เมื่อมีการจ้างสมาชิกในทีมคนใหม่ โปรแกรมฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพสามารถสร้างความแตกต่างให้กับประสบการณ์ของพนักงานได้ อันที่จริง การวิจัยโดย BambooHR พบว่าพนักงานกว่า 89% บอกว่ากระบวนฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่มีประสิทธิภาพช่วยให้ตนรู้สึกมีส่วนร่วมอย่างมากในการทำงาน ยิ่งไปกว่านั้น พนักงานเหล่านี้มีแนวโน้มที่จะรู้สึกพึงพอใจในงานโดยรวมมากกว่าถึง 30 เท่า เมื่อเทียบกับพนักงานที่รู้สึกว่าตนได้รับประสบการณ์ฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่ไม่มีประสิทธิภาพ
แต่น่าเสียดายที่ไม่ใช่ทุกคนที่จะได้รับประสบการณ์การฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่ยอดเยี่ยม การสำรวจโดย Paychex พบว่าพนักงานของบริษัทขนาดเล็ก (66%) และพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล (63%) รู้สึกว่าได้รับการฝึกอบรมน้อยเกินไปหลังจากกระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่ นอกจากนี้ พนักงานเกือบหนึ่งในสามคิดว่ากระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่นั้นมีความสับสน
การฝึกอบรมพนักงานใหม่แบบดั้งเดิมที่ใช้กระดาษเป็นหลักจะสร้างภาระงานที่ค่อนข้างหนักหน่วงให้กับมืออาชีพด้านทรัพยากรบุคคล และไม่ได้มีประสิทธิภาพมากนักสำหรับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล เพื่อเร่งกระบวนการดังกล่าวและปรับปรุงประสบการณ์ให้กับทุกคนที่เกี่ยวข้อง ควรมีการนำเครื่องมือระบบอัตโนมัติอัจฉริยะรุ่นใหม่ๆ มาใช้ในเวิร์กโฟลว์ของคุณ
ในบทความนี้ เราจะสำรวจขั้นตอนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการฝึกอบรมพนักงานใหม่ อุปสรรคทั่วไปที่มืออาชีพด้านทรัพยากรบุคคลพบเจอในระหว่างกระบวนการนี้ และวิธีที่เครื่องมือช่วยประหยัดเวลาจะสามารถปรับปรุงการฝึกอบรมพนักงานใหม่ให้กับคุณและพนักงานใหม่ของคุณได้
กระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่ในฝ่ายทรัพยากรบุคคลคืออะไร
การฝึกอบรมพนักงานใหม่เป็นกระบวนการแนะนำพนักงานใหม่ให้รู้จักกับธุรกิจของคุณ ซึ่งจะช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจถึงสถานที่ทำงานใหม่ บทบาทของตัวเอง และสิ่งที่คาดหวังจากตำแหน่งใหม่ของตน
กระบวนการนี้เป็นกระบวนการสำคัญที่ช่วยทำให้พนักงานใหม่เป็นหนึ่งเดียวกับองค์กรของคุณ และทำให้พวกเขาปรับตัวเข้ากับผู้คนและวัฒนธรรมของบริษัทได้อย่างรวดเร็ว
เหตุใดการฝึกอบรมพนักงานจึงมีความสำคัญ
จากการวิจัยของ Brandon Hall Group บริษัทที่มีการฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่มีประสิทธิภาพจะปรับปรุงอัตราการรักษาพนักงานใหม่เอาไว้ได้ถึง 82% และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้มากกว่า 70%
กระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่ดีสามารถช่วยสร้างความคาดหวังที่ดีสำหรับประสบการณ์ของพนักงานใหม่ของบริษัทคุณได้ และช่วยให้มั่นใจว่าพวกเขาจะรู้สึกว่าได้รับการต้อนรับ กระบวนการนี้ควรช่วยให้พนักงานปรับตัวได้เร็วขึ้น สร้างความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานใหม่ๆ และเริ่มต้นบทบาทหน้าที่ใหม่ได้ในท้ายที่สุด
![มืออาชีพยิ้มขณะกำลังคุยโทรศัพท์](https://aem.dropbox.com/cms/content/dam/dropbox/dmep/en-us/assets/articles/tips-for-pitches/86GrJ9AH.jpeg)
กระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่มีอะไรบ้าง
กระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่จะแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปแล้วจะมี 5 ขั้นตอนต่อไปนี้:
1. ขั้นตอนการรับสมัคร—ช่วงเตรียมความพร้อม
กระบวนการจ้างงานมักถูกมองว่าเป็นกระบวนการที่แยกกันกับกระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่ แต่ความจริงทั้งสองกระบวนการนั้นเกี่ยวเนื่องกันอย่างมาก ในบางแง่ การฝึกอบรมพนักงานใหม่จะเริ่มต้นขึ้นตั้งแต่ช่วงแรกของกระบวนการจ้างงาน ด้วยการสร้างความประทับใจที่ดีในคำอธิบายลักษณะงานที่ชัดเจนและการสัมภาษณ์
ระยะเวลาระหว่างการส่งจดหมายตอบรับและวันแรกในการทำงานของพนักงานใหม่เรียกว่า “ช่วงเตรียมความพร้อม” ในระหว่างขั้นตอนนี้ คุณจะต้องตอบคำถามใดๆ ที่พนักงานใหม่มีก่อนที่พวกเขาจะเริ่มงาน คอยติดต่อกับพนักงาน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานมีทุกอย่างที่ต้องใช้พร้อมแล้วสำหรับการทำงานวันแรก
2. สัปดาห์ก่อนเข้าร่วม
เมื่อใกล้ถึงวันเริ่มงานของพนักงานใหม่ ก็ถึงเวลาที่ต้องส่งเอกสารที่เกี่ยวข้อง นโยบายบริษัท และแบบฟอร์มต่างๆ ให้กับพวกเขา ตลอดจนจัดเตรียมอุปกรณ์และสิทธิ์การเข้าใช้งานต่างๆ ไว้ให้พร้อมและเป็นระเบียบ
ในขั้นตอนนี้ คุณจะ:
- ส่งเอกสารและสื่อที่เกี่ยวข้องต่างๆ เช่น สัญญาเพื่อลงนามและคู่มือพนักงาน
- ส่งอุปกรณ์ต่างๆ เช่น แล็ปท็อป และดำเนินการอนุมัติทรัพยากรต่างๆ เช่น บัญชีอีเมลของที่ทำงานและสิทธิ์ในการเข้าถึงเครือข่าย
- ยืนยันข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานที่จะเพิ่มเข้าสู่ระบบภายในของคุณ
- นัดหมายการประชุมแนะนำตัวและการประชุมต้อนรับเข้าทำงานวันแรก
- ส่งอีเมลต้อนรับพร้อมข้อมูลสำคัญ เช่น วิธีเดินทางมายังสำนักงานหากพนักงานต้องมาทำงานในที่ทำงาน
![พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลดูจอคอมพิวเตอร์ระหว่างการประชุมแบบเสมือน](https://aem.dropbox.com/cms/content/dam/dropbox/dmep/en-us/assets/articles/hr-onboarding-process/GettyImages-1317208553.jpg)
3. วันแรกของการทำงาน
ไม่ว่าคุณจะมีประสบการณ์ระดับใด แต่การทำงานวันแรกในที่ใหม่มักจะเป็นเรื่องที่น่ากังวลเสมอ โดยเฉพาะเมื่อมีข้อมูลมากมายที่คุณต้องเรียนรู้พร้อมกันในคราวเดียว
อย่างไรก็ตาม พนักงานใหม่มักจะจดจำความรู้สึกในวันแรกมากกว่าจะจำว่าได้เรียนรู้เรื่องใดไปบ้าง โดยเฉพาะพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล การประชุมแบบเสมือนครั้งแล้วครั้งเล่าในวันแรกของคุณอาจทำให้เกิดความเหนื่อยล้าจากการประชุม Zoom ได้อย่างมาก ซึ่งไม่ใช่ความประทับใจแรกที่ดีนัก! นี่จึงเป็นหน้าที่ของคุณที่จะต้องทำให้แน่ใจว่าวันแรกของพนักงานจะเป็นประสบการณ์ที่สนุกสนานและทำให้พนักงานรู้สึกสบายใจ
บทบาทของฝ่ายทรัพยากรบุคคลในที่นี้คือการต้อนรับคนที่เข้าทำงานใหม่ไม่ว่าจะแบบเสมือนหรือแบบพบเจอกันต่อหน้าในการประชุมต้อนรับเข้าทำงาน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานมีทุกอย่างที่ต้องใช้พร้อมแล้ว จากนั้น คุณสามารถแนะนำพนักงานให้รู้จักกับทีมที่พวกเขาทำงานขึ้นตรง นำพวกเขาไปเข้าร่วมการฝึกอบรมใดๆ ที่จำเป็น และให้ความช่วยเหลือในการดำเนินการต่างๆ เช่น การส่งรูปโปรไฟล์สำหรับแอปการสื่อสาร เช่น Slack
4. ช่วงสัปดาห์แรก
การเข้ามามีส่วนร่วมของฝ่ายทรัพยากรบุคคลหลังจากวันแรกจะมีความละเอียดมากขึ้น คุณอาจจะต้องติดต่อประสานงานกับผู้จัดการของพนักงานใหม่เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานมีตารางเวลาที่สมเหตุสมผลในช่วงสัปดาห์แรกและสามารถเข้าถึงเครื่องมือหรือซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้องซึ่งจำเป็นสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ของพนักงานได้ คุณอาจต้องกำหนดการประชุมกับทีมอื่นๆ ในบริษัทของคุณ เพื่อให้พนักงานสามารถเข้าใจวิธีการทำงานของแต่ละแผนกภายในองค์กรได้อย่างถ่องแท้
นอกจากนี้ คุณยังอาจช่วยพนักงานใหม่นัดหมายการประชุมพูดคุยทั่วไปหรือการประชุมแบบตัวต่อตัวกับผู้จัดการสายงานของพนักงาน ซึ่งโดยทั่วไปแล้วก็เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานกำลังปรับตัวเข้ากับบริษัทได้เป็นอย่างดี
![มืออาชีพที่ทำงานจากระยะไกลยิ้มอยู่หน้าแล็ปท็อปของตน](https://aem.dropbox.com/cms/content/dam/dropbox/warp/en-us/formswift/GettyImages-1369954785.jpg)
5. ช่วง 3-6 เดือนแรก
วัตถุประสงค์ของฝ่ายทรัพยากรบุคคลในช่วงเวลานี้ รวมทั้งของผู้จัดการสายงานหรือหัวหน้าของพนักงานใหม่ คือตรวจสอบให้แน่ใจว่าความคาดหวังของพนักงานและสภาพความเป็นจริงในบริษัทของคุณนั้นสอดคล้องกัน
ซึ่งกับผู้จัดการสายงานของพวกเขา คุณสามารถพูดคุยเกี่ยวกับความก้าวหน้าของพนักงาน ด้านใดๆ ที่พนักงานรู้สึกว่าต้องการการฝึกอบรมเพิ่มเติม ปัญหาต่างๆ จุดมุ่งหมายหรือเป้าหมายในอาชีพ และความคิดเห็นของพนักงานที่มีต่อประสบการณ์การฝึกอบรมพนักงานใหม่ได้ จากนั้น คุณสามารถทำงานร่วมกับผู้จัดการสายงานเพื่อให้ข้อคิดเห็นและตกลงกันเกี่ยวกับสิ่งที่แต่ละฝ่ายสามารถทำได้ เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่คนนี้จะกลายเป็นสมาชิกคนสำคัญขององค์กร
ปัญหาทั่วไปเกี่ยวกับกระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่
ปัญหาทั่วไปบางประการที่ทีมทรัพยากรบุคคลพบเจอในการฝึกอบรมพนักงานใหม่ ได้แก่:
- การขาดการเตรียมความพร้อมล่วงหน้า ซึ่งทำให้พนักงานใหม่รู้สึกว่าไม่ได้มีการเตรียมตัวและรู้สึกกังวลใจในวันแรกของตน
- การเพิกเฉยต่อข้อคิดเห็น ซึ่งทำให้พนักงานรู้สึกว่าข้อคิดเห็นของตนไม่มีผู้รับฟังหรือไม่มีคนเห็นค่า
- ข้อมูลคุณภาพต่ำหรือข้อมูลที่ไม่ถูกต้องสำหรับพนักงานใหม่ ซึ่งนำไปสู่ความสับสนหรือความหงุดหงิดหัวเสีย
- คำอธิบายลักษณะงานที่ชวนให้เข้าใจผิดและความคาดหวังที่ไม่ชัดเจน ซึ่งทำให้พนักงานใหม่รู้สึกสับสนหรือไม่แน่ใจเกี่ยวกับบทบาทหน้าที่ของตนในบริษัท
- การที่ไม่สามารถสาธิตซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้องได้ ซึ่งเป็นอุปสรรคต่อความสามารถของพนักงานใหม่ในการปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- การให้ข้อมูลที่มากเกินไปและเร็วเกินไป ซึ่งทำให้พนักงานใหม่มีเอกสารท่วมท้นจนเกินไป
- การขาดการแนะนำตัวและกิจกรรมที่สร้างการทำงานเป็นทีม ซึ่งทำให้พนักงานใหม่รู้สึกโดดเดี่ยวและไม่มีการปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน
ปัจจัยทั้งหมดเหล่านี้อาจส่งผลให้เกิดประสบการณ์การฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่เป็นด้านลบ และส่งผลให้พนักงานขาดการมีปฏิสัมพันธ์และขาดแรงจูงใจในท้ายที่สุด
นี่จึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับบริษัทต่างๆ ที่จะต้องทุ่มเทเวลาและทรัพยากรให้กับการสร้างกระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่ครอบคลุมและมีประสิทธิภาพ เพื่อทำให้พนักงานใหม่ประสบความสำเร็จในการทำงาน ด้วยวิธีนี้ พวกเขาจะสามารถมั่นใจได้ถึงการเปลี่ยนผ่านสู่บทบาทหน้าที่ใหม่อย่างราบรื่น และส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานในเชิงบวกและมีประสิทธิภาพได้
![GIF แสดงภาพหน้าจอที่กำลังถูกบันทึกด้วย Dropbox Capture](https://aem.dropbox.com/cms/content/dam/dropbox/dmep/en-us/assets/articles/hr-onboarding-process/hellosign-insert-2560x1706.png)
วิธีเร่งกระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่
เราได้สำรวจกระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่และหารือเกี่ยวกับผู้คนและเนื้อหาต่างๆ ที่เกี่ยวข้องตลอดทั้งกระบวนการ แต่เมื่อกระบวนการดังกล่าวมักใช้เวลาเกินกว่าที่ควร คุณจะทำอย่างไรเพื่อเร่งให้เร็วขึ้น
Dropbox ขอนำเสนอชุดเครื่องมือที่จะช่วยให้มืออาชีพด้านทรัพยากรบุคคลเร่งกระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่ได้ เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยให้คุณ:
- ปรับแต่งเอกสารและแม่แบบต่างๆ ด้วยโลโก้ แบบอักษร และสี เพื่อการสร้างแบรนด์ที่สอดคล้องกันในเนื้อหาสำหรับการฝึกอบรมพนักงานใหม่ของคุณ
- จัดการเอกสารสำคัญโดยการติดตามการดู การส่งต่อ และการดาวน์โหลดด้วย DocSend
- ปรับปรุงเวลาส่งคืนเอกสารและทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นแบบอัตโนมัติด้วยการติดตามและการเตือนความจำในตัวโดยใช้ Dropbox Sign
- ติดตามความคืบหน้าภายในด้วยการติดตามกิจกรรมของไฟล์และการแจ้งเตือนความคิดเห็น
- สร้างชื่อเสียงที่น่าเชื่อถือในสายตาพนักงานและผู้สมัครโดยการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอยู่ตลอดเวลา
เมื่อนำมาใช้เป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์ด้านทรัพยากรบุคคลของคุณ คุณสมบัติเหล่านี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้อย่างมาก คุณจึงสามารถมุ่งเน้นไปที่การรักษาความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับเพื่อนร่วมงานคนใหม่ของคุณได้
ทำให้การฝึกอบรมพนักงานใหม่เป็นเรื่องง่าย
Dropbox ช่วยให้มืออาชีพด้านทรัพยากรบุคคลมีชุดเครื่องมือและทรัพยากรที่ครอบคลุมเพื่อใช้ปรับปรุงกระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่ให้มีประสิทธิภาพ
ด้วยคุณสมบัติต่างๆ เช่น เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ แม่แบบที่ปรับแต่งได้ และความสามารถในการแบ่งปันไฟล์ที่ปลอดภัย มืออาชีพด้านทรัพยากรบุคคลจึงสามารถทำงานร่วมกับผู้จัดการฝ่ายการจ้างงานได้อย่างง่ายดายและมั่นใจได้ว่าการเปลี่ยนผ่านเข้ามาทำงานที่ใหม่ของพนักงานใหม่จะเป็นไปอย่างราบรื่น
ด้วยการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือฝึกอบรมพนักงานใหม่ของ Dropbox มืออาชีพด้านทรัพยากรบุคคลจะสามารถประหยัดเวลา ลดภาระด้านการบริหารจัดการ และมอบประสบการณ์เชิงบวกให้กับพนักงานใหม่เมื่อพวกเขาเข้ามาเป็นหนึ่งเดียวกับองค์กรได้