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계약 관리는 비즈니스의 성패를 좌우할 수 있습니다. 그 과정에서 결함이 발생하면 법적 문제가 발생할 수 있으며, 이로 인해 수익이 감소하고 파트너들과의 관계에도 금이 갈 수 있죠. 반대로, 계약을 효율적으로 관리하면 분쟁을 방지할 수 있고 파트너들과 건강한 관계를 유지할 수 있습니다. 이 두 가지 요소 모두 조직의 성장에 필수적이죠.
그럼, 조직의 성장에 맞춰 확장 가능한 계약 관리 프로세스를 어떻게 만들고 최적화할 수 있는지, 그리고 이러한 프로세스를 구축하면 어떤 이점을 얻을 수 있는지 함께 살펴보도록 하겠습니다.
자동 알림 활성화
계약 프로세스의 모든 단계를 하나하나 추적하는 고된 일을 반기는 팀원은 없습니다. 그리고 계약 관리 워크플로의 모든 단계에 반드시 사람의 손길이 필요하지는 않습니다.
신규 계약 요청을 접수하고, 새로운 계약서의 초안을 작성하고, 감사, 보고, 승인, 갱신 과정을 간소화하는 단계에서는 자동화된 시스템을 사용할 수 있습니다.
플랫폼 내 리마인더를 설정하고, 자동으로 이메일 리마인더를 전송하는 기능을 사용하면 안 그래도 많은 팀의 업무 부담이 줄어들어 매출 목표와 비즈니스 목표 달성이라는 큰 그림에 더욱 집중할 수 있습니다.
전자 서명 기능 추가
서명은 계약에서 가장 중요한 단계라고 할 수 있습니다. 계약서에 서명을 하기 전까지는 거래가 이루어졌다고 할 수 없죠.
전자 서명 기능을 갖추면 팀이 가능한 한 빠르게 모든 서류에 서명을 받을 수 있습니다.
전자 서명을 사용하면 이동 중에도 거래를 확정할 수 있어 보안과 효율성을 동시에 확보할 수 있습니다. 그러니 전자 서명을 계약 관리 스택의 일환으로 포함하도록 하세요.
템플릿으로 시간 절약
모든 계약서를 일일이 처음부터 새로 작성할 필요는 없습니다. 물론 각각의 클라이언트를 위해 계약서를 개인화하고 싶겠지만, 약간의 표준화 작업만으로도 많은 수고가 절약됩니다. 안정적인 계약서 라이브러리를 갖춰 놓으면 복잡한 계약 프로세스도 간편하게 진행할 수 있는 강력한 토대를 마련할 수 있습니다.
Dropbox Sign을 사용하면 빈번하게 사용하는 계약서를 템플릿으로 전환하거나, NDA, 컨설팅 계약, 소셜 미디어 정책처럼 일반적으로 사용하는 양식을 다운로드할 수 있습니다.
계약 관리를 현대적으로 유지하는 다양한 방법
기존 워크플로 점검
첫 클라이언트와의 계약 관리에 사용한 방식이 계속 그대로 유지될 수는 없습니다. 오히려 대부분이 변경되죠. 그러니 팀의 계약 관리 프로세스를 정기적으로 점검하도록 하세요. 분기별로도 좋고, 연례적으로도 좋습니다. 달성한 성과를 강조하되 점검 과정에서 발견되는 문제와 위험에도 대응하세요. 이렇게 축적한 정보를 바탕으로 조직의 계약 처리 방법을 개선하는 작업을 시작할 수 있습니다.
특정한 위험을 제거하고 싶어서든, 비용을 절감하고 싶어서든, 계약 관리 프로세스를 왜 변경하려고 하는지 그 이유를 정확하게 아는 것이 중요합니다. 회사의 계약 관리 프로세스가 실행되는 방식을 개편하려면 그 이유와 방법을 모두 알아야 합니다.
하나의 시스템으로 통합
각 클라이언트와의 교류는 각 클라이언트에 맞게 개인화되어야 합니다. 직관에 반하는 말처럼 들릴지 몰라도 계약 관리 프로세스를 표준화하면 각 클라이언트를 더 효율적으로 지원할 수 있습니다.
계약서 및 관계자와 교류한 내용을 모두 한 공간에 보관하는 계약 관리 시스템을 갖추면 서류 누락이나 소통의 오류로 인한 문제를 방지할 수 있습니다.
단일 시스템을 사용하면 계약서를 작성하는 과정에서 관계자들 간의 소통이 개선되고 모든 민감한 정보를 더 안전하게 보관할 수 있습니다.
현대적 도구 사용
영업팀의 계약 관리 프로세스를 개선하고 싶든, 전사적인 계약 관리 프로세스를 점검해야 하든, Dropbox가 프로세스 간소화에 필요한 모든 도구와 리소스를 제공합니다.
약간의 신중한 계획과 클라우드 서비스만 있다면 계약 관리 프로세스를 조직에 문제를 가져다주는 골치 아픈 것에서 조직의 성장을 가속화하는 간편하고 효율적인 것으로 변화시킬 수 있습니다.
