipendenti: una volta implementata nei flussi di lavoro rivolti all'utente, potranno aiutare i clienti a completare le attività più rapidamente, cosa che apprezzeranno senza ombra di dubbio!

Amiamo creare integrazioni ed estensioni che si integrino al meglio con tutti gli strumento in uso. Scopri l'elenco completo delle integrazioni qui!

Come implementare una soluzione di firma elettronica

A prescindere dalla soluzione che si decide di distribuire, l'implementazione di qualsiasi iniziativa comporta delle sfide.

Quando le cose si fanno difficili, non mettere in dubbio il tuo investimento nelle firme elettroniche: segui questi passaggi per avere la certezza che il sistema di firma elettronica sia configurato al meglio per un successo duraturo.

Scegli con cura il partner giusto

L'implementazione delle firme elettroniche nel tuo flusso di lavoro può veramente complicare le cose. Vuoi affidarti a un provider di servizi che utilizza la pagina delle Domande frequenti come servizio clienti, oppure preferisci collaborare con un partner specializzato, che vanta una solida esperienza in materia e ti accompagnerà in ogni passaggio?

Cerchi un partner che anticipi le tue esigenze e desideri aiutarti a sviluppare una roadmap unica per garantirti un'implementazione della firma elettronica di successo ora e in futuro. Infatti, ecco 5 domande che dovresti porti nell'ambito della scelta del fornitore di firme elettroniche giusto per te.

Stabilisci il tuo flusso di lavoro unico

I software dedicati alle firme elettroniche sono potenti. A prescindere dalla soluzione scelta, ti verranno proposte nuove opzioni e opportunità di cui non disponevi in passato. Prenditi del tempo per scoprire e sperimentare queste nuove funzionalità per migliorare l'efficienza e la produttività nella tua organizzazione.

La pratica porta alla perfezione

Una volta trovato il flusso di lavoro per le firme elettroniche giusto per te, è il momento di metterlo alla prova. Il software per le firme elettroniche deve essere facile da usare per i clienti e far risparmiare tempo alle persone che, nella tua organizzazione interagiscono con lui, il tutto mantenendo sicurezza e legalità.

I test di garanzia della qualità sono particolarmente importanti se hai scelto di integrare la soluzione di firma elettronica nella tua configurazione IT. Certo, potresti voler apportare delle modifiche in futuro, ma effettuare delle esecuzioni di prova del nuovo processo di firma elettronica è un ottimo modo per avere la certezza che il programma parta con il piede giusto e che la sua adozione avvenga in tempi brevi.

L'implementazione della firma elettronica giusta, semplificata con Dropbox Sign

Se cerchi la semplicità di un'app, la personalizzazione di un'API o l'aumento di produttività che le integrazioni e le estensioni offrono, scegliere quale soluzione di firma elettronica implementare è una decisione importante che tutte le aziende che avviano il proprio percorso verso la trasformazione digitale dovranno prendere.

Qualunque sia la tua scelta, Dropbox Sign ha un'opzione di implementazione per te e tutte vantano la massima sicurezza, conformità e facilità d'uso per cui siamo conosciuti.

E se la soluzione che scegli oggi non rifletterà le esigenze future, nessun problema! Le nostre soluzioni sono scalabili e altamente adattabili. Iscriviti per una prova gratuita oggi stesso ese non trovi la soluzione che stai cercando, la creeremo per te.

Scopri se Dropbox Sign è la soluzione giusta per la tua azienda

Ulteriori informazioni su Dropbox Sign