Cara untuk mempercepatkan proses suai tugas HR anda untuk pekerja baru

Apabila mengambil pekerja untuk ahli pasukan baharu,program orientasi yang lancar dan cekap boleh membuat semua perbezaan kepada pengalaman pekerja. Malah, penyelidikan oleh BambooHR mendapati bahawa 89% pekerja mengatakan proses penerimaan yang berkesan membantu mereka berasa sangat terlibat di tempat kerja. Lebih-lebih lagi, pekerja ini 30x lebih berkemungkinan untuk merasakan kepuasan kerja secara keseluruhan, berbanding pekerja yang merasakan mereka mempunyai pengalaman onboarding yang tidak berkesan.

Tetapi, malangnya, tidak semua orang mempunyai pengalaman onboarding yang hebat. Tinjauan oleh Paychex mendapati bahawa pekerja syarikat kecil (66%) dan pekerja terpencil (63%) berasa kurang terlatih selepas mengambil bahagian. Selain itu, hampir satu pertiga daripada pekerja mendapati proses orientasi mengelirukan.

Onboarding tradisional berasaskan kertas mencipta beban kerja yang agak berat untuk profesional HR—dan ia tidak begitu cekap untuk pekerja jarak jauh. Untuk mempercepat proses dan meningkatkan pengalaman untuk semua yang terlibat, alat automasi baharu dan pintar harus diperkenalkan ke dalam aliran kerja anda.

Dalam artikel ini, kita akan meneroka langkah berbeza yang terlibat dalam proses suai tugas pekerja baru, halangan biasa yang dihadapi oleh profesional HR semasa proses ini, dan cara alat yang menjimatkan masa boleh menambah baik proses suai tugas untuk anda dan pekerja baru anda.

Apakah proses suai tugas pekerja dalam HR?

Suai tugas ialah proses memperkenalkan pekerja yang baru diambil bekerja kepada perniagaan anda. Ia membantu pekerja baru memahami tempat kerja baru mereka, peranan mereka, dan perkara yang dijangkakan daripada mereka dalam jawatan baru mereka.

Ia merupakan proses utama yang membantu mengintegrasikan pekerja baru ke dalam organisasi anda dan memastikan mereka memahami pekerja serta budaya syarikat dengan cepat.

Mengapakah proses suai tugas pekerja penting?

Menurut penyelidikan oleh Brandon Hall Group, syarikat yang mempunyai proses onboarding yang kukuh meningkatkan pengekalan pekerja baharu mereka sebanyak 82% dan produktiviti sebanyak lebih 70%.

Proses suai tugas yang baik dapat membantu menetapkan jangkaan yang baik bagi pengalaman pekerja baru di syarikat anda dan memastikan mereka berasa dialu-alukan. Proses tersebut sepatutnya membantu mereka menyesuaikan diri dengan lebih pantas, menjalin hubungan dengan rakan sekerja baru mereka, dan akhirnya, memulakan tugas dengan cekap dalam peranan baru mereka.

Apakah proses untuk suai tugas pekerja baru?

Proses suai tugas pekerja baru berbeza dari satu organisasi ke satu organisasi. Namun, biasanya ia melibatkan lima langkah berikut:

1. Peringkat pengambilan—prakemasukan

Proses pengambilan pekerja sering dianggap sebagai berasingan daripada proses suai tugas, tetapi ia berkait rapat. Dalam beberapa cara, proses suai tugas bermula pada permulaan proses pengambilan, dengan menetapkan tanggapan yang baik dalam penerangan kerja yang jelas dan temu duga.

Tempoh antara penghantaran surat tawaran dan hari pertama pekerja baru dikenali sebagai “prakemasukan.” Semasa peringkat ini, anda akan menjawab sebarang soalan yang dikemukakan oleh pekerja baru sebelum mereka mula bekerja, terus berhubung dan pastikan mereka mempunyai semua yang diperlukan untuk hari pertama mereka.

2. Seminggu sebelum menyertai syarikat

Apabila tarikh mula pekerja baru semakin dekat, tiba masanya untuk menghantar kepada mereka kertas kerja yang berkaitan, dasar syarikat dan borang, serta mengatur peralatan dan akses mereka.

Pada peringkat ini anda akan:

• Hantar dokumen dan bahan yang berkaitan, seperti kontrak untuk ditandatangani dan buku panduan pekerja

• Hantar peralatan seperti komputer riba dan memuktamadkan sumber seperti akaun e-mel kerja dan akses rangkaian

• Sahkan maklumat peribadi mereka untuk ditambahkan pada sistem dalaman anda

• Jadualkan mesyuarat pengenalan dan panggilan induksi hari pertama anda

• Hantar e-mel alu-aluan dengan maklumat penting, seperti cara untuk ke pejabat jika mereka bekerja di tapak

3. Hari pertama

Tidak kira tahap pengalaman anda, hari pertama di tempat kerja baru boleh menjadi membebankan—terutama sekali kerana terdapat begitu banyak maklumat untuk diambil sekali gus.

Walau bagaimanapun, peserta baru lebih cenderung untuk mengingati perasaan mereka pada hari pertama itu berbanding apa yang mereka pelajari. Terutama untuk pekerja jauh, satu demi satu pertemuan maya pada hari pertama anda boleh menyebabkan keletihan Zoomyang serius —bukan kesan pertama yang hebat! Tugas anda untuk memastikan hari pertama mereka adalah pengalaman yang menyeronokkan untuk mereka dan menenangkan fikiran mereka.

Peranan HR di sini adalah untuk mengalu-alukan pemula baharu sama ada secara maya atau secara peribadi pada mesyuarat induksi, dan memastikan mereka mempunyai semua yang mereka perlukan. Anda kemudiannya boleh memperkenalkan mereka kepada pasukan terdekat mereka, mengarahkan mereka ke mana-mana latihan yang perlu disiapkan dan membantu mereka dengan sebarang praktikal seperti menyerahkan gambar profil untuk apl komunikasi mereka seperti Slack.

4. Minggu pertama

Penglibatan HR selepas hari pertama akan menjadi lebih lancar. Anda mungkin akan berhubung dengan pengurus pekerja baru untuk memastikan mereka mempunyai jadual yang munasabah pada minggu pertama mereka dan boleh mengakses alat atau perisian berkaitan yang diperlukan untuk peranan mereka. Anda mungkin mahu menjadualkan mesyuarat dengan pasukan lain dalam syarikat anda supaya mereka dapat memahami sepenuhnya cara setiap jabatan berfungsi dalam organisasi.

Anda juga mungkin membantu pekerja baru menjadualkan daftar masuk tetap atau bertemu secara 1:1 dengan pengurus barisan mereka, serta melakukan mesyuarat pendek untuk memastikan mereka menyesuaikan diri dengan baik.

5. 3-6 bulan pertama

Objektif HR dalam tempoh ini, bersama-sama dengan pengurus barisan atau penyelia pekerja baru, adalah untuk memastikan jangkaan dan realiti pekerja di syarikat anda sejajar.

Dengan pengurus barisan mereka, anda boleh berbincang tentang kemajuan pekerja, mana-mana bidang yang mereka fikir mereka memerlukan latihan tambahan, masalah, cita-cita atau matlamat kerjaya, dan pengalaman mereka tentang cara suai tugas itu dijalankan. Kemudian anda boleh bekerjasama dengan pengurus barisan mereka untuk memberi maklum balas dan bersetuju tentang tindakan yang boleh dilakukan oleh setiap pihak untuk memastikan pekerja baru menjadi ahli penting dalam keluarga organisasi.

Kesukaran yang biasa dihadapi dalam proses suai tugas

Beberapa kesukaran yang biasa dihadapi oleh pasukan HR dalam proses suai tugas termasuk:

• Kekurangan prakemasukan, menyebabkan pekerja baru berasa tidak bersedia dan berasa terbeban pada hari pertama mereka
• Mengabaikan maklum balas, membuatkan pekerja berasa tidak didengari dan tidak dihargai
• Maklumat berkualiti rendah atau tidak tepat untuk pekerja baharu, yang membawa kepada kekeliruan atau kekecewaan
• Penerangan kerja yang mengelirukan dan jangkaan yang tidak jelas, menyebabkan pekerja baru berasa kebingungan atau tidak pasti tentang peranan mereka dalam syarikat
• Gagal untuk menunjukkan perisian yang berkaitan, menghalang keupayaan pekerja baru untuk menjalankan tugas mereka dengan berkesan
• Memberikan terlalu banyak maklumat dengan terlalu cepat, membebani pekerja baru dengan dokumen yang berlebihan
• Kurangnya pengenalan dan aktiviti pembinaan pasukan, membuatkan pekerja baru berasa terasing dan terputus hubungan daripada rakan sekerja mereka

Semua faktor ini boleh menyumbang kepada pengalaman suai tugas yang negatif dan akhirnya, menghasilkan pekerja yang menyendiri dan tidak bermotivasi.

Penting bagi syarikat untuk melaburkan masa dan sumber dalam mencipta proses suai tugas yang menyeluruh dan berkesan untuk memberi peluang kejayaan kepada pekerja baru mereka. Dengan berbuat demikian, mereka boleh memastikan peralihan yang lancar ke dalam peranan baru mereka dan memupuk persekitaran kerja yang positif dan produktif.

Cara untuk mempercepatkan proses suai tugas

Kita telah meneroka proses suai tugas dan membincangkan pelbagai orang dan bahan yang terlibat sepanjang proses tersebut. Tetapi apabila proses ini seringkali mengambil masa lebih lama daripada sepatutnya, apakah yang boleh anda lakukan untuk memperkemaskan proses tersebut?

Dropbox menawarkan set alat untuk membantu profesional HR mempercepatkan proses suai tugas pekerja baru. Ini membenarkan anda untuk:

• Sesuaikan dokumen dan templat dengan logo, fon, dan warna untuk penjenamaan yang konsisten di seluruh bahan suai tugas anda

• Urus dokumen penting dengan menjejak paparan, ke hadapan dan muat turun dengan DocSend

• Tingkatkan masa penyelesaian dan automatik aliran kerja dengan penjejakan maklumat dan peringatan terbina dalam menggunakan Dropbox Sign

• Kekal dikemas kini tentang kemajuan dalaman dengan penjejakan aktiviti fail dan pemberitahuan komen

• Bina reputasi yang boleh dipercayai dalam kalangan pekerja dan calon dengan melindungi maklumat sensitif pada setiap masa

Apabila digunakan sebagai sebahagian daripada aliran kerja HR anda, ciri ini dapat menjimatkan banyak masa agar anda dapat memberikan tumpuan kepada memupuk hubungan dengan rakan sekerja baru anda.

Jadikan proses suai tugas pekerja baru mudah

Dropbox menyediakan profesional HR dengan set alat dan sumber yang menyeluruh untuk memperkemaskan proses suai tugas bagi pekerja baru.

Dengan ciri seperti aliran kerja automatik, templat yang boleh disesuaikan dan keupayaan perkongsian fail yang selamat, profesional HR boleh bekerjasama dengan mudah dengan pengurus pengambilan dan memastikan peralihan yang lancar untuk pekerja baharu.

Dengan menggunakan alat suai tugas Dropbox, profesional HR boleh menjimatkan masa, mengurangkan beban pentadbiran dan menyediakan pengalaman positif bagi pekerja baru semasa mereka berintegrasi ke dalam organisasi.