En un informe sobre el estado del CIO de 2018, International Data Corporation estimó que el gasto en transformación digital superará los 2 billones USD en 2019. Además, hasta el 40 por ciento de todos los gastos en tecnología empresarial entrarán directamente en la transformación digital.
Los trámites siguen siendo un gran atractivo para el personal con todas sus ineficiencias y redundancias. Las e-signatures ofrecen un éxito fácil para mostrar el impacto y el ROI de la transformación digital en los procesos críticos para el negocio.
La pregunta no es si tu organización debe adoptar una solución de e-signature para mejorar la experiencia del cliente, la eficiencia y la seguridad, sino la pregunta es qué opción de integración de e-signature es la adecuada para tu organización ahora que estás listo para la transformación.
Tus opciones para implementar la firma electrónica
No podemos decir que nos entristezca la aparición de tantas opciones de e-signature, pero puede ser confuso saber qué solución es la adecuada para ti si estás empezando.
En el equipo de Dropbox Sign, somos un grupo de nerds del flujo de trabajo de e-signature, pero sabemos que no todos lo son. Por esa razón, hemos reunido esta sencilla base sobre cómo elegir la implementación correcta de la e-signature en función de los deseos y necesidades de tu organización. Y como bonificación para todos los que leen hasta el final, incluso estamos lanzando algunas sugerencias increíbles para que la implementación de tu e-signature sea lo más sencilla posible.
1. Usa e-signatures con una aplicación web o para dispositivos móviles
Una aplicación de firma electrónica lista para usar basada en la web o un dispositivo móvil es ideal para organizaciones que no tienen necesidades complejas de e-signature y no planean realizar toneladas de transacciones de firma. Las aplicaciones de e-signature son ideales para documentación de una sola cara, como contratos de venta, formularios de RR. HH. y similares.
Como no está integrada en tus flujos de trabajo ni en tu pila tecnológica, una aplicación de firma electrónica puede estar funcionando tan pronto como puedas capacitar a tu personal sobre ella. Si bien esta solución significa que no tienes que contar con recursos de TI ni de desarrollo, también significa que estás perdiendo la capacidad de personalizar el flujo de trabajo para agregar tu marca o integrar tus procesos existentes.
Creamos nuestra aplicación de Dropbox Sign (anteriormente HelloSign) para los equipos que temen tratar con el código y desean una solución de e-signature simple y rápida. Pero debido a que Dropbox Sign es fácil de configurar y de usar, no significa que carece de potencia.
Las herramientas de gestión de equipos de clase empresarial permiten que los administradores agreguen, eliminen y actualicen miembros del equipo de forma fácil. Puedes firmar documentos, así como solicitar la firma de hasta 20 personas diferentes y ver el progreso de tus documentos durante su ejecución. Incluso puedes crear tus propias plantillas para ahorrar tiempo y sanidad en eventos de firma repetitivos.
Y para las organizaciones que quieran agregar más de diez usuarios, también ofrecemos Dropbox Sign Premium, una plataforma de e-signature segura y escalable.
2. Integra firmas electrónicas con una API
Para integrar sin problemas una experiencia de e-signature suave directamente en tu flujo de trabajo, sitio web o aplicación, recomendamos una API de e-signature. Las API de e-signature aumentan la eficiencia ayudando a las empresas a crear procesos generados por el sistema para documentos complejos, como solicitudes de crédito, reclamos de seguros, hipotecas, creación de cuentas y mucho más.
Las API de e-signature son ideales para organizaciones con flujos de trabajo complejos y matizados, y volúmenes de transacciones de medios a altos. Tienden a ofrecer una personalización avanzada del flujo de trabajo para que puedas ajustar e integrar estrechamente su funcionalidad para adaptarse incluso a tus procesos más singulares. Ese nivel de personalización se extiende a la marca y al flujo de usuarios, lo que significa que tienes la capacidad de crear una experiencia que inspire la adopción por parte de los empleados, así como la fidelidad de los clientes.
Aunque una API de e-signature no es una solución “a la carta” como su homóloga basada en la web, un proveedor de confianza debería tener información sobre el SDK, documentación limpia y soporte para desarrolladores para ayudar a tus recursos de desarrollo a poner en marcha tu integración sin problemas.
Como empresa que da prioridad a la API, nuestra prioridad es hacer que la API de Dropbox Sign sea fácil de implementar, sin complicaciones, con muchas características y totalmente personalizable. Queremos que nuestros clientes no solo usen, sino que disfruten todos sus excelentes beneficios, como una personalización impecable, un mantenimiento sencillo, características legales y de seguridad sumamente sólidas, configuración rápida y mucho más.
¿No estás seguro de si te conviene más una aplicación o una API? Comunícate con el equipo muy útil y experto en tecnología de Dropbox Sign hoy mismo para averiguar cuál de nuestros potentes sistemas de e-signature es el mejor para tu empresa.
3. Agrega integraciones y extensiones de e-signature a tus aplicaciones actuales
Las integraciones y extensiones de e-signature te ayudan a hacer negocios de forma más eficiente moviendo información entre servicios y automatizando acciones sin que tengas que salir de la aplicación en la que está trabajando. Descubre lo fácil que es con Dropbox:
Con una extensión de e-signature, puedes hacer crecer la funcionalidad de los sistemas empresariales que tus empleados ya están utilizando. Cuando se implementan en tus flujos de trabajo de cara al usuario, pueden ayudar a los clientes a realizar las tareas más rápidamente, algo que todos podemos apreciar.
Nos encanta crear integraciones y extensiones que faciliten lo más posible el inicio de sesión con cualquier herramienta que utilices. Echa un vistazo a nuestra lista completa de integraciones aquí.
Cómo implementar tu solución de e-signature
Independientemente de la solución que elijas, la implementación de cualquier iniciativa tiene sus propios desafíos iniciales.
Cuando las situaciones se tornen difíciles, no cuestiones tu inversión en e-signatures: sigue estos pasos para asegurarte de que tu sistema de firma electrónica esté preparado para un éxito duradero.
Elige cuidadosamente al socio adecuado
La implementación de e-signatures en tu flujo de trabajo puede generar un cambio. ¿Quieres pasar por ese cambio con un proveedor de servicios cuya idea de servicio al cliente es una página de preguntas frecuentes o quieres trabajar en equipo con un socio especializado que lo haya hecho antes y que esté contigo en cada paso del camino?
Busca un socio que se anticipe a tus necesidades y esté dispuesto a ayudarte a desarrollar una hoja de ruta única para garantizar el éxito de tu implementación de e-signatures ahora y en el futuro. De hecho, estas son cinco preguntas que deberías hacerte a ti mismo para asegurarte de elegir el proveedor de e-signature adecuado.
Establece tu flujo de trabajo único
El software de e-signature es potente. Lo más probable es que, cualquiera que sea la solución que elijas, venga con todo tipo de nuevas opciones y oportunidades que no tenías en el pasado. Tómate un tiempo para aprender todas estas características y jugar con ellas para encontrar formas de mejorar la eficiencia y la productividad en toda tu organización.
Practica hasta que sea perfecto
Una vez que pienses que te gusta tu nuevo flujo de trabajo de e-signature, es hora de probarlo. Tu software de e-signature no solo debe ser fácil de usar para los clientes, sino que debe ahorrar tiempo a las personas de tu organización que interactúen con él, todo ello manteniendo la seguridad y la legalidad.
Las pruebas de garantía de calidad son especialmente importantes si has optado por integrar tu solución de firma electrónica en lo más profundo de tu configuración informática. Es posible que quieras hacer ajustes en el futuro, pero someter tu nuevo proceso de e-signature a unos cuantos ensayos es una buena manera de asegurarte de que el programa empieza con buen pie y consigue una adopción temprana.
La implementación correcta de e-signature, simplificada con Dropbox Sign
Ya sea que necesites la simplicidad de una aplicación, la personalización de una API o el paquete de control de la productividad que ofrecen las integraciones y las extensiones, elegir la implementación correcta de la firma electrónica es una decisión importante que todas las empresas deberán tomar en su camino hacia la transformación digital.
Elijas lo que elijas, Dropbox Sign tiene una opción de implementación para ti y ninguna de ellas escatima en la seguridad, el cumplimiento y la facilidad de uso por los que hemos llegado a ser conocidos.
Y si la solución que eliges hoy no es la misma que te sirve dentro de unos años, ¡lo entendemos! Nuestras soluciones son escalables y nuestro equipo altamente adaptable. Regístrate en una prueba gratuita hoy mismo y compruébalo tú mismo. Si no encuentras el producto adecuado, te lo diseñamos nosotros.