Apabila mengambil pekerja untuk ahli pasukan baru program suai tugas yang lancar dan cekap boleh membuat perbezaan yang ketara kepada pengalaman pekerja. Malah, kajian oleh BambooHR mendapati bahawa 89% daripada pekerja menyatakan bahawa proses suai tugas yang berkesan membantu mereka berasa sangat terlibat di tempat kerja. Tambahan pula, pekerja ini 30x lebih cenderung untuk berasa kepuasan kerja secara keseluruhan, berbanding dengan pekerja yang berasakan mereka telah melalui pengalaman suai tugas yang tidak berkesan.
Tetapi malangnya, tidak semua orang mempunyai pengalaman suai tugas yang hebat. Tinjauan oleh Paychex mendapati bahawa pekerja di syarikat kecil (66%) dan pekerja jauh (63%) berasakan mereka kurang mendapat latihan selepas proses suai tugas. Selain itu, hampir satu pertiga daripada pekerja berasakan proses suai tugas itu mengelirukan.
Proses suai tugas tradisional berdasarkan kertas menimbulkan beban kerja yang cukup berat bagi profesional HR—dan ia tidak begitu cekap untuk pekerja jarak jauh. Untuk mempercepatkan proses dan menambah baik pengalaman untuk semua yang terlibat, alat automasi yang baru dan pintar harus diperkenalkan ke dalam aliran kerja anda.
Dalam artikel ini, kita akan meneroka langkah berbeza yang terlibat dalam proses suai tugas pekerja baru, halangan biasa yang dihadapi oleh profesional HR semasa proses ini, dan cara alat yang menjimatkan masa boleh menambah baik proses suai tugas untuk anda dan pekerja baru anda.
Apakah proses suai tugas pekerja dalam HR?
Suai tugas ialah proses memperkenalkan pekerja yang baru diambil bekerja kepada perniagaan anda. Ia membantu pekerja baru memahami tempat kerja baru mereka, peranan mereka, dan perkara yang dijangkakan daripada mereka dalam jawatan baru mereka.
Ia merupakan proses utama yang membantu mengintegrasikan pekerja baru ke dalam organisasi anda dan memastikan mereka memahami pekerja serta budaya syarikat dengan cepat.
Mengapakah proses suai tugas pekerja penting?
Menurut kajian oleh Brandon Hall Group, syarikat yang mempunyai proses suai tugas yang kukuh meningkatkan kadar pengekalan pekerja baru mereka sebanyak 82% dan produktiviti sebanyak lebih daripada 70%.
Proses suai tugas yang baik dapat membantu menetapkan jangkaan yang baik bagi pengalaman pekerja baru di syarikat anda dan memastikan mereka berasa dialu-alukan. Proses tersebut sepatutnya membantu mereka menyesuaikan diri dengan lebih pantas, menjalin hubungan dengan rakan sekerja baru mereka, dan akhirnya, memulakan tugas dengan cekap dalam peranan baru mereka.
Apakah proses untuk suai tugas pekerja baru?
Proses suai tugas pekerja baru berbeza dari satu organisasi ke satu organisasi. Namun, biasanya ia melibatkan lima langkah berikut:
1. Peringkat pengambilan—prakemasukan
Proses pengambilan pekerja sering dianggap sebagai berasingan daripada proses suai tugas, tetapi ia berkait rapat. Dalam beberapa cara, proses suai tugas bermula pada permulaan proses pengambilan, dengan menetapkan tanggapan yang baik dalam penerangan kerja yang jelas dan temu duga.
Tempoh antara penghantaran surat tawaran dan hari pertama pekerja baru dikenali sebagai “prakemasukan.” Semasa peringkat ini, anda akan menjawab sebarang soalan yang dikemukakan oleh pekerja baru sebelum mereka mula bekerja, terus berhubung dan pastikan mereka mempunyai semua yang diperlukan untuk hari pertama mereka.
2. Seminggu sebelum menyertai syarikat
Apabila tarikh mula pekerja baru semakin dekat, tiba masanya untuk menghantar kepada mereka kertas kerja yang berkaitan, dasar syarikat dan borang, serta mengatur peralatan dan akses mereka.
Pada peringkat ini anda akan:
- Hantar dokumen dan bahan yang berkaitan, seperti kontrak untuk ditandatangani dan buku panduan pekerja
- Hantar peralatan seperti komputer riba dan memuktamadkan sumber seperti akaun e-mel kerja dan akses rangkaian
- Sahkan maklumat peribadi mereka untuk ditambahkan pada sistem dalaman anda
- Jadualkan mesyuarat pengenalan dan panggilan induksi hari pertama anda
- Hantar e-mel alu-aluan dengan maklumat penting, seperti cara untuk ke pejabat jika mereka bekerja di tapak
3. Hari pertama
Tidak kira tahap pengalaman anda, hari pertama di tempat kerja baru boleh menjadi membebankan—terutama sekali kerana terdapat begitu banyak maklumat untuk diambil sekali gus.
Namun, pekerja baru lebih cenderung mengingati perasaan mereka pada hari pertama tersebut berbanding dengan perkara yang mereka ketahui. Terutama sekali untuk pekerja jarak jauh, satu demi satu mesyuarat maya pada hari pertama anda boleh mengakibatkan Lesu Zoom yang serius—bukan tanggapan pertama yang hebat! Tugas anda ialah memastikan hari pertama mereka menjadi pengalaman yang menyeronokkan bagi mereka serta menenangkan fikiran mereka.
Peranan HR di sini adalah untuk mengalu-alukan pemula baru sama ada secara maya atau bersemuka pada mesyuarat induksi, dan memastikan mereka mempunyai semua yang diperlukan. Selepas itu, anda boleh memperkenalkan mereka kepada pasukan terdekat, mengarahkan mereka ke mana-mana latihan yang perlu diselesaikan, dan membantu mereka dengan sebarang perkara praktikal seperti menyerahkan gambar profil untuk apl komunikasi mereka seperti Slack.
4. Minggu pertama
Penglibatan HR selepas hari pertama akan menjadi lebih lancar. Anda mungkin akan berhubung dengan pengurus pekerja baru untuk memastikan mereka mempunyai jadual yang munasabah pada minggu pertama mereka dan boleh mengakses alat atau perisian berkaitan yang diperlukan untuk peranan mereka. Anda mungkin mahu menjadualkan mesyuarat dengan pasukan lain dalam syarikat anda supaya mereka dapat memahami sepenuhnya cara setiap jabatan berfungsi dalam organisasi.
Anda juga mungkin membantu pekerja baru menjadualkan daftar masuk tetap atau bertemu secara 1:1 dengan pengurus barisan mereka, serta melakukan mesyuarat pendek untuk memastikan mereka menyesuaikan diri dengan baik.
5. 3-6 bulan pertama
Objektif HR dalam tempoh ini, bersama-sama dengan pengurus barisan atau penyelia pekerja baru, adalah untuk memastikan jangkaan dan realiti pekerja di syarikat anda sejajar.
Dengan pengurus barisan mereka, anda boleh berbincang tentang kemajuan pekerja, mana-mana bidang yang mereka fikir mereka memerlukan latihan tambahan, masalah, cita-cita atau matlamat kerjaya, dan pengalaman mereka tentang cara suai tugas itu dijalankan. Kemudian anda boleh bekerjasama dengan pengurus barisan mereka untuk memberi maklum balas dan bersetuju tentang tindakan yang boleh dilakukan oleh setiap pihak untuk memastikan pekerja baru menjadi ahli penting dalam keluarga organisasi.
Kesukaran yang biasa dihadapi dalam proses suai tugas
Beberapa kesukaran yang biasa dihadapi oleh pasukan HR dalam proses suai tugas termasuk:
- Kekurangan prakemasukan, menyebabkan pekerja baru berasa tidak bersedia dan berasa terbeban pada hari pertama mereka
- Mengabaikan maklum balas, membuatkan pekerja berasa tidak didengari dan tidak dihargai
- Maklumat berkualiti rendah atau tidak tepat untuk pekerja baru, yang menyebabkan kekeliruan atau kekecewaan
- Penerangan kerja yang mengelirukan dan jangkaan yang tidak jelas, menyebabkan pekerja baru berasa kebingungan atau tidak pasti tentang peranan mereka dalam syarikat
- Gagal untuk menunjukkan perisian yang berkaitan, menghalang keupayaan pekerja baru untuk menjalankan tugas mereka dengan berkesan
- Memberikan terlalu banyak maklumat dengan terlalu cepat, membebani pekerja baru dengan dokumen yang berlebihan
- Kurangnya pengenalan dan aktiviti pembinaan pasukan, membuatkan pekerja baru berasa terasing dan terputus hubungan daripada rakan sekerja mereka
Semua faktor ini boleh menyumbang kepada pengalaman suai tugas yang negatif dan akhirnya, menghasilkan pekerja yang menyendiri dan tidak bermotivasi.
Penting bagi syarikat untuk melaburkan masa dan sumber dalam mencipta proses suai tugas yang menyeluruh dan berkesan untuk memberi peluang kejayaan kepada pekerja baru mereka. Dengan berbuat demikian, mereka boleh memastikan peralihan yang lancar ke dalam peranan baru mereka dan memupuk persekitaran kerja yang positif dan produktif.
Cara untuk mempercepatkan proses suai tugas
Kita telah meneroka proses suai tugas dan membincangkan pelbagai orang dan bahan yang terlibat sepanjang proses tersebut. Tetapi apabila proses ini seringkali mengambil masa lebih lama daripada sepatutnya, apakah yang boleh anda lakukan untuk memperkemaskan proses tersebut?
Dropbox menawarkan set alat untuk membantu profesional HR mempercepatkan proses suai tugas pekerja baru. Ini membenarkan anda untuk:
- Sesuaikan dokumen dan templat dengan logo, fon, dan warna untuk penjenamaan yang konsisten di seluruh bahan suai tugas anda
- Uruskan dokumen penting dengan menjejaki paparan, memajukan dan muat turun dengan menggunakan DocSend
- Tambah baik masa pusingan dan automasikan aliran kerja dengan penjejakan maklumat dan peringatan terbina dalam menggunakan Dropbox Sign
- Kekal dikemas kini tentang kemajuan dalaman dengan penjejakan aktiviti fail dan pemberitahuan komen
- Bina reputasi yang boleh dipercayai dalam kalangan pekerja dan calon dengan melindungi maklumat sensitif pada setiap masa
Apabila digunakan sebagai sebahagian daripada aliran kerja HR anda, ciri ini dapat menjimatkan banyak masa agar anda dapat memberikan tumpuan kepada memupuk hubungan dengan rakan sekerja baru anda.
Jadikan proses suai tugas pekerja baru mudah
Dropbox menyediakan profesional HR dengan set alat dan sumber yang menyeluruh untuk memperkemaskan proses suai tugas bagi pekerja baru.
Dengan ciri seperti aliran kerja automatik, templat yang boleh disesuaikan, dan keupayaan perkongsian fail selamat, profesional HR boleh bekerjasama secara mudah dengan pengurus pengambilan pekerja dan memastikan peralihan yang lancar untuk pekerja baru.
Dengan menggunakan alat suai tugas Dropbox, profesional HR boleh menjimatkan masa, mengurangkan beban pentadbiran dan menyediakan pengalaman positif bagi pekerja baru semasa mereka berintegrasi ke dalam organisasi.