Meistern Sie Ihren Arbeitsablauf zum Vertragsmanagement

Vertragsmanagement kann ein Unternehmen zum Erfolg oder Misserfolg führen. Störungen im Ablauf können zu rechtlichen Problemen führen, den Umsatz schmälern und die Arbeitsbeziehungen mit Partnern schädigen. Bei einer effektiven Verwaltung von Verträgen kann Ihr Unternehmen jedoch Streitigkeiten vermeiden und gesunde Partnerschaften pflegen – beides ist für das Wachstum unerlässlich.

Sehen wir uns an, wie Sie einen Vertragsmanagement-Prozess erstellen und optimieren können, der mit Ihrem Unternehmen Schritt halten kann, und welche Vorteile damit verbunden sind.

Automatisierte Benachrichtigungen aktivieren

Kein Teammitglied möchte die mühsame Aufgabe übernehmen, jeden einzelnen Meilenstein innerhalb des Vertragsprozesses zu verfolgen – und nicht jeder Schritt im Workflow für das Vertragsmanagement erfordert menschliches Eingreifen. 

Ein automatisiertes System kann verwendet werden, um neue Vertragsanfragen entgegenzunehmen, eine grundlegende Rechtssprache für neue Verträge zu entwerfen und Prüfungen, Berichte, Genehmigungen und Verlängerungen zu optimieren.

Die Möglichkeit, Erinnerungen innerhalb der Plattform festzulegen und sogar automatische E-Mail-Erinnerungen zu aktivieren, entlastet Ihr Team zusätzlich und ermöglicht es ihm, sich auf das Gesamtbild des Erreichens von Zielen und der übergeordneten Geschäftsziele zu konzentrieren.

eSignature-Funktionen hinzufügen

Der Unterschriftenanteil ist der wohl wichtigste Teil des Vertrags. Es gibt keinen Geschäftsabschluss, bis der Vertrag unterzeichnet ist.

Mit elektronischen Signaturen als Option kann Ihr Team sicherstellen, dass alles so schnell wie möglich unterzeichnet wird. 

Digitale Signaturen ermöglichen es, Geschäfte unterwegs zu bestätigen und gleichzeitig deren Sicherheit und Effizienz zu gewährleisten. Stellen Sie sicher, dass sie Teil Ihres Vertragsmanagement-Stacks sind.

Zeit mit Vorlagen sparen

Sie müssen nicht jeden einzelnen Vertrag von Grund auf neu erstellen. Während Sie sicherlich möchten, dass sich jeder Vertrag für jeden Kunden personalisiert anfühlt (und bis zu einem gewissen Grad tatsächlich auch ist), kann eine kleine Standardisierung viel bewirken. Eine zuverlässige Vertragsbibliothek bietet Ihnen eine solide Grundlage für die Entwicklung selbst der komplexesten Verträge.

Mit dem eSignature-Produkt HelloSign von Dropbox können Sie Ihre am häufigsten verwendeten Verträge in Vorlagen umwandeln oder einige häufig verwendete Formulare wie Vertraulichkeitsvereinbarungen, Beratungsverträge und Social Media-Richtlinien herunterladen.

Mehr Möglichkeiten, Ihr Vertragsmanagement auf dem neuesten Stand zu halten

Ihren aktuellen Workflow überprüfen

Die Art und Weise, wie Sie Verträge für Ihre ersten Kunden verwaltet haben, sollte und wird sich erheblich ändern. Ermöglichen Sie Ihrem Team daher, Ihren Vertragsmanagementprozess in regelmäßigen Abständen (vierteljährlich oder jährlich) zu überprüfen. Scheuen Sie sich nicht, wichtige Gewinne anzusprechen und gleichzeitig die auftretenden Herausforderungen und Risiken anzugehen. Mit diesen Basisinformationen können Sie den Umgang mit Verträgen in Ihrem Unternehmen verbessern.

Unabhängig davon, ob Sie bestimmte Risiken eliminieren oder Geld sparen möchten, ist es wichtig, genau zu wissen, warum Sie Ihren Vertragsmanagementansatz ändern. Um die Funktionsweise des Vertragsmanagements in Ihrem Unternehmen neu zu definieren, müssen Sie wissen, warum Sie dies möchten und wie Sie dies erreichen.

Sich an ein System halten

Ja, jeder Kunde muss personalisiert verwaltet werden. Und obwohl es etwas kontraintuitiv erscheinen mag, können Sie durch die Standardisierung Ihres Vertragsmanagementprozesses jeden Kunden effektiver unterstützen.

Ein Vertragsmanagementsystem, das alle Ihre Verträge und Interaktionen mit Stakeholdern an einem Ort hält, kann Sie vor Problemen mit fehlenden Unterlagen und Fehlkommunikation schützen.

Ein zentrales System ermöglicht eine bessere Kommunikation zwischen den relevanten Parteien im Vertragsprozess und sorgt dafür, dass alle sensiblen Informationen sicherer sind.

Moderner werden

Ganz gleich, ob Ihr Vertriebsteam daran arbeitet, sein Vertragsmanagement zu verbessern, oder ob Sie die Art und Weise, wie Ihr gesamtes Unternehmen Verträge verwaltet, überarbeiten müssen – wir verfügen über die Tools und Ressourcen, mit denen Sie Ihren Prozess optimieren können.

Mit ein wenig durchdachter Planung und Unterstützung durch Cloud-Dienste können Sie das Vertragsmanagement von einer Herausforderung für Ihr Unternehmen zu einem optimierten und effizienten Prozess machen, der Ihr Wachstum beschleunigt.