Domina tu flujo de trabajo de gestión de contratos

Aprende a simplificar incluso los contratos más complejos, para que tu equipo pueda ahorrar tiempo y dinero.

Una mujer se encuentra fuera de un edificio mientras mira su tablet

La gestión de los contratos puede hacer que una empresa se convierta en un éxito o en un fracaso. Los fallos en el flujo pueden causar problemas legales, evitar los ingresos y dañar las relaciones laborales con los socios. Por otro lado, cuando los contratos se gestionan eficazmente, tu organización puede evitar controversias y mantener asociaciones saludables, ambas cosas esenciales para el crecimiento.

Analicemos cómo puedes crear y optimizar un proceso de gestión de contratos que esté listo para escalar con tu organización, y todos los beneficios que conlleva.

Habilitar notificaciones automatizadas

Ningún miembro del equipo quiere la ardua tarea de rastrear cada hito dentro del proceso de contratación, y no todos los pasos en el flujo de trabajo de gestión de contratos necesitan un toque humano. 

Se puede utilizar un sistema automatizado para recibir nuevas solicitudes de contratos, redactar un lenguaje legal básico para nuevos contratos y optimizar la auditoría, los informes, las aprobaciones y las renovaciones.

La posibilidad de establecer recordatorios dentro de la plataforma e incluso de habilitar recordatorios automáticos por correo electrónico también quita la carga (probablemente mucha) de tener que recordar a tu equipo y les permite centrarse en el panorama general de alcanzar los objetivos y lograr las metas empresariales.

Agrega una firma electrónica con Dropbox

La parte de la firma es posiblemente la más importante del contrato. No hay acuerdo hasta que se firma el contrato.

Con la firma electrónica como opción, tu equipo puede garantizar que todo se firme lo antes posible. 

Las firmas digitales permiten confirmar los acuerdos sobre la marcha, garantizando al mismo tiempo la seguridad y la eficacia. Asegúrate de que formen parte de tu pila de gestión de contratos.

Ahorra tiempo con plantillas

No es necesario redactar cada contrato desde cero. Si bien es cierto que se quiere que cada contrato parezca (y hasta cierto punto sea) personalizado para cada cliente, un poco de estandarización puede llegar muy lejos. Disponer de una biblioteca de contratos fiable te proporcionará una base sólida para desarrollar incluso los contratos más complejos.

Con el producto de firma electrónica de Dropbox, HelloSign, puedes convertir tus contratos más utilizados en plantillas o descargar algunos formularios que se utilizan con frecuencia, como acuerdos de confidencialidad, acuerdos de consultoría y políticas de redes sociales.

Más formas de mantener la gestión de tus contratos actualizada

Audita tu flujo de trabajo actual

La forma de gestionar los contratos de sus primeros clientes debe cambiar, y lo hará, de forma significativa, así que autoriza a tu equipo a revisar tu proceso de gestión de contratos a intervalos regulares (trimestral o anualmente). No tengas miedo de destacar las victorias más importantes al mismo tiempo que abordas los retos y riesgos que surgen. Equipado con esa información de referencia, puedes emprender la mejora de la gestión de los contratos en tu organización.

Tanto si tus objetivos son eliminar ciertos riesgos como ahorrar dinero, es importante saber exactamente por qué estás modificando tu enfoque de gestión de contratos. Para reimaginar el funcionamiento de la gestión de contratos en tu empresa, necesitas el porqué y el cómo.

 

Limítate a un sistema

Sí, cada cliente requiere un compromiso personalizado. Y aunque parezca un poco contradictorio, estandarizar tu proceso de gestión de contratos te permite dar soporte a cada cliente de manera más eficaz.

Disponer de un sistema de gestión de contratos que mantenga todos los contratos y las interacciones con las partes interesadas en el mismo lugar puede evitarte problemas en el futuro con la falta de documentación y la falta de comunicación.

Un sistema único permite una mejor comunicación entre las partes relevantes en el proceso de contratación y mantiene toda la información sensible más segura.

 

Entra en la era moderna

Ya sea que tu equipo de ventas esté trabajando para mejorar su gestión de contratos o que necesite revisar la forma en que toda tu organización gestiona los contratos, tenemos las herramientas y los recursos para ayudarte a agilizar tu proceso.

Con un poco de planificación cuidadosa y una ayuda de los servicios en la nube, puedes hacer que la gestión de contratos deje de ser un reto para tu organización y se convierta en un proceso ágil y eficiente que ayude a acelerar tu crecimiento.

Obtén más información sobre las firmas electrónicas.

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