À l'ère du numérique d'aujourd'hui, les businesses de toutes tailles sont aux prises avec le défi de gérer et d'organiser leur volume sans cesse croissant de documents. Un flux de gestion des documents bien structuré est essentiel pour rationaliser les processus d'entreprise liés aux documents, améliorer la collaboration et augmenter la productivité.
Dans ce guide complet, nous approfondirons le concept de flux de travail de gestion des documents numériques. Nous explorerons ses avantages et proposerons une approche étape par étape pour créer un flux de travail efficace adapté aux besoins de votre entreprise.
Qu’est-ce que le flux de travail de gestion des documents ?
Un flux de gestion des documents est le processus systématique de gestion des documents tout au long de leur cycle de vie. Il comprend différentes étapes, notamment la création et la modification, le stockage, la distribution, l'approbation, la mise en œuvre et la conservation ou la suppression des documents.
Un flux de travail vous permet d'organiser votre temps et d'allouer vos ressources de manière plus efficace qu'un traitement et une gestion aléatoires des documents. Vous saurez qui est responsable de quelle étape du processus, et les tâches deviendront plus standardisées, laissant peu de place à la confusion.
Ceci est différent d'un système de gestion de documents (DMS), qui se concentre sur les ressources et la technologie utilisées pour conserver et organiser les documents. Un flux de travail de gestion des documents, en revanche, met l'accent sur les processus impliqués dans la création et l'utilisation des documents.
Avantages d'un flux de travail de gestion des documents
La mise en œuvre d'un flux complet de gestion des documents offre de nombreux avantages pour les businesses :
- Améliore la collaboration : les flux de travail rationalisés facilitent une collaboration fluide entre les membres de l'équipe, permettant un partage, une modification des documents et des avis efficaces.
- Assistance des efforts de conformité: un flux de travail bien défini garantit le respect des exigences réglementaires et légales, réduisant ainsi le risque de non-conformité.
- Réduit les tâches manuelles : l'automatisation du flux de travail libère un temps et des ressources précieux. Au lieu de perdre du temps sur des tâches répétitives, votre équipe peut se concentrer sur des projets plus stratégiques.
- Améliore l'accessibilité aux documents: des flux de travail efficaces facilitent la recherche et la récupération de documents, améliorant ainsi la productivité globale.
- Augmente l'efficacité : les flux de travail optimisés réduisent les goulots d'étranglement et les retards, ce qui se traduit par une efficacité accrue dans l'ensemble de votre organisation.
Composants d'un flux de travail de gestion des documents
Un flux de travail typique de gestion des documents se compose de plusieurs composants clés :
- Création et modification: de nouveaux documents sont créés et des modifications ultérieures sont apportées. L'historique des versions vous permet de garder une trace des différentes versions historiques d'un document au fur et à mesure que vous effectuez des modifications en temps réel.
- Stockage: les documents sont enregistrés de façon sécuritaire dans un emplacement centralisé tel que le stockage infonuagique, facilitant l'accès et la récupération.
- Distribution et livraison: les documents sont partagés avec les parties prenantes concernées, soit en interne, soit en externe.
- Approbation et avis: le document est soumis à un processus de révision et d'approbation pour garantir son exactitude et sa conformité.
- Mise en œuvre et utilisation: les documents approuvés sont mis en œuvre ou utilisés aux fins prévues.
- Conservation et suppression: les documents sont conservés pendant la période requise et éliminés de façon sécuritaire lorsqu'ils ne sont plus nécessaires.
Quels business devraient utiliser un flux de gestion des documents?
Les flux de travail de gestion des documents peuvent être utiles aux business de divers secteurs et de divers départements. Voici certains cas d’utilisation courants :
Ressources humaines
Les flux de travail rationalisés facilitent la gestion efficace des dossiers des employés, des contrats et d'autres documents liés aux RH.
Santé
Les flux de documents garantissent un stockage sécurisé et une récupération facile des dossiers des patients, des résultats de tests et des images médicales.
Service juridique
Les cabinets d'avocats peuvent gérer efficacement les documents juridiques, les contrats et les fichiers de cas grâce à un système de flux de travail robuste.
Finances
Les flux de documents permettent un traitement efficace des documents financiers, des factures et des rapports.
Ventes et marketing
Les équipes commerciales peuvent facilement accéder et partager des propositions commerciales, des contrats et des documents marketing.
Outre ces secteurs particuliers, les flux de travail de gestion des documents peuvent également profiter à divers départements business, notamment l'administration, la culture d'entreprise, ainsi que l'approvisionnement et la logistique.
La création d’un workflow de gestion des documents étape par étape
La création d'un flux de travail de gestion des documents efficace implique plusieurs étapes clés :
1. Évaluez votre processus de vente actuel
Commencez par évaluer votre processus actuel de gestion des documents. Contactez vos collègues pour préparer les tableaux de bord et identifier les domaines à améliorer. Tenez compte des différents éléments de vos processus de flux de travail et identifiez les goulots d'étranglement ou les inefficacités, tels qu'une collaboration lente ou un stockage insuffisant. L'adaptation de votre flux de travail aux besoins particuliers de votre équipe est essentielle pour réussir.
2. Choisissez le bon outils
Une fois les axes d'amélioration identifiés, sélectionnez l'outil de gestion des documents le plus adapté pour votre organisation.
Une plateforme centralisée comme Dropbox offre une solution complète pour créer, modifier, conserver et partager différents types de documents dans un seul emplacement sécurisé. Des fonctionnalités de sécurité améliorées et des autorisations de documents garantissent la protection des informations sensibles.
3. Mettez en œuvre votre flux de travail
Après avoir choisi le bon outil, il est temps de mettre en œuvre le flux de travail que vous avez choisi.
Idéalement, le processus d'installation devrait être rapide et sans heurts, autorisant une transition en douceur. La vaste sélection d'intégrations Dropbox facilite la mise en place et l'exécution de votre flux de travail de documents avec les outils que vous utilisez déjà.
4. Répétez et améliorez
Lorsque votre équipe commence à utiliser le nouveau flux de travail, surveillez son efficacité et effectuez les réajustements nécessaires pour optimiser les performances.
Cela peut être fait avec des fonctionnalités comme Envoyer et suivre, qui vous permettent de suivre et d'analyser le partage de fichiers. Vous recevrez des notifications quotidiennes par courriel détaillant le nombre de fois que vos documents ont été consultés, et accéderez aux analyses DocSend Advanced telles que le moment et l'endroit où votre fichier a été consulté, et pendant combien de temps. En utilisant cette fonctionnalité, vous pouvez identifier les domaines qui pourraient être améliorés et apporter des modifications pour améliorer l'efficacité du flux de travail.
L'optimisation du flux de travail ne doit pas être une chose ponctuelle, mais un processus continu. À mesure que votre équipe se familiarise avec le nouveau flux de travail, vous devrez peut-être procéder à de nouveaux réajustements : cela doit être un effort de collaboration. En restant proactif et en recherchant continuellement des moyens d'améliorer le flux de travail, vous pouvez aider votre équipe à travailler plus efficacement.
5. Accélérez les tâches manuelles
Dropbox propose diverses fonctionnalités pour rationaliser les tâches manuelles et améliorer la productivité :
- Modification de PDF : numérisez vos documents Paper puis convertissez-les en PDF modifiables pour faciliter la modification et la collaboration.
- Signatures électroniques : envoyez des documents pour signature électronique à partir de votre compte Dropbox.
- Recherche IA : Dropbox Dash active une recherche efficace dans le fichier pour obtenir des informations pertinentes, même si le nom du fichier est inconnu. Trouvez instantanément du contenu sur toutes vos applications et vos onglets connectés sur votre bureau et votre navigateur.
- Contrôle de l'historique des versions: Dropbox conserve automatiquement l'historique des versions d'un fichier, afin que vous puissiez voir les modifications et retour à une version précédente.
Bonnes pratiques du flux de travail de gestion des documents
En plus de mettre en place un flux de travail, prenez en considération ces bonnes pratiques pour une gestion des documents optimale :
Utilisez des fonctionnalités de sécurité DocSend Advanced
Garantissez la confidentialité des documents sensibles en tirant parti de mesures de sécurité robustes. Dropbox utilise un chiffrement avancé pour protéger vos documents, et vous pouvez définir des autorisations supplémentaires des documents et des fichiers protégés par mot de passe pour restreindre l'accès.
Intégrez à votre système de gestion des documents
Améliorez l'efficacité du flux de travail en intégrant votre outil de flux de travail à votre système de gestion des documents existant. Cela facilite l'accès à des documents, un processus d'approbation plus rapide et une meilleure collaboration entre les membres de l'équipe.
Vous constaterez également que moins d'erreurs se produisent, car il y aura moins de jeux des navettes entre l'application et le logiciel.
Élaborez des politiques et des procédures
Établissez des politiques et des procédures claires pour guider les membres de l'équipe dans l'utilisation efficace du flux de travail. Décrivez les étapes standardisées pour créer, conserver, accéder et partager des documents importants au sein de votre équipe, ainsi qu'avec d'autres parties prenantes internes et externes.
Les procédures doivent inclure des instructions claires sur les téléversements et la catégorisation des documents, la recherche et la récupération de fichiers et le suivi des modifications apportées aux documents.
Formez les membres de votre équipe
Organisez des sessions de formation pratiques pour vous assurer que tous les membres de l'équipe comprennent et s'engagent dans le nouveau flux de travail.
Ces sessions doivent être complètes et couvrir les étapes clés de création, de stockage, de partage et d'archivage ou de suppression de documents. Des exemples pratiques aideront les membres de votre équipe à comprendre comment ce nouveau processus s'intégrera dans leur quotidien.
Des sessions de suivi, des guides et des tutoriels faciles d'accès, ainsi que des vérifications régulières peuvent également être bénéfiques pour relever des défis ou de nouvelles idées.
Mettez le flux de travail à votre service
Un flux de travail de gestion des documents bien structuré est la clé pour libérer tout le potentiel de votre système de gestion des documents.
Dropbox est la plateforme centralisée idéale pour stocker, collaborer, recueillir des avis et gérer les fichiers de votre projet. Profitez des fonctionnalités complètes proposées par Dropbox pour rationaliser vos processus liés aux documents, améliorer la collaboration et favoriser la réussite du business.
