W raporcie 2018 State of the CIO organizacja International Data Corporation oszacowała, że wydatki na transformację cyfrową przekroczą w 2019 roku 2 biliony USD. Ponadto aż 40 procent wszystkich wydatków na technologie biznesowe zostanie przeznaczone bezpośrednio na transformację cyfrową.
Papierkowa robota nadal stanowi duże obciążenie dla personelu, ponieważ tradycyjne procesy są bardzo nieefektywne. Podpisy elektroniczne pozwalają w łatwy sposób realizować transformację cyfrową w obszarze kluczowych procesów biznesowych oraz szybko uzyskać zwrot z inwestycji.
Pytanie nie brzmi, czy Twoja organizacja powinna wdrożyć rozwiązanie do składania podpisów elektronicznych w celu poprawy obsługi klienta, wydajności i bezpieczeństwa — transformacja jest niezbędna, więc należy się zastanowić, która opcja integracji podpisu elektronicznego jest odpowiednia.
Możliwości wdrożenia podpisów elektronicznych
Ostatnio pojawia się wiele opcji składania podpisów elektronicznych. Nie możemy powiedzieć, że jesteśmy z tego powodu smutni, ale jeśli dopiero zaczynasz, to znalezienie odpowiedniego rozwiązania może być bardzo kłopotliwe!
Zespół Dropbox Sign to grupa osób zafascynowanych przepływem pracy opartym na podpisach elektronicznych, ale zdajemy sobie sprawę, że nie każdego to interesuje. Dlatego przygotowaliśmy ten prosty poradnik, dzięki któremu wybierzesz odpowiedni sposób wdrożenia podpisów elektronicznych w oparciu o oczekiwania i potrzeby swojej organizacji. Jako bonus dla każdego, kto przeczyta go w całości, dorzucamy nawet kilka świetnych wskazówek, dzięki którym wdrożenie podpisów elektronicznych będzie jak najmniej uciążliwe.
1. Używaj podpisów elektronicznych w aplikacji mobilnej lub internetowej
Gotowa do użytku aplikacja mobilna lub internetowa do składania podpisów elektronicznych to doskonałe rozwiązanie dla organizacji, które nie mają złożonych potrzeb w tym zakresie i nie planują przeprowadzać wielu transakcji wymagających podpisów. Aplikacje do składania podpisów elektronicznych sprawdzają się idealnie w przypadku takich jednostronnych dokumentów jak umowy sprzedaży czy formularze HR.
Aplikacja do składania podpisów elektronicznych nie jest zintegrowana z przepływami pracy ani ze stosem technologicznym, dlatego można ją wdrożyć, gdy tylko pracownicy zostaną przeszkoleni. Podczas gdy w przypadku tego rozwiązania nie trzeba dysponować żadnymi zasobami informatycznymi ani programistycznymi, wiąże się ono z utratą możliwości dostosowania przepływu pracy w celu dodania swojego brandingu lub zintegrowania istniejących procesów.
Opracowaliśmy aplikację Dropbox Sign (dawniej HelloSign) z myślą o zespołach, które obawiają się pracy z kodem i szukają łatwego w obsłudze, szybkiego rozwiązania w zakresie podpisów elektronicznych. Jednak to, że aplikacja Dropbox Sign jest prosta w konfiguracji i przyjemna w użyciu, nie oznacza, że jej możliwości są ograniczone.
Biznesowe narzędzia do zarządzania zespołem umożliwiają administratorom łatwe dodawanie i usuwanie członków zespołu oraz aktualizowanie ich statusu. Możesz podpisywać dokumenty, a także prosić o podpisy nawet 20 różnych osób i obserwować postępy. Możesz nawet stworzyć własne szablony, aby w przyszłości zaoszczędzić czas podczas procesu podpisywania!
Natomiast organizacjom, które chcą dodać więcej niż dziesięciu użytkowników, oferujemy Dropbox Sign Premium — bezpieczną i skalowalną platformę do składania podpisów elektronicznych.
2. Osadź podpisy elektroniczne za pomocą interfejsu API
Aby bezproblemowo osadzić środowisko podpisu elektronicznego w przepływie pracy, witrynie internetowej lub aplikacji, zalecamy skorzystanie z interfejsu API podpisu elektronicznego. Interfejsy API podpisu elektronicznego zwiększają wydajność, pomagając firmom tworzyć generowane przez system procesy dotyczące takich złożonych dokumentów jak wnioski kredytowe, roszczenia ubezpieczeniowe, umowy o kredyt hipoteczny czy wnioski o założenie konta.
Interfejsy API podpisu elektronicznego są idealne dla organizacji charakteryzujących się złożonymi zróżnicowanymi przepływami pracy i średnim lub wysokim wolumenem transakcji. Zazwyczaj oferują one zaawansowane możliwości dostosowania przepływu pracy, dzięki czemu można zmodyfikować i ściśle zintegrować nawet najbardziej unikalne procesy. Takie same możliwości są dostępne w przypadku brandingu i przepływu użytkowników, co oznacza, że możesz stworzyć środowisko, które szybko przyjmie się wśród pracowników i przyczyni się do wzrostu lojalności klientów!
Chociaż interfejs API podpisu elektronicznego w przeciwieństwie do swojego internetowego odpowiednika nie jest rozwiązaniem typu plug-and-play, godny zaufania dostawca powinien oferować informacje o zestawie SDK, przejrzystą dokumentację i pomoc techniczną dla programistów, tak aby mogli oni sprawnie przeprowadzić integrację.
Nasza firma kładzie duży nacisk na to, aby interfejs API Dropbox Sign był łatwy do wdrożenia, prosty w obsłudze, bogaty w funkcje i w pełni konfigurowalny. Chcemy, aby nasi klienci nie tylko korzystali ze wszystkich oferowanych przez niego zalet, takich jak m.in. możliwość bezproblemowego dostosowania do konkretnych potrzeb, łatwa konserwacja, zaawansowane funkcje prawne i zabezpieczające czy szybka konfiguracja, ale także byli nimi w pełni usatysfakcjonowani.
Nie masz pewności, co będzie dla Ciebie lepsze – aplikacja czy interfejs API? Już dziś skontaktuj się z pomocnym, specjalizującym się w nowoczesnych technologiach zespołem Dropbox Sign, aby się dowiedzieć, który z naszych potężnych systemów do składania podpisów elektronicznych jest najlepszy dla Twojej firmy.
3. Dodaj integracje i rozszerzenia podpisu elektronicznego do swoich obecnych aplikacji
Integracje i rozszerzenia podpisu elektronicznego pomagają w bardziej efektywnym prowadzeniu biznesu poprzez przenoszenie informacji między usługami i automatyzację działań bez konieczności opuszczania aplikacji, w której pracujesz. Zobacz, jak łatwo możesz z nich korzystać w Dropbox:
Dzięki rozszerzeniom podpisu elektronicznego możesz zwiększyć funkcjonalność systemów biznesowych, z których korzystają obecnie Twoi pracownicy. Jeśli zostaną wdrożone w przepływach pracy użytkowników, mogą pomóc klientom w szybszym wykonywaniu zadań, co z pewnością doceniają wszyscy!
Uwielbiamy tworzyć integracje i rozszerzenia, które maksymalnie ułatwiają logowanie niezależnie od narzędzia, z którego korzystasz. Sprawdź naszą pełną listę integracji tutaj!
Jak wdrożyć rozwiązanie do składania podpisów elektronicznych
Wdrożenie każdego rozwiązania wiąże się z pewnymi wyzwaniami.
Gdy sytuacja staje się trudna, nie kwestionuj inwestycji w podpisy elektroniczne — wykonaj poniższe kroki, aby upewnić się, że Twój system do składania podpisów elektronicznych zapewni Ci długotrwały sukces.
Starannie wybierz właściwego partnera
Wdrażanie podpisów elektronicznych w swoim przepływie pracy to poważna zmiana. Czy chcesz jej dokonać, korzystając z usług dostawcy, którego pomysł na obsługę klienta to strona z często zadawanymi pytaniami, czy też wolisz współpracować z wyspecjalizowanym partnerem, który robił to już wcześniej i wspiera Cię na każdym kroku?
Znajdź partnera, który przewidzi Twoje potrzeby i pomoże Ci opracować unikalny plan działania . Dzięki temu wdrożone przez Ciebie rozwiązanie w zakresie podpisów elektronicznych będzie skuteczne zarówno teraz, jak i w przyszłości. Oto 5 pytań, które należy sobie zadać, aby upewnić się, że wybrano właściwego dostawcę usług podpisu elektronicznego.
Opracuj unikatowy przepływ pracy
Oprogramowanie do składania podpisów elektronicznych daje wiele możliwości. Bez względu na to, które rozwiązanie wybierzesz, możesz spodziewać się nowych opcji i możliwości. Poświęć trochę czasu na zapoznanie się z tymi wszystkimi funkcjami, aby znaleźć sposoby na poprawę efektywności i wydajności w całej organizacji.
Doskonal procesy
Uważasz, że nowy przepływ pracy oparty na podpisach elektronicznych spełnia Twoje oczekiwania? Czas go przetestować. Oprogramowanie do składania podpisów elektronicznych powinno być łatwe w obsłudze dla klientów oraz oszczędzać czas pracowników organizacji, którzy z niego korzystają, wszystko to przy zachowaniu bezpieczeństwa i legalności.
Testy kontroli jakości są szczególnie ważne, jeśli zdecydowano się na głęboką integrację rozwiązania do składania podpisów elektronicznych z konfiguracją IT. Oczywiście w przyszłości możesz chcieć wprowadzić poprawki, ale przeprowadzenie kilku wstępnych testów nowego procesu składania podpisów elektronicznych to świetny sposób, aby upewnić się, że program zostanie szybko i łatwo przyjęty.
Dropbox Sign upraszcza odpowiednie wdrożenie podpisów elektronicznych
Niezależnie od tego, czy potrzebujesz prostej w obsłudze aplikacji, możliwości dostosowania rozwiązania do własnych potrzeb dzięki interfejsowi API, czy też wyższej wydajności, jaką zapewniają integracje i rozszerzenia, wybór właściwego sposobu wdrożenia podpisów elektronicznych to ważna decyzja, którą musi podjąć każda firma dążąca do transformacji cyfrowej.
Cokolwiek wybierzesz, Dropbox Sign ma dla Ciebie odpowiednią opcję wdrożenia, która zapewnia bezpieczeństwo, zgodność z przepisami i prostotę użytkowania — jesteśmy z tego znani.
Obawiasz się, że rozwiązanie, które wybierasz dzisiaj, nie będzie sprawdzało się równie dobrze za kilka lat? Nie ma problemu. Nasze rozwiązania są skalowalne, a nasz zespół wysoce elastyczny. Zarejestruj się, aby skorzystać z bezpłatnego okresu próbnego – jeśli nie znajdziesz odpowiedniej opcji, stworzymy ją dla Ciebie.