Cómo gestionar tu organizador de fotos

Cómo organizar y gestionar de forma experta y eficiente las fotos que almacenas en línea.

¿Por qué debería guardar mis fotos en línea?

La fotografía ha evolucionado rápidamente gracias a los smartphones, lo que significa que hacer una foto —incluso una foto buena— es más fácil que nunca. Hacemos, guardamos y compartimos muchas fotos cada día. Por ello, la necesidad de un sistema intuitivo y eficaz para gestionar el almacenamiento de imágenes y fotografías digitales es ahora más importante que nunca.

Un organizador de fotos en línea está diseñado para ayudarte a gestionar una gran cantidad de archivos de imágenes, así como para proporcionarte un acceso rápido a cualquier foto cuando la necesites. El uso del almacenamiento en la nube para alojar tu álbum de fotos digitales no solo te ayudará a ahorrar espacio en disco, sino que también mejorará el acceso, la seguridad y la organización.

Todo en un mismo espacio al que puedes acceder desde cualquier lugar

Puede ser bastante difícil encontrar una foto específica si solo las guardas sin conexión. Es fácil que todas tus fotos acaben repartidas entre varias carpetas de tu ordenador sin seguir ningún sistema de almacenamiento específico.

Si eres usuario de Mac, por ejemplo, puede que tengas unas cuantas fotos sincronizadas desde tu teléfono con la aplicación Fotos, capturas de pantalla que has hecho en tu ordenador e imágenes que has encontrado en Internet y que se han quedado en la carpeta de descargas, entre otras.

Intentar navegar entre todas estas carpetas en las que has acabado guardando tus fotos puede resultar difícil. Y esto empeora si, además, las tienes guardadas en varios dispositivos: móvil, portátil, disco duro externo, etc.

El uso del almacenamiento en la nube te permite organizar todas tus fotos en una ubicación centralizada sin otros archivos de por medio. Estas se guardarán en un espacio unificado al que podrás acceder desde cualquier dispositivo online.

Protege tus recuerdos

Nadie quiere extraviar las fotos de su infancia o de su familia y siempre es un riesgo que las imágenes antiguas se dañen o que se les pierda la pista durante años. Por suerte, esto tiene fácil solución. Puedes digitalizar tus fotos en papel con una aplicación de escáner de documentos y luego guardarlas de forma segura en la nube. Y, en ese sentido, el almacenamiento en la nube te garantiza que todos tus recuerdos estén a salvo. Al guardar una foto en Dropbox, te aseguras de poder acceder a ella desde cualquier sistema operativo o dispositivo con conexión a Internet, incluso si has perdido la foto original o la cámara con la que la hiciste.

Si guardas todas tus fotos en un solo ordenador, a la mínima que se produzca un pequeño fallo, existe la posibilidad de que pierdas todos tus recuerdos. Pero si las guardas en la nube, ganas tranquilidad porque sabes que no las perderás, a pesar de que ocurra algo con tu móvil o con tu portátil.

Un álbum de fotos que te cabe en el bolsillo

Con una aplicación de organización de fotos, puedes llevar todas las fotos contigo y tenerlas siempre a mano. Guardar fotos en la nube significa que puedes acceder a ellas cuando y donde quieras, siempre que tengas conexión a Internet. Poder llevar encima tus imágenes más importantes a todas partes, sin que ocupen espacio digital o físico, es una de las grandes ventajas que te ofrece el software de gestión de fotos online.

Compartir es fácil

Compartir fotos con la familia y los amigos también es fácil, si cuentas con un software de gestión de fotos en línea. Con Dropbox, puedes compartir fácilmente cualquier archivo o carpeta, aunque los destinatarios no tengan una cuenta.

Hoy en día, si te vas de vacaciones en familia, lo más probable es que cada uno haga sus propias fotos con sus propios dispositivos. Un servicio de gestión de fotos colaborativo como el que te ofrece Dropbox te permite a ti y a tus seres queridos sincronizar álbumes de imágenes entre varias cuentas en las carpetas compartidas para que todos puedan contribuir y editar un álbum, desde cualquier dispositivo.

Ahorro de espacio

Una de las principales ventajas de utilizar la nube, tanto para almacenar fotos como cualquier otro tipo de documento, es que te ayuda a ahorrar espacio en el disco de tu dispositivo. Puede que un solo archivo de imagen no ocupe mucho espacio, pero se ha de tener cuenta la cantidad total de fotos que haces o guardas diariamente. Todas esas fotos pueden acumularse rápidamente y terminar ocupando una parte importante del espacio en tu disco. Si liberas espacio en tu disco, conseguirás que funcione mejor y más rápido. Y una de las formas que tienes de ahorrar espacio es guardar tus fotos en la nube.

¿Cuál es la mejor forma de organizar las fotos en línea?

El uso de un gestor de fotos online tiene ventajas, pero para sacarle el máximo partido, debes definir un sistema de gestión de fotos que sea coherente y conciso. Hay varias cosas que puedes hacer para asegurarte de que tu biblioteca de fotografías funcione de la manera más eficiente posible.

Despeja el desorden

Antes de subir cualquier cosa a tu biblioteca de fotos en línea, primero debes deshacerte de todo lo que no necesites. Es muy fácil acumular inconscientemente y sin necesidad archivos de imagen; podrías tener un montón de imágenes guardadas en tu ordenador que has utilizado alguna vez para preparar presentaciones o documentos, pero que nunca has vuelto a usar. O tal vez tengas algunas imágenes duplicadas que se han guardado en diferentes momentos y lugares, y no quieres que este desorden se traslade a tus álbumes de fotos.

Revisa todas las imágenes que has guardado y elimina las fotos duplicadas y todo lo que no necesites antes de empezar a subirlas. Asegúrate de revisar de vez en cuando tu biblioteca en línea y de eliminar los archivos innecesarios. Así ahorraras espacio para guardar las mejores fotos.

Cambia el nombre de tus archivos

Todos los fotógrafos profesionales saben que una de las claves para tener las fotos bien ordenadas es ponerles el nombre adecuado. Si dejamos, por ejemplo, el nombre original, que muchas veces es algo como “IMG.1234.jpg”, hacemos que sea difícil encontrar fotos o imágenes específicas porque tendremos que abrir varias, antes de encontrar la que necesitamos. La mejor opción es darles un nombre nuevo que siga una estructura o un formato fijo para añadir la información importante referente al contenido. Asimismo, hay que evitar que sea un nombre demasiado largo o complicado.

Suele ir bien añadir en el nombre el lugar y la fecha, por ejemplo, "Marrakesh_Dic 2019_01.jpg" . Incluso, se puede optar por algo más específico como “Marrakesh_Dic 2019_Excursión Medina_01.jpg” o añadir palabras clave que funcionen como identificadores.

Algunas herramientas de gestión de fotos te permiten añadir etiquetas adicionales a las fotos para incluir información. Si esto no es posible, es importante añadir tanta información relevante como sea posible en el nombre del archivo. Puedes añadir, por ejemplo, cosas como "vacaciones", "comida" o "naturaleza". Entonces, cada vez que busques esa palabra, en los resultados verás todos los relacionados con ese término, estén o no guardados en la misma carpeta.

Esto sería útil, por ejemplo, si quisieras ver todas las fotos de tu familia a la vez, aunque estuvieran guardadas en varias carpetas. O si quieres visualizar todas las fotos que tienes en blanco y negro, sin importar que sean fotos, capturas de pantalla, diseños o cualquier otra cosa. Al usar palabras clave en los nombres de los archivos consigues que este tipo de búsquedas sean más fáciles.

Solo tienes que asegurarte de incluir suficiente información para que, con tan solo mirar el nombre del archivo, te puedas hacer una idea de lo que aparece en la foto sin tener que abrirla y sin tener que saber en qué carpeta se encuentra.

Utilices el formato de nombre que utilices, ten siempre presente que es muy importante ser siempre coherente.

Si nombras los archivos utilizando, por ejemplo, el formato "Ubicación_Fecha_Actividad" ( Marrakesh_Dic 2019_Excursión Medina_01.jpg), pero al cabo de un tiempo empiezas a utilizar una estructura distinta ( Excursión Medina 02 Marruecos 12/2019.jpg), el orden en el que te aparecen en el visor de fotos será confuso. Y, en consecuencia, te costará más localizar imágenes específicas. Por eso es importante que, cuando encuentres el formato que te funciona, lo utilices siempre.

Crear carpetas

Una vez establecido un sistema de nombres que te funcione, llega el momento de averiguar cómo categorizar y ordenar tus fotos para que no estén todas apiladas en una sola carpeta, lo que sería una pesadilla para encontrar cosas.

El método más eficiente sería empezar creando carpetas principales separadas por categoría o formato: fotos, capturas de pantalla, imágenes descargadas, diseño, etc. Luego, dentro de cada una de estas carpetas, puedes comenzar a desglosarlas por fecha, con subcarpetas por año. Asimismo, dentro de cada una de ellas puedes crear una subcarpeta para cada mes del año. Si quieres, la estructura puede acabar ahí, o puedes dividirla en carpetas para cada evento, actividad o lugar, por ejemplo:

Mis fotos > 2016 > Enero 2016 > Fiesta de cumpleaños de Jamie > "Jamie y Jane bailando 09/01/16.jpg"

Capturas de pantalla > 2020 > Febrero 2020 > "Confirmación entrada concierto Lady Gaga ticket 19/02/20.png"

Documentos escaneados > 2018 > Diciembre de 2018 > "Escaneo pasaporte John Smith 08/12/18.pdf"

Determinadas imágenes, como por ejemplo los documentos escaneados o un cartel de cine antiguo que hayas descargado, no suelen clasificarse por fecha, por lo que te sugerimos que utilices formatos y temas de imagen para distinguir las carpetas principales, antes de utilizar las fechas como subcarpetas. En el caso de las imágenes que no son fotos, es posible que no tengas la necesidad de incluir carpetas por meses, pero puede que sus características te ayuden a crear las subcarpetas:

Diseño > 2020 > Adobe Photoshop > Poster teletrabajo.psd

Imágenes descargadas > Pósters de películas > El resplandor póster minimalista.png

Imágenes descargadas > Memes > GIF > Rihanna riéndose.gif

En el caso de las fotografías, lo más eficaz es una estructura de Año > Mes > Evento/actividad.

Importa fotos con tu aplicación de organizador de fotos

Sincronización de dispositivos

La aplicación de escritorio de Dropbox te permite sincronizar automáticamente las imágenes entre tu dispositivo y la nube, de modo que cada vez que guardes una imagen en tu ordenador o teléfono, se hará inmediatamente una copia de seguridad en tu biblioteca online. Con la aplicación de escritorio, tu carpeta de Dropbox aparecerá igual que tus archivos sin conexión en el Explorador de archivos para Windows o en el Finder para Mac.

Cada vez que añadas, elimines o edites algo guardado en esta carpeta, estas modificaciones se actualizarán en tu cuenta de Dropbox y en cualquier dispositivo conectado a tu cuenta. Puedes elegir en qué carpetas o subcarpetas se hace una copia de seguridad de ciertas fotos y qué fotos quieres que estén disponibles sin conexión.

Guardar fotografías impresas

Teniendo en cuenta los numerosos beneficios que ofrecen los servicios de organización de fotos en línea, ahora también puedes digitalizar cualquier fotografía impresa que tengas y añadirla a tu colección de fotos en línea. Por suerte, hacerlo es mucho más fácil de lo que parece. No necesitas un escáner para digitalizar tus fotos impresas. Hoy en día solo necesitas la cámara de tu móvil iPhone o Android.

La aplicación de escáner de fotos de Dropbox te permite escanear y cargar fácilmente documentos en formatos de archivo PDF o PNG y guardarlos directamente en tu Dropbox. Existen varias herramientas y funciones útiles de edición de fotos que te permiten modificar el tamaño de las fotos, recortarlas y ajustar los documentos escaneados. Incluso hay herramientas con tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que permiten buscar texto dentro de un documento escaneado.

Organizar fotos con el almacenamiento en la nube

No existe un enfoque único para organizar tu biblioteca de imágenes, pero si sigues un esquema general y los consejos descritos anteriormente, te resultará más fácil que nunca localizar las fotos que necesitas, siempre que las necesites y desde cualquier lugar.

Recuerda que tienes que aplicar el sistema que elijas de forma coherente. Crear una estructura bien organizada es fácil, así que una vez que empieces a añadir fotos nuevas, asegúrate de mantener siempre la misma estructura para poder tenerlo todo controlado a lo largo del tiempo.

Al final, lo que quieres es que encontrar la imagen que necesitas sea fácil. Y las aplicaciones de organización de fotos utilizadas correctamente lo hacen posible.