새로운 팀원을 채용할 때 원활하고 효율적인 온보딩 프로그램은 직원 경험을 완전히 다른 것으로 만들 수 있습니다. 실제로 BambooHR이 실시한 연구에서 직원의 89%는 효율적인 온보딩 프로세스가 회사에 소속감을 느끼게 하는 데 도움이 된다고 응답했습니다. 게다가 이러한 직원들은 비효율적인 온보딩을 경험한 직원들보다 전반적으로 업무에 만족하는 비율이 30배 높았습니다.
하지만 안타깝게도 모두가 긍정적인 온보딩을 경험하는 것은 아닙니다. Paychex가 실시한 설문조사에 따르면 소규모 회사에 근무하는 직원의 66%, 원격 근무자의 63%는 온보딩 이후 충분한 교육을 받지 못했다고 느꼈습니다. 또한, 직원의 약 1/3은 온보딩 프로세스가 혼란스럽다고 응답했죠.
전통적으로 종이 기반 온보딩은 HR 담당자들에게 과도한 업무 부담을 주었습니다. 또한, 이 방식은 원격 근무자의 온보딩에는 그리 효율적이지 않습니다. 프로세스의 속도를 높이고 관련된 모든 사람의 경험을 개선하려면 워크플로에 새롭고 지능적인 자동화 도구를 도입해야 합니다.
이 안내서에서는 신규 직원 온보딩에 관련된 다양한 단계가 무엇이고, 이 과정에서 HR 담당자들이 흔히 직면하는 문제는 무엇이며, 시간 절약 도구가 HR 담당자와 신규 직원의 온보딩 경험을 개선하는 데 어떤 도움이 되는지 살펴보도록 하겠습니다.
HR의 직원 온보딩 프로세스란?
온보딩은 새로 채용된 직원이 회사에 적응할 수 있도록 돕는 일련의 과정을 말합니다. 온보딩은 새로운 직원이 새로운 직장과 자신의 역할, 새로운 직무에서 요구되는 기대 수준을 이해하도록 도와줍니다.
온보딩은 신규 직원이 조직에 적응하고 회사 사람들과 조직 문화에 익숙해지도록 지원하는 중요한 프로세스입니다.
직원 온보딩은 왜 중요한가?
Brandon Hall Group이 실시한 연구에 따르면 탄탄한 온보딩 프로세스를 갖춘 기업은 직원 유지율을 82%, 생산성을 70% 이상 개선했습니다.
좋은 온보딩 프로세스는 신규 직원들이 앞으로의 경험에 대한 긍정적인 기대감을 갖게 하고 환영받는다는 느낌을 받게 하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그리고 신규 직원들이 회사에 더 빠르게 적응하고, 새로운 동료들과 관계를 맺고, 궁극적으로 새로운 직무를 잘 수행하는 데 도움이 되어야 하죠.
신규 직원 온보딩 프로세스의 단계
신규 직원 온보딩 프로세스는 조직에 따라 다르지만, 일반적으로는 다음과 같은 5단계로 이루어집니다.
1. 채용 단계 - 프리보딩
채용 과정은 보통 온보딩과는 별개로 취급되지만, 채용과 온보딩은 서로 밀접하게 연관되어 있습니다. 명확한 직무 설명과 면접을 통해 좋은 인상을 남겨야 한다는 점에서 채용 과정의 시작과 함께 온보딩 과정이 시작한다고 볼 수 있습니다.
입사 제안서를 발송한 시점부터 신규 직원이 처음으로 회사에 출근하는 날까지의 기간을 '프리보딩'이라고 부릅니다. 이 단계에서는 신규 직원이 본격적으로 일을 시작하기 전에 궁금해하는 질문에 답하고, 연락을 유지하고, 입사에 필요한 모든 정보를 제공하게 됩니다.
2. 입사 일주일 전
신규 직원의 입사일이 다가오면 관련 서류, 회사 정책, 양식을 전송하고 직원의 장비와 액세스를 준비해야 합니다.
이 단계에 수반되는 일은 다음과 같습니다.
- 서명할 계약서, 직원 핸드북 등의 관련 문서와 자료 전송
- 노트북 등의 장비를 보내고 회사 이메일 계정, 네트워크 액세스 등의 리소스 준비 마무리
- 사내 시스템에 입력할 개인정보 확인
- 오리엔테이션 일정과 입사 첫날 소개 시간 일정 잡기
- 출퇴근하는 직원의 경우 사무실 위치 등 중요한 정보가 포함된 환영 이메일 전송
3. 입사 첫날
경험이 얼마나 있든 새로운 회사에서의 첫날은 누구에게나 긴장되기 마련입니다. 특히 한 번에 많은 양의 정보를 습득해야 할 때는 더더욱 그렇습니다.
하지만 신규 직원들은 보통 입사 첫날에 무엇을 배웠는지보다는 어떤 느낌을 받았는지를 기억합니다. 특히 원격 근무자의 경우 입사 첫날부터 연달아 온라인 회의를 하게 되면 영상 회의에 대한 심각한 피로감을 느낄 수 있습니다. 좋은 첫인상을 주는 방법은 아니죠. 신규 직원이 입사 첫날에 기분 좋은 경험을 하고 편안함을 느끼게 하는 것은 HR 담당자의 임무입니다.
이 단계에서 HR 담당자가 해야 할 일은 대면 또는 비대면 방식의 오리엔테이션을 통해 신규 직원들을 환영하고 이들에게 필요한 모든 리소스가 제공되도록 하는 것입니다. 그다음, 신규 직원을 직속 팀에 소개하고, 이수해야 할 모든 교육 과정을 안내하는 한편, Slack 등의 커뮤니케이션 앱에 등록할 프로필 사진을 제출하는 등의 신규 직원이 처리해야 할 일에 도움을 줄 수 있습니다.
4. 입사 후 첫 주
입사 첫날이 지나면 HR팀의 관여는 조금 더 간접적인 관여로 바뀝니다. 신규 직원의 관리자와 연락하며 신규 직원의 첫째 주 업무 일정이 합리적인지 확인하고, 관련 도구나 직무에 필요한 소프트웨어에 액세스할 수 있는지 확인하는 것 등의 일을 하게 되죠. 회사 내 여러 팀이 참여하는 미팅을 주관해 신규 직원들이 각 부서의 기능을 완전히 이해하도록 지원할 수도 있습니다.
또한, 신규 직원이 직속 상사와 정기적인 대화나 일대일 미팅을 할 수 있는 시간을 마련하도록 도와주거나, 일반적인 연락을 유지하며 이들이 회사에 잘 적응하도록 지원할 수 있습니다.
5. 입사 후 첫 3~6개월
이 단계에서 HR의 목표는 신규 직원의 직속 상사 또는 관리자와 함께 신규 직원이 회사에 갖는 기대치와 실제 현실이 서로 부합하도록 만드는 것입니다.
직속 상사와 함께 신규 직원이 회사에 어떻게 적응하고 있고, 어떤 부분에서 추가적인 교육이 필요하며, 이들이 가진 이슈와 경력상의 포부, 목표는 무엇이고, 온보딩이 어떻게 진행되었는지에 대해 상의하세요. 그다음, 직속 상사와 협력해 피드백을 제공하고 신규 직원이 조직의 핵심 구성원이 되도록 하려면 각 당사자가 무엇을 해야 하는지에 대해 논의해 합의를 도출하세요.
온보딩 프로세스에서 직면하는 일반적인 고충
HR팀이 온보딩 프로세스에서 직면하는 일반적인 고충은 다음과 같습니다.
- 불충분한 프리보딩: 신규 직원이 입사 첫날에 준비가 덜 되고 힘에 부치는 느낌을 받을 수 있습니다.
- 피드백 무시: 직원들이 자신의 의견과 가치를 무시당한 듯한 느낌을 받을 수 있습니다.
- 신규 직원에 관한 질이 낮고 부정확한 정보: 혼란이나 좌절감으로 이어질 수 있습니다.
- 오해의 소지가 있는 직무 설명과 불명확한 기대치: 신규 직원이 무엇을 해야 할지 모르고 회사에서 본인의 역할에 대한 확신을 갖지 못할 수 있습니다.
- 관련 소프트웨어에 대한 시연의 부재: 신규 직원이 직무 수행 역량을 효과적으로 발휘하지 못할 수 있습니다.
- 너무 많은 정보를 너무 빠르게 전달: 신규 직원이 과도한 문서량을 감당하지 못할 수 있습니다.
- 부족한 소개와 팀 빌딩 활동: 신규 직원이 동료들로부터 고립되고 단절된 느낌을 받을 수 있습니다.
이러한 모든 요소는 신규 직원이 온보딩 경험을 부정적으로 느끼도록 만들고, 궁극적으로 직원의 참여도와 사기가 저하되는 결과를 낳습니다.
신규 직원이 회사와 업무에 잘 적응할 수 있도록 하려면 조직은 포괄적이고 효과적인 온보딩 프로세스를 구축하는 데 시간과 자원을 투자해야 합니다. 그러면 신규 직원이 새로운 직무에 순조롭게 적응하도록 지원하는 한편 긍정적이고 생산적인 업무 환경을 조성할 수 있습니다.
온보딩 프로세스의 속도를 높이는 방법
이제까지 온보딩 프로세스를 살펴보고 이 과정에 연관된 사람들과 자료에 대해 설명했습니다. 하지만 온보딩 프로세스에 소요되는 시간이 필요 이상으로 길어진다면 어떻게 해야 이 과정을 간소화할 수 있을까요?
Dropbox는 HR 담당자들이 빠르게 신규 직원을 온보딩할 수 있도록 지원하는 다양한 도구를 제공합니다. 이러한 도구를 사용하면 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다.
- 로고, 글꼴, 색상으로 문서와 템플릿을 맞춤 설정해 모든 온보딩 자료에서 일관적인 브랜딩을 유지할 수 있습니다.
- DocSend로 조회, 전달, 다운로드를 추적해 중요한 문서를 관리할 수 있습니다.
- Dropbox Sign의 정보 추적 기능과 내장된 리마인더 기능을 사용해 문서 회수 시간을 단축하고 워크플로를 자동화할 수 있습니다.
- 파일 활동 추적 기능과 댓글 알림 기능으로 언제나 최신 진행 상황을 확인할 수 있습니다.
- 민감한 정보를 언제나 안전하게 보호해 직원들과 지원자들 사이에서 좋은 평판을 구축할 수 있습니다.
이러한 기능을 HR 워크플로의 일환으로 사용하면 많은 시간이 절약되어 신규 직원들과의 관계를 발전시키는 데 더욱 집중할 수 있습니다.
신규 직원 온보딩 프로세스를 간소화하세요!
Dropbox는 HR 담당자들에게 신규 직원 온보딩 프로세스를 간소화해주는 도구와 리소스를 포괄적으로 제공합니다.
HR 담당자는 자동화된 워크플로, 맞춤형 템플릿, 안전한 파일 공유 등의 기능을 사용해 간편하게 채용 담당자와 협업하며 신규 직원이 새로운 직무에 순조롭게 적응하도록 지원할 수 있습니다.
Dropbox가 제공하는 온보딩 도구를 사용하면 시간을 절약할 수 있고, 사무적인 일의 부담이 줄어들며, 신규 직원이 조직에 적응하는 과정에서 긍정적인 경험을 제공할 수 있습니다.