招聘新团队成员时，顺畅且高效的入职计划可以对员工体验产生巨大影响。事实上，BambooHR 的研究发现，89% 的员工表示，有效的入职流程使得他们在工作中感到非常投入。更重要的是，较之那些认为自己入职体验不佳的员工，这些员工对工作总体满意度高出 30 倍。
但遗憾的是，并非每个人都有良好的入职体验。Paychex 的一项调查发现，小公司员工 (66%) 和远程员工 (63%) 在入职后感到培训不足。此外，近三分之一的员工发现入职流程让人晕头转向。
传统的纸质入职给 HR 专业人员带来了相当繁重的工作量，而且对于远程员工来说效率也不高。为了加快流程并改善所有相关人员的体验，应在工作流程中引入新的智能自动化工具。
在本文中，我们将探讨新员工入职涉及的不同步骤、HR 专业人员在此过程中面临的常见障碍，以及省时工具如何改善您与新员工的入职体验。
HR 部门的员工入职流程是什么样的？
入职流程是将新员工介绍给公司的过程。这一过程可以帮助新员工了解新工作场所、工作职责及新职位对他们的期望。
这是个关键流程，有助于让新员工融入您的组织，并可帮助他们尽快了解人员和公司文化。
为什么员工入职很重要？
根据 Brandon Hall Group 的研究，拥有高效入职流程的公司可将新员工的保留率提高 82%，并将生产力提高 70% 以上。
良好的入职流程有助于为新员工在贵公司的工作经历设定良好的期望，并确保他们感到被接纳和欢迎。这一流程应该可以帮助他们更快适应环境，与新同事建立关系，最终在新的岗位上迅速开始工作。
新员工入职流程是怎样的？
新员工入职流程因组织而异。不过，它通常涉及以下五个步骤：
1. 招聘阶段 - 入职前
招聘流程通常被视为与入职流程是分开的，但它们密切相关。在某种程度上，入职培训始于招聘流程之初，通过清晰的职位描述和面试给人留下良好的印象。
从发出录用通知书到新员工入职第一天之间的这段时间被称为“入职前”。在此阶段，您要在新员工入职前回答他们提出的任何问题，与他们保持联系，确保他们拥有第一天工作所需的一切。
2. 加入前一周
随着新员工入职日期的临近，这时要向他们发送相关文件、公司政策和表格，并为他们提供设备和访问权限。
在此阶段，您将：
- 发送相关文档和材料，如要签署的合同、员工手册等
- 安排笔记本电脑等设备并最终确定工作电子邮件帐户和网络访问权限等资源
- 确认将他们的个人信息添加到您的内部系统中
- 安排介绍会和第一天入职电话
- 发送一封包含重要信息的欢迎电子邮件，例如现场办公时如何前往办公室
3. 第一天
无论您的经验水平如何，新工作的第一天都有可能让人不知所措，尤其是因为要立即吸收大量信息。
然而，新员工更有可能记住他们第一天的感受，而不是他们学到的东西。特别是对于远程员工而言，第一天一个接一个的虚拟会议可能会导致严重的视频会议疲劳，这可不是很好的第一印象！您的工作就是确保他们第一天拥有愉快的体验，感到安心。
HR 此时的职责就是通过虚拟会议或亲自在入职会议上欢迎新员工，确保他们拥有所需的一切。然后，您可以将他们介绍给他们的直属团队，指导他们参加需要完成的任何培训，并帮助他们完成任何实际操作，例如为 Slack 等通信应用提交头像。
4. 第一周
第一天后，HR 的参与将会更为微妙。您可能会与新入职者的经理联络，确保他们在第一周有合理的日程安排，并且可以访问其职责所需的相关工具或软件。您可能需要安排与公司其他团队的会议，以便新入职者能够充分了解组织内各部门的运作方式。
您还可以帮助新员工安排定期报到或与他们的直属经理进行一对一交流，并保持联系，以确保他们能够很好地适应。
5. 前 3 到 6 个月
在此期间，HR 的目标是与新员工的直属经理或主管一同确保员工的期望与公司的实际情况保持一致。
您可以与员工的直属经理讨论员工的进步、他们认为需要额外培训的任何领域、问题、职业抱负或目标，以及员工的入职体验。然后，您可以与他们的直属经理合作，提供反馈并就双方可以做些什么达成一致，以确保新员工成为组织大家庭的关键成员。
入职流程中的常见困难
HR 团队在入职流程中面临的一些常见困难包括：
- 缺少入职前阶段，导致新员工在第一天感到毫无准备和不知所措
- 忽视反馈，让员工感到被忽视和不受重视
- 向新员工提供低质量或不准确的信息，导致员工感到困惑或沮丧
- 职位描述具有误导性且期望不明确，导致新员工对自己在公司的职责感到迷茫或不确定
- 未演示相关软件，妨碍新员工有效地履行工作职责
- 过快地提供过多信息，一个又一个文档让新员工应接不暇
- 缺乏介绍和团建活动，使得新员工感到孤立并与同事隔绝
所有这些因素均可能导致不良的入职体验，并最终导致员工心不在焉、缺乏积极性。
对于公司而言，投入时间和资源建立全面有效的入职流程以帮助新员工取得成功至关重要。如此，公司可以确保新员工顺利过渡到新的身份，并营造积极高效的工作环境。
如何加快入职流程
我们探讨了入职流程，还讨论了整个流程中涉及的不同人员和材料。但如果这花费的时间比应花的时间要长，您可以做些什么来简化吗？
Dropbox 提供一套工具帮助 HR 专业人士加快新员工入职速度。通过这些工具，您可以：
- 使用徽标、字体和颜色定制文档和模板，从而在整个入职材料中保持一致的品牌标识
- 使用 DocSend 跟踪浏览量、转发量和下载量，管理重要文档
- 使用 Dropbox Sign 通过信息跟踪和内置提醒功能缩短周转时间并自动执行工作流程
- 通过文件活动跟踪和评论通知随时了解内部进度
- 始终保护敏感信息，在员工和求职者中建立值得信赖的声誉
当用在 HR 工作流程中时，这些功能可以为您节省大量时间，以便您可以专注于培养与新同事的关系。
轻松实现新员工入职
Dropbox 为 HR 专业人士提供一套全面的工具和资源，以简化新员工的入职流程。
借助自动化工作流程、可定制模板和安全文件共享功能等功能，HR 专业人士可以轻松地与招聘经理合作，确保新员工的平稳过渡。
通过利用 Dropbox 入职工具，HR 专业人士可以节省时间、减轻管理负担，并在新员工融入组织时为他们提供积极的体验。