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International Data Corporation は、2018 年の State of the CIO レポートで、デジタル トランスフォーメーションへの支出が 2019 年に 2 兆ドルを超えると推定しました。さらに、ビジネス テクノロジーへの全支出の 40 % がデジタル トランスフォーメーションに直接投入されることが見込まれました。
書類作業は非効率で重複が多いため、相変わらず社員にとって大きな負担になっています。電子署名を導入すれば、ビジネスに不可欠なプロセスにデジタル トランスフォーメーションの効果をもたらし、ROI を達成することも容易です。
問題は、カスタマー エクスペリエンス、効率性、セキュリティを向上させるために電子署名ソリューションを導入すべきかどうかではありません。トランスフォーメーションを推進する準備が整った今、どの電子署名インテグレーション オプションが組織にとって適切かが問題なのです。
電子署名を導入するための選択肢
たくさんの電子署名オプションがあるのはうれしいことなのですが、経験のないユーザーが自社に最適なソリューションを見つけようとすれば、混乱してしまうでしょう。
Dropbox Sign チームのメンバーは電子署名ワークフロー オタクの集まりですが、誰もがそうでないことは私たちも理解しています。そのため、組織の要望とニーズに基づいて適切な電子署名実装を選択する方法をまとめて、この簡単な入門書を作成しました。また、最後まで読んでくださった方へのボーナスとして、電子署名のロールアウトをできるだけ簡単にするための素晴らしいヒントもいくつかご用意しています。
1. モバイル アプリまたはウェブ アプリで電子署名を使用する
すぐに使えるモバイルまたはウェブベースの電子署名アプリケーションは、電子署名のニーズが複雑でなく、大量の署名をやり取りする予定のない組織に最適です。電子署名アプリは、販売契約書や人事フォームなどの片面ドキュメントに最適です。
電子署名アプリはワークフローやテクノロジー スタックに深く組み込まれることがないため、スタッフのトレーニングが完了すればすぐに使い始めることができます。このソリューションは IT リソースや開発リソースを必要としませんが、その反面、ワークフローをカスタマイズしてブランディングを追加したり、既存のプロセスと連携したりする機能はあきらめなければなりません。
Dropbox Sign（旧 HelloSign）は、コードを扱うことに慣れておらず、シンプルで高速な電子署名ソリューションを求めるチームのために開発されました。ただし、Dropbox Sign が簡単にセットアップできて使いやすいからといって、その機能が貧弱というわけではありません。
ビジネスクラスのチーム管理ツールが用意されているので、管理者はチーム メンバーを簡単に追加、削除、アップグレードできます。ドキュメントに署名したり、最大 20 人の異なるユーザーに署名を求めたりできるだけでなく、ドキュメントの進捗を始めから終わりまで追跡できます。独自のテンプレートを作成して、繰り返し発生する署名イベントの時間を節約し、担当者のストレスを軽減することも可能です。
また、10 人以上のユーザーの追加を希望する組織のためには、安全でスケーラブルな電子署名プラットフォームである Dropbox Sign Premium も提供しています。
2. API で電子署名を組み込む
ワークフロー、ウェブサイト、アプリケーションなどに洗練された電子署名機能をシームレスに組み込むには、電子署名 API をおすすめします。電子署名 API によって、与信取引申請、保険金請求、住宅ローン、口座作成などの複雑なドキュメントのためのシステム生成プロセスを作成できるようになるため、ビジネスの効率が高まります。
電子署名 API は、複雑で微妙なニュアンスの存在するワークフローや中程度から大量のトランザクション量を持つ組織に最適です。API は一般に高度なワークフローのカスタマイズ機能を備えているため、極めて独特なプロセスにも適合するように機能を微調整でき、緊密な連携が可能です。そうした高レベルのカスタマイズ性はブランディングとユーザー フローにまで及びます。つまり、従業員の適応や顧客ロイヤルティを促進するエクスペリエンスを生み出すことができるのです。
電子署名 API はウェブベース アプリのようなプラグ アンド プレイのソリューションではありませんが、信頼できるプロバイダは、SDK 情報や、明快なドキュメント、開発者によるサポートなどを提供して、開発リソースがスムーズにインテグレーションできるように支援してくれます。
Dropbox は API ファーストの企業として、Dropbox Sign API を実装が簡単で手間がかからず、機能とカスタマイズ性に優れたものにすることを最優先しています。お客様には、完璧なカスタマイズ、簡単なメンテナンス、強固なコンプライアンスとセキュリティ機能、迅速なセットアップなど、API の大きな利点のすべてをご利用いただくだけでなく、楽しんでいただきたいと考えています。
アプリと API のどちらがよいか迷っていらっしゃる方は、技術に精通した、頼れる Dropbox Sign チームにぜひお問い合わせください。当社のパワフルな電子署名システムの中から、貴社のビジネスに最適なものを探すお手伝いをいたします。
3. 電子署名インテグレーションと拡張機能を既存のアプリに追加する
電子署名インテグレーションと拡張機能により、作業中のアプリを離れることなくサービス間で情報を移動し、アクションを自動化できるため、ビジネスをより効率的に行うことができます。Dropbox で仕事がどれほど簡単になるかをご覧ください。
電子署名の拡張機能を使用すると、従業員がこれまで使用していた業務システムの機能を拡張できます。ユーザー向けのワークフローに実装すれば、顧客がタスクをより速く完了できるようになります。これはすべての関係者にとって大きなメリットです。
使用するツールが何であれ、できるだけ簡単に署名できるようなインテグレーションと拡張機能を構築したいと思っています。インテグレーションの全リストはこちらをご覧ください。
電子署名ソリューションを導入する方法
どのソリューションを導入する場合でも、イニシアチブを実装する前には独自の課題があります。
状況が厳しくなっても、電子署名への投資に疑いを持たないでください。次の手順に従えば、電子署名システムがずっと成果を上げ続けるように正しくセットアップできます。
適切なパートナーを慎重に選択する
ワークフローに電子署名を導入すると、さまざまな変化が起こります。そうした変化の時期を、FAQ ページだけが顧客サービスであると考えているサービス プロバイダと一緒に乗り切りたいと思いますか？それとも経験豊富で、変化のあらゆる段階を通じてお客様に寄り添う専門パートナーとチームを組みたいですか？
貴社のニーズを予測し、電子署名の導入で現在から将来にわたって確実に成功を収められるような独自のロードマップの開発を積極的に支援してくれるパートナーを探してください。
独自のワークフローを確立する
電子署名ソフトウェアの機能はパワフルです。おそらくどのソリューションを選択しても、過去にはなかったさまざまな新しいオプションと機会が提供されるでしょう。時間をかけて、これらすべての機能について学び、それらを使ってみて、組織全体の効率と生産性を向上させる方法を見つけてください。
徹底的に実践練習する
新しい電子署名ワークフローが気に入ったら、次はテストです。電子署名ソフトウェアは、顧客にとって使いやすいだけでなく、組織内で利用する人々の時間を節約できる必要があり、同時にセキュリティとコンプライアンスも維持しなければなりません。
電子署名ソリューションを IT 構成の奥深くに組み入れることを選択した場合、品質保証テストは特に重要です。もちろん、将来的には微調整が必要となる場合もあるでしょうが、新しい電子署名プロセスについて数回のリハーサルを行うことは、プログラムが順調に進み、早期に採用されるようにするための優れた方法です。
Dropbox Sign で適切な電子署名をシンプルに導入
アプリのシンプルさ、API のカスタマイズ性、インテグレーションと拡張機能による卓越した生産性など、お客様のニーズに応じた適切な電子署名の導入を選択することは、すべてのビジネスがデジタル トランスフォーメーションに向かう過程で下す必要がある重要な決断です。
どれを選ぶにせよ、Dropbox Sign には貴社に最適な導入オプションがあります。いずれのオプションも、お客様から高く評価されているセキュリティ、コンプライアンス、使いやすさの面で抜かりはありません。
また、今日選択したソリューションが数年後に適切なものではなくなってしまっても、心配はいりません。Dropbox のソリューションは拡張性に優れ、チームは適応性に優れています。今すぐ無料トライアルに登録して、ご自身の目でお確かめください。最適なソリューションが見つからなければ、Dropbox がそれを構築します。
