如何管理相片整理器

如何專業有效地整理和管理您的線上相片儲存。

為什麼我應該線上保存相片?

攝影因智慧型手機而迅速發展,這代表拍攝相片比以往更加容易,甚至拍出一張好相片也不是太困難。我們每天都會拍攝、儲存和分享非常多的相片。在這種情況下,要妥善管理數位影像和相片儲存空間,有個容易上手又有效率的系統就變得更加重要。

線上相片整理器旨在幫助您管理許多影像檔案,並讓您在需要的時候能快速存取任何相片。使用雲端儲存託管您的數位相簿,不僅能節省磁碟儲存空間,還可強化存取、安全性和整理功能。

所有相片,盡在一處

當相片僅離線儲存,便很難找到一張特定相片;如果沒有一個有效的系統,相片很容易最終散落在電腦的無數資料夾內。

例如,如果您是 Mac 使用者,可能會在相片應用程式中從手機同步某些相片、在桌面上儲存您拍攝的螢幕截圖,以及在下載資料夾中儲存您在網路上找到的影像。

試圖從眾多資料夾瀏覽影像最後儲存的地方可能相當混亂,如果您將相片跨裝置儲存在手機、筆電、外接硬碟等地方,更是如此。

使用雲端儲存讓您集中整理所有相片,不會有一大堆其他檔案的干擾。您所有的相片都會放置在統一的空間,可以從任何線上裝置存取。

保護您的回憶

誰都不想遺失自己的童年或家庭相片。老相片總是有損毀的風險,多年下來很容易遺失。幸運的是,您可以使用文件掃描器應用程式將您的實體相片數位化,保存在安全的雲端,輕鬆解決此問題。雲端儲存確保您最珍貴的回憶始終安全備份。當您將相片儲存在 Dropbox,即使遺失原始相片或相機,也可以從任何有網際網路連線的操作系統或裝置上存取。

如果您的相片只儲存在一台電腦,只要有一個小故障或當機,就可能損毀或遺失這些重要的紀念品。當您將相片儲存在雲端,您便可以安心,即使電腦或手機發生意外,相片仍然可存取。

相簿帶著走

有了相片整理器應用程式,您可以隨身攜帶每張相片。將相片儲存在雲端代表只要您能上網,便可隨時隨地存取相片。能夠隨身攜帶您最重要的相片,實際上卻不佔用任何數位或實體空間,是線上相片管理軟體的一項強大優勢。

共享不再是難事

線上相片管理軟體也讓與親朋好友共享相片變得簡單。有了 Dropbox,即使接收者沒有帳戶,您還是可以輕鬆共享任何檔案或資料夾。

如今,在您與家人出外度假時,可能每個人都會用自己的裝置拍照。Dropbox 這樣的協作相片管理服務讓您和親人在共享資料夾中透過多個帳戶同步相簿,每個人皆可從任何裝置上修改和編輯相簿。

節省儲存空間

使用雲端儲存相片或其他項目的關鍵好處之一,便是幫助您節省裝置上的磁碟儲存空間。單一影像檔案可能不會佔用很多儲存空間,但考慮到我們每天拍攝或儲存的相片原始數量,佔用的儲存空間可能迅速累積,最終佔用您大部分的磁碟儲存空間。釋放裝置上的儲存空間代表磁碟效能會更好、更快,而將您的相片完全儲存在雲端是達到此目的其中一種方式。

線上整理相片的最佳方式為何?

利用線上相片管理器有其明顯的好處,但想要發揮最大功用,就應該建立一個一致且簡潔的相片管理系統。想確保相片庫儘可能有效運作,您能做的事情有很多。

清除凌亂

上傳任何東西到您的線上相片庫前,您應該先除去所有不需要的項目。我們很容易不知不覺地囤積不必要的影像檔案;您可能在電腦上儲存了一堆用於簡報或文件的影像,但之後再也沒有使用過。又或是一些重複的影像,在不同的時間儲存在不同的位置,讓這些雜亂無章的影像延續到您的線上相簿裡也毫無用處。

在您開始上傳前,先仔細檢視您儲存的所有影像,並刪除任何重複的相片和任何您不需要的東西。確保定期檢查您的線上收藏庫,並移除不必要的檔案,這樣您就可以為最佳相片節省儲存空間。

重新命名檔案

每個專業攝影師都知道,有效整理相片庫的一項關鍵步驟是確保妥善命名相片。例如,保留「IMG.1234.jpg」這樣的原始檔案名稱,只會在您試圖尋找相片或特定影像時徒增不必要的步驟,因為需要打開每個檔案才能真正看到相片內容。您應該使用一致的結構或格式來重新命名每張影像,提供關於相片中的重要資訊,但不要太長或太複雜。

可靠的檔案名稱格式包含相片拍攝地點或事件及拍攝日期,例如「Marrakesh_Dec 2019_01.jpg」。您可以更具體,比如「Marrakesh_Dec 2019_Medina Tour_01.jpg」,或者放入可以用來辨別的關鍵詞。

您可透過部分相片管理工具為相片附上其他資訊的索引標籤。若不可行,則必須在檔案名稱中儘可能包含相關的資訊。例如,您可以加入「度假」、「食物」或「自然」等詞彙,然後每當您搜尋這個詞彙,就會看到與這個詞彙相關的所有結果,無論相片是否儲存在同一個資料夾。

舉例來說,如果您想一次看到所有家庭相片,但相片儲存在好幾個資料夾中,上述的方法就會相當方便。又或是您想查看每一張黑白影像,不管是相片、螢幕截圖、設計或是其他項目。在檔案名稱中使用特定關鍵字會讓搜尋更容易。

您只需要確保附上足夠的資訊,這樣在看到檔案名稱時,不必打開相片,也無須知道相片在哪個資料夾,也能得知相片裡有什麼。

無論哪個命名系統最適合您,記得一致性才是關鍵。

例如,如果您使用「地點_日期_活動」格式來命名檔案。像是「Marrakesh_Dec 2019_Medina Tour_01.jpg」,但之後又開始使用不同的結構,例如「Medina Tour 02 Morocco 12/2019.jpg」,如此一來,相片在相片檢視器顯示的順序就會變得一團亂。找出特定影像又會變得更困難。因此,一旦有了適合您的命名系統,請持續使用。

建立資料夾

在您建立了可靠的命名系統後,就該想辦法分類和排序您的相片,這樣就不會將所有的相片都堆在一個資料夾裡,找東西時這會是一大惡夢。

最有效的方法是先建立核心資料夾,依照類別或格式區隔,如相片、螢幕截圖、下載的相片、設計等。然後,在這些範圍較大的核心資料夾中,您可以開始依照日期細分,為每一年建立子資料夾。在這些資料夾中,您可以為一年的每個月建立一個子資料夾。您可以做到這裡就好,或是進一步將子資料夾細分為該月的每個事件、活動或地點資料夾:

我的相片 > 2016 > 2016 年 1 月> Jamie 的生日派對 >「Jamie 和 Jane 跳舞 09/01/16.jpg」

螢幕截圖 > 2020 > 2020 年 2 月>「Lady Gaga 門票確認 19/02/20.png」

文件掃描 > 2018 > 2018 年 12 月>「John Smith 護照掃描 08/12/18.pdf」

像是文件掃描或您下載的復古電影海報這些影像,最好的分類方式不一定是按照日期,這就是為什麼我們建議在使用日期當作子資料夾前,先使用影像格式和主題來區分核心資料夾。對於非相片的影像,您可能覺得沒必要放在以月份區分的資料夾,但可能有其他能構成子資料夾的特徵:

設計 > 2020 > Adobe Photoshop > Remote Working Poster.psd

下載的影像 > 電影海報 > Adobe Photoshop > The Shining Minimalism Poster.png

下載的影像 > Meme > GIF > Rihanna laughing.gif

「年 > 月 > 事件/活動」的結構對相片來說最有效率。

從相片整理器應用程式匯入相片

裝置同步

Dropbox 桌面應用程式允許在裝置和雲端間自動同步影像,因此,每當您在電腦或手機上儲存影像時,都會立即備份到您的線上收藏庫。使用桌面應用程式時,您的 Dropbox 資料夾會像離線檔案一樣,在 Windows 的「檔案總管」或 Mac 的 Finder 上出現。

每次您在此資料夾新增、移除或編輯,這些調整都會在您的 Dropbox 帳戶和任何連接的裝置中更新。您可以選擇在哪些資料夾或子資料夾中備份某些相片,以及您希望哪些相片可以離線使用。

新增列印相片

考量到線上相片整理服務的諸多好處,您現在可能還想將所有列印相片數位化,並新增到線上相片收藏中。幸運的是,這並沒有想像中那樣困難。您不需找到掃描器來數位化列印相片,現在您可以簡單使用 iPhone 或 Android 相機即可辦到。

Dropbox 相片掃描器應用程式讓您輕鬆掃描和上傳 PDF 或 PNG 檔案格式的文件,並直接保存到您的 Dropbox。應用程式包含數個實用的相片編輯工具和功能,可以用來調整尺寸、裁切和調整您的掃描,甚至還有光學字元辨識 (OCR) 技術來搜尋掃描文件中的文字。

使用雲端儲存整理相片

雖然沒有真正一體適用的方法來整理影像庫,但如果您遵照上述的一般架構和訣竅,會發現不論何時,無論身在何處,都比過去更容易找到需要的相片。

記得要持續使用您建立的系統。建立組織良好的結構相當簡單,所以一旦您開始新增新的相片,請確保維持結構,方能繼續輕鬆追蹤所有內容。

最終,您會想要儘可能以最少的步驟來找到想要的影像。而在您正確使用線上相片整理器應用程式時,便能實現這個想法。