I en CIO-rapport från 2018 uppskattade International Data Corporation att utgifterna för digital omvandling kommer att överstiga 2 biljoner dollar år 2019. Dessutom kommer så mycket som 40 procent av alla affärsteknikutgifter att gå direkt till digital omvandling.
Pappersarbete fortsätter att kräva mycket av personalen med stor ineffektivitet och onödiga uppgifter. E-signaturer är lågt hängande frukt om du vill visa effekterna och vinsten med digital omvandling för affärskritiska processer.
Frågan är inte om din organisation ska implementera en e-signaturlösning för att förbättra kundupplevelsen, effektiviteten och säkerheten – frågan är vilken e-signaturintegrering som är rätt för din organisation nu när ni är redo att gå vidare omvandlingen?
Dina alternativ för driftsättning av e-signaturer
I någon mån är det såklart bra att allt fler e-signaturalternativ dyker upp, men det kan verkligen vara förvirrande att försöka förstå vilken lösning som passar dig om du precis börjar komma igång!
Vi i Dropbox Sign-teamet är ett gäng e-signaturnördar, men vi vet att alla inte är som oss. Därför har vi sammanställt denna enkla introduktion till hur ni väljer rätt e-signaturimplementering baserat på organisationens önskemål och behov. Och som en bonus för alla som tar sig igenom hela bifogar vi också några riktigt bra tips på hur ni kan göra er e-signaturutrullning så smärtfri som möjligt.
1. Använd e-signaturer med en mobil- eller webbapp
En användningsfärdig mobil- eller webbaserad e-signaturapplikation är utmärkt för organisationer som inte har komplexa e-signaturbehov och som inte planerar att genomföra massor av signeringstransaktioner. E-signaturappar är perfekta för enkelsidig dokumentation som säljavtal, HR-formulär och liknande.
Eftersom den inte är integrerad djupt i era arbetsflöden eller er teknikpark kan en e-signaturapp vara i drift så fort du kan få din personal utbildad i den. Den här lösningen innebär att du inte behöver ha IT- eller utveckarresurser till hands, men det betyder också att du förlorar möjligheten att anpassa arbetsflödet genom att lägga till ditt varumärke eller integrera befintliga processer.
Vi byggde vår Dropbox Sign- app (tidigare HelloSign) åt team som inte vill syssla med kodning utan söker en enkel och snabb e-signaturlösning. Men bara för att Dropbox Sign-appen är enkel att installera och smidig att använda betyder det inte att den saknar hästkrafter under huven.
Företagsklassade teamhanteringsverktyg ger administratörer möjlighet att enkelt lägga till, ta bort och uppgradera teammedlemmar. Du kan signera dokument och begära in signaturer från upp till 20 olika personer och se dokumentförloppen under hela processen. Du kan till och med skapa egna mallar för att spara tid och slippa meningslöst repetitivt signaturarbete!
Och för organisationer som vill lägga till fler än tio användare erbjuder vi även Dropbox Sign Premium–en säker och skalbar e-signaturplattform.
2. Bädda in e-signaturer med API
För att smidigt bädda in en enkel e-signaturupplevelse direkt i arbetsflödet, webbplatsen eller programmet rekommenderar vi ett API för e-signaturer. API för e-signaturer ökar effektiviteten genom att hjälpa företag skapa systemgenererade processer för komplexa dokument som kreditansökningar, skadeanmälningar, bolån, nya konton med mera.
API för e-signaturer är perfekta för organisationer med komplexa, nyanserade arbetsflöden och medelstora till höga transaktionsvolymer. De brukar erbjuda avancerad arbetsflödesanpassning så att ni kan justera och djupintegrera funktionaliteten så att den passar också era mest unika processer. Denna anpassningsnivå sträcker sig också till varumärken och användarflöden – vilket innebär att ni har möjlighet att skapa en upplevelse som ökar både personalens användning och kundernas lojalitet!
Även om ett API för e-signaturer inte är samma enkla lösning för direkt användning som dess webbaserade motsvarighet, bör en pålitlig leverantör ha SDK-information , ren dokumentation och support för utvecklare så att era utvecklarresurser kan få integreringen att fungera smidigt så snabbt som möjligt.
Som ett API-baserat företag prioriterar vi att göra Dropbox Signs API lätt att implementera, krångelfritt, funktionsrikt och helt anpassningsbart. Vi vill att våra kunder inte bara ska kunna använda utan också uppskatta alla stora fördelar som krångelfri anpassning, enkelt underhåll, extra starka juridiska och säkerhetsrelaterade funktioner, snabb installation och mycket annat.
Är du osäker på om en app eller ett API är bästa lösningen för er? Kontakta det hjälpsamma och tekniskt kunniga Dropbox Sign-teamet i dag för att ta reda på vilket av våra kraftfulla e-signatursystem som är bäst för ditt företag.
3. Lägg till e-signaturintegreringar och -tillägg till dina nuvarande appar
E-signaturintegreringar och tillägg hjälper dig att göra affärer mer effektivt genom att information flyttas mellan tjänster och åtgärder automatiseras utan att du någonsin behöver lämna appen du arbetar i. Se hur enkelt det är med Dropbox:
Med ett e-signaturtillägg kan du utöka funktionaliteten i de affärssystem som din personal redan använder. När de implementeras i dina användarriktade arbetsflöden kan de hjälpa kunderna att få arbetet gjort snabbare – vilket är något vi alla kan dra nytta av!
Vi älskar att bygga integreringar och tillägg som gör det så enkelt som möjligt att signera oavsett vilket verktyg du använder. Se hela listan över över våra integreringar här!
Så här driftsätter du din e-signaturlösning
Vilken lösning du än väljer att driftsätta har implementeringen alltid sina egna utmaningar.
Om något krånglar ska du inte ifrågasätta din investering i e-signaturer – följ istället dessa steg för att säkerställa att ditt e-signatursystem konfigureras för varaktig framgång.
Var omsorgsfull när du väljer rätt partner
Att implementera e-signaturer i arbetsflödet kan medföra avsevärda förändringar. Vill du gå igenom dessa förändringar med en tjänsteleverantör vars kundservicestrategi är en FAQ-sida eller vill du samarbeta med en specialiserad partner som har gjort detta tidigare och följer med dig i varje steg på vägen?
Titta efter en partner som kan förutse era behov och är villig att hjälpa dig utveckla en unik färdplan som säkerställer att er e-signaturdriftsättning blir lyckad, nu och i framtiden. Närmare bestämt får du här 5 frågor du bör ställa dig själv för att säkerställa att du väljer rätt e-signaturleverantör.
Upprätta ert unika arbetsflöde
E-signaturprogramvara är kraftfull. Chansen är stor att ni får massor av olika nya alternativ och möjligheter som ni inte hade tidigare, vilken lösning ni än väljer. Ta dig tid att undersöka och läsa på mer om alla dessa funktioner för att hitta sätt att förbättra effektiviteten och produktiviteten i hela organisationen.
Övning ger färdighet
När ni börjar bli nöjda med ert nya e-signaturarbetsflöde har det blivit dags att testa det. Er e-signaturprogramvara ska inte bara vara enkel för kunderna att använda, utan bör spara tid för de personer i din organisation som interagerar med den – samtidigt som säkerheten och legaliteten bibehålls.
Kvalitetssäkringstestning är särskilt viktigt om ni valt att integrera er e-signaturlösning djupt i er IT-konfiguration. Ni kanske vill göra justeringar i framtiden, men att låta den nya e-signaturprocessen gå genom några testkörningar är ett bra sätt att kontrollera om programmet verkar fungera på rätt sätt och används av personalen.
Rätt e-signaturdriftsättning, förenklad med Dropbox Sign
Vare sig ni behöver enkelheten hos en app, anpassningsbarheten hos ett API eller den motorväg till produktivitet som integreringar och tillägg erbjuder är valet av e-signaturdriftsättning ett viktigt beslut som alla företag måste fatta på sin väg mot digital omvandling.
Vilken lösning ni än väljer har Dropbox Sign ett driftsättningsalternativ för er – och inget av dem kompromissar med den säkerhet, efterlevnad och användarvänlighet som vi har blivit kända för.
Och vi förstår om lösningen ni väljer i dag inte tillgodoser era behov om några år! Våra lösningar är skalbara och vårt team mycket anpassningsbart. Registrera er för en kostnadsfri provperiod i dag och kontrollera själv–om ni inte hittar rätt lösning bygger vi den åt er.