Bij het aannemen van nieuwe teamleden kan een soepel en efficiënt onboardingprogramma een wereld van verschil maken voor de ervaring van de medewerker. Uit onderzoek van BambooHR blijkt zelfs dat 89% van de medewerkers zegt dat een effectief onboardingproces hen heeft geholpen zich zeer betrokken te voelen bij het werk. Bovendien hebben deze medewerkers een 30x grotere kans op algehele werktevredenheid in vergelijking met medewerkers die het gevoel hadden dat ze een ineffectieve onboardingervaring hadden.
Maar helaas heeft niet iedereen een geweldige onboardingervaring. Uit een onderzoek van Paychex blijkt dat medewerkers van kleine bedrijven (66%) en externe medewerkers (63%) zich na de onboarding onvoldoende voorbereid voelen. Bovendien vindt bijna een derde van de medewerkers het onboardingproces verwarrend.
Het traditionele, op papier gebaseerde onboardingproces zorgt voor een flinke werkdruk onder HR-professionals en het is niet erg efficiënt voor medewerkers op afstand. Om het proces te versnellen en de ervaring voor alle betrokkenen te verbeteren, moeten nieuwe en intelligente automatiseringstools worden geïntroduceerd in je workflow.
In dit artikel komen de verschillende stappen aan bod die komen kijken bij het onboarden van een nieuwe medewerker, veelvoorkomende obstakels waar HR-professionals tegenaan lopen tijdens dit proces en hoe tijdbesparende tools het onboarden voor jou en je nieuwe medewerkers kunnen verbeteren.
Wat houdt het onboardingproces van medewerkers voor HR in?
Onboarding is het proces waarbij je een nieuwe medewerker introduceert in je organisatie. Het helpt nieuwe medewerkers inzicht te krijgen in hun nieuwe werkplek, hun rol en wat er van hen wordt verwacht in hun nieuwe functie.
Het is een belangrijk proces dat nieuwe medewerkers helpt in je organisatie te integreren, ze wegwijs te maken in de bedrijfscultuur en ze kennis te laten maken met de mensen.
Waarom is de onboarding van medewerkers zo belangrijk?
Volgens onderzoek van de Brandon Hall Group verbeteren bedrijven met een sterk onboardingproces de retentie van nieuwe medewerkers met 82% en de productiviteit met meer dan 70%.
Een goed onboardingproces kan helpen om heldere verwachtingen te scheppen over de ervaring van de nieuwe medewerker bij je bedrijf en ervoor zorgen dat hij of zij zich welkom voelt. Het proces moet hen helpen sneller te wennen, relaties op te bouwen met hun nieuwe collega's en uiteindelijk voortvarend aan de slag te gaan in hun nieuwe rol.
Hoe ziet het onboardingproces voor nieuwe medewerkers eruit?
Het onboardingproces voor nieuwe medewerkers verschilt per organisatie. Meestal bestaat het echter uit de volgende vijf stappen:
1. De wervingsfase – preboarding
Het wervingsproces staat vaak los van de onboarding, maar is er nauw mee verbonden. In sommige opzichten begint onboarding helemaal aan het begin van het wervingsproces, namelijk met het maken van een goede indruk door middel van duidelijke functiebeschrijvingen en sollicitatiegesprekken.
De periode tussen het verzenden van een aanbiedingsbrief en de eerste dag van de nieuwe medewerker staat bekend als 'preboarding'. In deze fase beantwoord je alle vragen van de nieuwe medewerker voordat deze begint, houd je contact en zorg je ervoor dat de nieuwe medewerker alles heeft wat hij of zij nodig heeft voor hun eerste dag.
2. De week voordat je begint
Nu de startdatum van de nieuwe medewerker nadert, is het tijd om het relevante papierwerk, het bedrijfsbeleid en de formulieren toe te sturen, en de apparatuur en toegang te regelen.
In deze fase:
- stuur je relevante documenten en materialen toe, zoals te ondertekenen contracten en personeelshandboeken
- stuur je apparatuur toe, zoals een laptop en regel je andere zaken, zoals een zakelijk e-mailaccount en netwerktoegang
- bevestig je de persoonlijke gegevens die aan je interne systemen moeten worden toegevoegd
- plan je kennismakingsgesprekken en je introductiegesprek op de eerste dag
- stuur je een welkomstmail met belangrijke informatie, zoals de route naar kantoor, als de medewerker op locatie gaat werken
3. De eerste dag
Het maakt niet uit hoeveel ervaring je hebt, de eerste dag bij een nieuwe baan kan overweldigend zijn, vooral omdat er zoveel informatie in één keer op je afkomt.
Maar nieuwe medewerkers zullen zich eerder herinneren hoe ze zich voelden op die eerste dag dan wat ze hebben geleerd. Vooral voor externe medewerkers kan de ene virtuele vergadering na de andere op de eerste dag ernstige Zoom-vermoeidheid veroorzaken – geen geweldige eerste indruk! Aan jou de taak om ze gerust te stellen en ervoor te zorgen dat hun eerste dag een plezierige ervaring wordt.
De rol van HR is hierin om de nieuwe starter virtueel of persoonlijk te verwelkomen tijdens een introductiegesprek en ervoor te zorgen dat ze alles hebben wat ze nodig hebben. Vervolgens kun je ze voorstellen aan hun directe team, ze de weg wijzen naar eventuele trainingen die ze moeten volgen en ze helpen met praktische zaken zoals het indienen van een profielfoto voor hun communicatie-apps zoals Slack.
4. De eerste week
De betrokkenheid van HR zal na de eerste dag minder uitgesproken zijn. Je onderhoudt waarschijnlijk contact met de manager van de nieuwe starter om ervoor te zorgen dat hij of zij tijdens de eerste week een redelijk schema heeft en toegang tot de relevante tools of software die nodig zijn voor de functie. Misschien wil je vergaderingen plannen met andere teams in je bedrijf, zodat ze volledig begrijpen hoe elke afdeling binnen de organisatie functioneert.
Je kunt de nieuwe medewerker ook helpen bij het plannen van regelmatige contactmomenten of een-op-eengesprekken met hun manager, en gewoon af en toe even contact opnemen om er zeker van te zijn dat ze zich op hun gemak voelen.
5. De eerste 3-6 maanden
Tijdens deze periode is het doel van HR om er, samen met de manager of supervisor van de nieuwe medewerker, voor te zorgen dat de verwachtingen van de medewerker en de realiteit binnen je bedrijf op elkaar zijn afgestemd.
Met hun lijnmanager kun je de voortgang van de medewerker bespreken, evenals eventuele gebieden waarvoor ze extra training nodig hebben, problemen, carrièreambities of -doelen en hoe ze de onboarding hebben ervaren. Je kunt dan samenwerken met hun lijnmanager om feedback te geven en afspraken te maken over wat de partijen kunnen doen om ervoor te zorgen dat de nieuwe medewerker een belangrijk onderdeel wordt van de organisatie.
Veelvoorkomende problemen met het onboardingproces
Enkele veelvoorkomende problemen waar HR-teams mee te maken krijgen bij onboarding zijn:
- een gebrek aan pre-boarding, waardoor nieuwe medewerkers zich op de eerste dag onvoorbereid en overweldigd voelen
- het negeren van feedback, waardoor medewerkers zich ongehoord en niet gewaardeerd voelen
- onduidelijke of onnauwkeurige informatie voor nieuwe medewerkers, wat leidt tot verwarring of frustratie
- misleidende functieomschrijvingen en onduidelijke verwachtingen, waardoor nieuwe medewerkers zich niet thuis voelen of onzeker zijn over hun rol in het bedrijf
- het niet uitleggen van de relevante software, waardoor de nieuwe medewerker de functie niet effectief kan vervullen
- te snel te veel informatie, waardoor de nieuwe medewerker wordt bedolven onder een lawine aan documentatie
- een gebrek aan introducties en teambuildingactiviteiten, waardoor nieuwe medewerkers zich geïsoleerd en niet verbonden voelen met hun collega's
Al deze factoren kunnen bijdragen aan een negatieve onboardingervaring en uiteindelijk resulteren in een niet-betrokken en ongemotiveerde medewerker.
Het is van cruciaal belang voor bedrijven om tijd en middelen te investeren in het creëren van een uitgebreid en effectief onboardingproces om hun nieuwe medewerkers klaar te stomen voor succes. Zo kunnen ze zorgen voor een soepele overgang naar hun nieuwe rol en een positieve, productieve werkomgeving.
Het onboardingproces versnellen
We hebben het onboardingproces verkend en het gehad over de verschillende mensen en materialen die erbij zijn betrokken. Maar als dit vaak langer duurt dan nodig is, wat kun je dan doen om het proces te stroomlijnen?
Dropbox biedt een reeks tools waarmee HR-professionals de onboarding van nieuwe medewerkers kunnen versnellen. Hiermee kun je:
- documenten en sjablonen aanpassen met logo's, lettertypen en kleuren voor een consistente branding in al je onboardingmateriaal.
- belangrijke documenten beheren door weergaven, doorsturen en downloads bij te houden met DocSend
- de doorlooptijd verbeteren en workflows automatiseren met het volgen van informatie en ingebouwde herinneringen met Dropbox Sign
- op de hoogte blijven van de interne voortgang met het volgen van bestandsactiviteit en meldingen van opmerkingen
- een betrouwbare reputatie opbouwen bij medewerkers en kandidaten door gevoelige informatie te allen tijde te beschermen
Wanneer je deze functies gebruikt als onderdeel van je HR-workflow, besparen ze je aanzienlijk veel tijd, zodat je je kunt richten op het onderhouden van de relatie met je nieuwe collega's.
Het onboarden van nieuwe medewerkers: een fluitje van een cent
Dropbox biedt HR-professionals een uitgebreide set tools en hulpmiddelen om het onboardingproces voor nieuwe medewerkers te stroomlijnen.
Met functies zoals geautomatiseerde workflows, aanpasbare sjablonen en mogelijkheden tot het delen van beveiligde bestanden kunnen HR-professionals eenvoudig samenwerken met wervingsmanagers en zorgen voor een soepele overgang voor nieuwe medewerkers.
Door gebruik te maken van de onboardingtools van Dropbox kunnen HR-professionals tijd besparen, de administratieve last verminderen en nieuwe medewerkers een positieve ervaring bieden bij hun integratie in de organisatie.