契約管理ワークフローを極めるには

複雑な契約もスムーズに処理し、チームの時間とコストを削減できる方法をご紹介します。

建物の外に立ってタブレットを見ている女性

契約管理は、ビジネスの成否を左右するものです。ちょっとしたフローの問題によって、法的な問題が生じ、収益が枯渇し、パートナーとの協力関係が損なわれる可能性もあります。逆に、契約を効果的に管理していれば、組織は紛争を回避し、健全なパートナーシップを維持できます。どちらも組織が成長するには欠かせません。

ここでは、組織に合わせて拡張できる契約管理プロセスを構築して最適な状態にする方法と、それに伴うさまざまなメリットをご紹介します。

自動通知を有効にする

契約プロセスにおけるマイルストーンを逐一追跡するという骨の折れる作業をしたがるチーム メンバーはいませんし、契約管理ワークフローのすべてのステップに人の手が必要なわけではありません。

新しい契約依頼の受付や、新規契約のための基本的な法的文書の草案作り、監査、報告、承認、更新の合理化には、自動化されたシステムを利用することができます。

また、プラットフォーム内でリマインダーを設定し、自動でメール送信する機能があれば、(おそらく非常に忙しい)チームの作業予定から「覚えておく」という負担が軽減され、チームは目標を達成してビジネスの成果を獲得するという、より大きな課題に集中することもできます。

電子署名機能を追加する

署名は、間違いなく契約の中で最も重要な部分です。契約書に署名するまで、取引は成立しません。

電子署名を選択肢の 1 つにすれば、あらゆる契約の署名をできるだけ早く済ませることができます。

署名をデジタルにすれば、外出先でも取引を確認できるだけでなく、セキュリティと効率性を同時に確保できます。契約管理の一連のプロセスの中では、それらの確保は欠かせません。

テンプレートで時間を節約する

契約書をいちいち白紙から作成する必要はありません。もちろん、すべての契約書がクライアントごとに新調したもののように感じられる(そしてある程度は実際にそうである)ことが望ましいのですが、少し標準化することで大きな効果が得られます。信頼できる契約書のライブラリを用意しておけば、非常に複雑な契約書を作成するための強力な基盤になります。

Dropbox の電子署名製品である HelloSign を使えば、よく使う契約書をテンプレートにすることも、NDA や、コンサルティング契約、ソーシャル メディア ポリシーなどの共通して利用されるフォームをダウンロードすることもできます。

契約管理を常に最新状態にするその他の方法

現在のワークフローを診断する

契約管理の方法は、最初のクライアント数社との取引で大きく変わるはずです。そこで、契約管理プロセスを定期的に(四半期ごとまたは毎年)見直すことができるように、チームに権限を与えましょう。重要な取引の成功を批判的に見ることを恐れず、あぶり出された課題やリスクにも対処してください。基準となるその情報をもとにして、組織内での契約の処理方法の改善に着手することができます。

特定リスクの排除やコスト削減など、何を目指している場合でも、契約管理のアプローチを変更する理由を正確に把握することが重要です。社内での契約管理のあり方を見直すには、その理由と方法の両方を押さえていなければなりません。

 

1 つのシステムを維持する

すべてのクライアントが自社だけに合わせたエンゲージメントを求めているのは当然です。その感覚から少しずれているように思えるかもしれませんが、契約管理プロセスを標準化することで、各クライアントをより効果的にサポートできます。

契約管理システムによって、契約や関係者とのやり取りをすべて同じ場所で管理すれば、書類の不足や連絡ミスなどの問題を回避できます。

システムを 1 つに絞ることで、契約プロセスにおける関係者間のコミュニケーションが改善され、すべての機密情報をより安全に保つことができます。

 

最新の機能を採り入れる

契約管理の改善に取り組んでいる営業チームや、契約を管理する方法を全社で徹底的に見直す必要がある企業のために、Dropbox はプロセスを合理化するのに役立つツールとリソースを用意しています。

綿密な計画を立て、クラウド サービスを利用することで、契約管理を組織の課題から成長を促進する合理的かつ効率的なプロセスに変えることができます。

電子署名の詳細はこちら

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