Så uppnår du en snabbare HR-onboardingprocess för nya medarbetare

När du anställer nya teammedlemmar kan ett smidigt och effektivt onboardingprogram göra stor skillnad för medarbetarens upplevelse. Faktum är att forskning från BambooHR fann att 89 % av de anställda säger att en effektiv onboardingprocess hjälpte dem att känna sig väldigt engagerade på jobbet. Dessutom är dessa anställda 30 gånger mer benägna att känna övergripande arbetstillfredsställelse, jämfört med anställda som kände att de hade en ineffektiv onboardingupplevelse.

Men tyvärr har inte alla en fantastisk onboardingupplevelse. En undersökning av Paychex visade att anställda i små företag (66 %) och distansarbetare (63 %) känner sig underutbildade efter onboardingen. Dessutom tycker nästan en tredjedel av de anställda att onboardingprocessen är förvirrande.

Traditionell, pappersbaserad onboarding skapar en ganska stor arbetsbelastning för HR-specialister – och det är inte särskilt effektivt för distansanställda. För att påskynda processen och förbättra upplevelsen för alla inblandade bör nya och intelligenta automatiseringsverktyg introduceras i ditt arbetsflöde.

I den här artikeln kommer vi att titta på de olika stegen som ingår i att introducera en ny medarbetare, vanliga hinder som HR-specialister möter under processen och hur tidsbesparande verktyg kan förbättra onboardingen, både för dig och dina nya medarbetare.

Hur ser onboardingprocessen ut inom HR?

Onboarding är den process som görs för att introducera nyanställda medarbetare till ditt företag. Det hjälper nya medarbetare att förstå sin nya arbetsplats, sin roll och vad som förväntas av dem i den nya rollen.

Det är en nyckelprocess som hjälper till att integrera nyanställda i organisationen och få dem insatta i människorna och företagskulturen.

Varför är onboarding av anställda viktigt?

Enligt forskning från Brandon Hall Group förbättrar företag som har en stark onboardingprocess sin förmåga att behålla nyanställda med 82 % och produktiviteten med över 70 %.

En bra onboardingprocess kan hjälpa till att skapa goda förväntningar på den nyanställdes upplevelse av företaget och se till att hen känner sig välkommen. Processen ska hjälpa den nyanställde att komma tillrätta snabbare, skapa relationer med sina nya kollegor och få en bra start i sin nya roll.

Hur ser processen ut för onboarding av nyanställda?

Hur onboardingprocessen för nyanställda ser ut varierar från organisation till organisation. Men vanligtvis ingår följande fem steg:

1. Rekryteringsstadiet – preboarding

Rekryteringsprocessen separeras ofta från onboardingen, men de är nära sammankopplade. På sätt och vis startar onboardingen redan i början av rekryteringsprocessens, genom att ge ett gott intryck med tydliga arbetsbeskrivningar och intervjuer.

Tiden mellan att företaget skickar ut ett erbjudandebrev och den nyanställde arbetar sin första dag kallas ”preboarding”. Under detta skede kommer du att svara på alla frågor som den nyanställde har innan hen börjar, hålla kontakten och se till att hen har allt hen behöver för sin första dag.

2. Veckan innan anställningen startar

När den nyanställdes startdatum närmar sig är det dags att skicka relevanta dokument, företagets policyer och formulär, samt organisera utrustning och åtkomst.

I detta skede kommer du att:

• skicka relevanta dokument och material, såsom kontrakt att signera och personalhandböcker
• skicka utrustning, till exempel en bärbar dator, och få igång resurser som e-postkonto och nätverksåtkomst
• bekräfta personuppgifterna som ska läggas till i de interna systemen
• schemalägga introduktionsmöten och ett första dagen-samtal
• skicka ett välkomstmejl med viktig information, som hur den nyanställde tar sig till kontoret om hen arbetar på plats.

3. Första dagen

Oavsett din erfarenhetsnivå kan första dagen på ett nytt jobb vara överväldigande – särskilt eftersom det finns så mycket information att ta in samtidigt.

Men det är mer sannolikt att nya kollegor kommer ihåg hur de kände sig den första dagen snarare än vad de lärde sig. För distansarbetare kan det ena virtuella mötet efter det andra under den första dagen orsaka en rejäl Zoom-trötthet. Inte ett bra första intryck! Det är din uppgift att se till att första dagen blir en trevlig upplevelse och att de känner sig lugna när de går hem.

Här är det HR-avdelningens roll att välkomna den nyanställde antingen i ett virtuellt eller personligt introduktionsmöte och att se till att hen har allt hen behöver. Sedan kan du presentera personen för de närmsta kollegorna, informera om utbildningar som behöver göras och hjälpa till med praktikaliteter som att lägga till en profilbild i kommunikationsappar, som Slack.

4. Första veckan

Efter den första veckan kommer HR inte vara lika involverade längre. Du kommer troligtvis ha kontakt med den nyanställdes chef för att säkerställa att hen har ett fungerande schema under den första veckan och har åtkomst till relevanta verktyg eller program som behövs i rollen. Det kan vara bra att boka in möten med andra team i företaget så att den nyanställde får en djupare förståelse till hur varje avdelning fungerar inom organisationen.

Du kan även hjälpa den nyanställde att boka in regelbundna avstämningar eller personliga möten med sin linjechef, och ta ett snabbmöte för att stämma av så att hen kommit tillrätta.

5. De första 3–6 månaderna

Målet för HR under denna period är att tillsammans med den nyanställdes linjechef eller arbetsledare säkerställa att medarbetarens förväntningar och verklighet på företaget stämmer överens.

Med linjechefen kan du diskutera medarbetarens framsteg, vilka områden hen känner att hen behöver mer utbildning i, frågor, karriärambitioner eller mål och hur onboardingupplevelsen var för medarbetaren. Sedan kan du samarbeta med linjechefen för att lämna feedback och enas om vad var och en kan göra för att se till att den nyanställde blir en viktig medlem i organisationsfamiljen.

Vanliga svårigheter under onboardingprocessen

Några vanliga svårigheter som HR-team möter under onboardingen inkluderar:

• för lite preboarding, vilket gör att de nyanställda känner sig oförberedda och överväldigade på sin första dag
• att försumma feedback, vilket gör att medarbetarna känner sig ohörda och undervärderade
• lågkvalitativ eller felaktig information för nyanställda, som kan leda till förvirring och frustration
• vilseledande arbetsbeskrivningar och otydliga förväntningar, som gör att nya medarbetare känner sig vilsna eller osäkra på sin roll i företaget
• att inte visa relevanta program, vilket hindrar den nyanställde från att utföra sitt jobb effektivt
• att ge för mycket information för snabbt, vilket gör att den nyanställde drunknar i mängder av dokument
• att inte ha tillräckligt mycket introduktion och teamstärkande aktiviteter, vilket gör att nyanställda känner sig isolerade och frånkopplade från sina kollegor.

Alla dessa faktorer kan bidra till en negativ onboardingupplevelse och i slutändan resultera i en oengagerad och omotiverad medarbetare.

Det är viktigt för företag att lägga tid och resurser på att skapa en omfattande och effektiv onboardingprocess för att ge sina nyanställda de bästa förutsättningarna för framgång. Genom att göra detta kan de säkerställa att medarbetaren får en smidig övergång till sin nya roll och främja en positiv och produktiv arbetsmiljö.

Så uppnår du en snabbare onboardingprocess

Nu har vi utforskat onboardingprocessen och diskuterat de olika personerna och materialen som är involverade. Men vad kan du göra för att effektivisera processen när det ibland tar längre tid än det borde göra?

Dropbox erbjuder en uppsättning verktyg som hjälper HR-specialister att påskynda onboardingen av nyanställda. Med dessa verktyg kan du:

• anpassa dokument och mallar med logotyper, teckensnitt och färger för att hålla en konsekvent varumärkesprofilering för allt onboardingmaterial
• hantera viktiga dokument genom att spåra visningar, vidarebefordringar och nerladdningar med DocSend
• använda Dropbox Sign för att förbättra handläggningstiden och automatisera arbetsflöden med informationsspårning och inbyggda påminnelser
• hålla dig uppdaterad om interna framsteg med filaktivitetsspårning och meddelanden om kommentarer
• bygga ett pålitligt rykte bland anställda och kandidater genom att alltid skydda känslig information.

När dessa funktioner används som en del av HR-arbetsflödet sparar du mycket tid, så att du istället kan fokusera på att vårda relationerna med dina nya kollegor.

Gör onboarding av nyanställda till en enkel match

Dropbox förser HR-specialister med en omfattande uppsättning verktyg och resurser för att effektivisera onboardingprocessen för nyanställda.

Med funktioner som automatiserade arbetsflöden, anpassningsbara mallar och säkra fildelningsmöjligheter kan HR-specialister enkelt samarbeta med rekryterande chefer för att säkerställa en smidig övergång för de nyanställda.

Genom att använda Dropbox onboardingverktyg kan HR-specialister spara tid, minska den administrativa bördan och ge en positiv upplevelse för nyanställda när de integreras i organisationen.