Slik kan HR-team effektivisere innføringsprosessen for nyansatte.

Når du skal ansette nye teammedlemmer, vil en smidig og effektiv innføringsprosess sørge for at de får en så god opplevelse som mulig. Forskning utført av BambooHR viser faktisk at 89 % av ansatte sier at en effektiv innføringsprosess fikk dem til å føle seg mer engasjerte på jobb. I tillegg er det 30 ganger mer sannsynlig at disse ansatte vil føle seg tilfreds i jobben, sammenlignet med ansatte som opplevde innføringsprosessen som ineffektiv.

Dessverre sitter ikke alle igjen med et like godt inntrykk av innføringsprosessen sin. En undersøkelse utført av Paychex fant at ansatte i små selskaper (66 %) og fjernarbeidere (63 %) ikke følte de hadde fått tilstrekkelig med opplæring etter innføringen. I tillegg synes nesten én tredjedel av de ansatte at innføringen var forvirrende.

Tradisjonell, papirbasert innføring skaper en ganske tung arbeidsflyt for HR-ansatte, og det er heller ikke særlig effektivt for fjernarbeidere. For å effektivisere prosessen og forbedre opplevelsen for alle de involverte bør nye og intelligente automatiseringsverktøy bli en del av arbeidsflyten.

I denne artikkelen skal vi se nærmere på hva innføring av nyansatte innebærer, vanlige utfordringer HR-ansatte opplever i løpet av prosessen og hvordan tidsbesparende verktøy kan forbedre innføringen for både deg og de nyansatte.

Hva er innføringsprosessen for nyansatte i HR?

Innføringsprosessen introduserer nyansatte for bedriften. Prosessen hjelper de nye medarbeiderne med å forstå den nye arbeidsplassen sin, rollen de har og hva som forventes av dem i den nye stillingen.

Det er en viktig prosess som bidrar til å integrere de nye medarbeiderne i organisasjonen og informerer dem om bedriftens kultur og de andre ansatte.

Hvorfor er innføringen av ansatte så viktig?

I følge undersøkelser utført av Brandon Hall Group opplever selskaper med gode innføringsprosesser 82 % høyere medarbeiderbevaring og 70 % økt effektivitet.

En god innføringsprosess gir den nyansatte positive forventninger til selskapet ditt og sørger for at de føler seg velkommen. Prosessen skal bidra til at de finner seg til rette raskere, utvikler gode relasjoner til de nye kollegene sine og føler seg engasjert i den nye rollen sin.

Hvordan foregår innføringsprosessen for nyansatte?

Innføringsprosessen for nyansatte varierer fra organisasjon til organisasjon. Likevel involverer prosessen som regel de følgende fem trinnene:

1. Rekrutteringsstadiet – før innføringen begynner

Ansettelsesprosessen ses gjerne på som en egen prosess, men den henger tett sammen innføringsprosessen. Innføringen begynner på en måte allerede i starten av ansettelsesprosessen, hvor den nyansatte får et godt inntrykk i form av en tydelig jobbeskrivelse og gjennomførte intervjuer.

Perioden fra et tilbud gis til den nyansatte er på plass første dag, kalles den innledende fasen. I denne fasen svarer du på spørsmål som den nyansatte har før de starter, holder kontakten med dem og sørger for at de har alt de trenger til den første dagen sin.

2. Uken før oppstart

Når den første dagen til den nyansatte nærmer seg, er det tid for å sende dem relevant papirarbeid, selskapets retningslinjer og skjemaer samt organisere utstyret og fikse tilgangen deres.

I denne fasen gjør du følgende:

• sender dem relevante dokumenter og materiale, som kontrakter som skal signeres og håndbøker
• sender dem relevant utstyr, som en bærbar datamaskin og konfigurerte ressurser slik som en jobb-e-postkonto og nettverkstilgang
• bekrefter personopplysningene deres som skal legges til i det interne systemet
• planlegger introduksjonsmøter og en samtale for den første dagen
• sender dem en velkomst-e-post med viktig informasjon, slik som hvordan de finner kontoret hvis de skal jobbe på stedet

3. Den første dagen

Uansett hvor erfaren du er, kan den første dagen i en ny jobb være overveldende – spesielt fordi du blir gitt så mye informasjon på en gang.

Sannsynligvis vil nyansatte huske selve følelsen de hadde den første dagen, snarere enn det de lærte. Spesielt for fjernarbeidere kan det ene virtuelle møtet etter det andre den første dagen føre til en Zoom-overdose – noe som ikke skaper et godt førsteinntrykk. Det er din jobb å sørge for at den første dagen blir en positiv opplevelse for den nyansatte, slik at de kan senke skuldrene.

HR-ansattes rolle her er å ønske den nyansatte velkommen enten virtuelt eller ansikt til ansikt i et introduksjonsmøte, og sørge for at de har alt de trenger. Deretter kan du introdusere dem for teamet sitt, henvise dem til opplæringer de må fullføre og hjelpe dem med eventuelle praktiske oppgaver, som å sende inn et profilbilde for kommunikasjonsappene de skal bruke, slik som Slack.

4. Den første uken

Etter den første dagen er HR-avdelingens rolle noe mindre. Du kommer sannsynligvis til å ha kontakt med den nyansattes leder for å sørge for at de har en overkommelig timeplan den første uken og har tilgang til relevante verktøy og programvarer. Det kan også være lurt å planlegge møter med noen av de andre teamene i selskapet slik at den nyansatte forstår hvilken rolle hver avdeling har i organisasjonen.

En annen ting som kan være lurt, er å hjelpe den nyansette med å planlegge regelmessige personlige møter med linjelederen sin, samt å ta kontakt bare for å høre at de har det greit.

5. De første 3–6 månedene

Målet til HR-avdelingen i denne perioden, i tillegg til linjelederen eller veilederen, er å sørge for at forventingene den nyansatte har til bedriften, stemmer overens med virkeligheten.

Sammen med linjelederen kan du diskutere fremgangen til den ansatte, områder de føler de trenger mer opplæring i, problemer, ambisjoner eller mål, og hvordan de opplevde innføringsprosessen. Deretter kan du samarbeide med linjelederen om å gi tilbakemeldinger og bli enige om hva dere kan gjøre for at den nyansatte skal bli en viktig del av organisasjonen.

Vanlige utfordringer under innføringsprosessen

Her er noen vanlige utfordringer som HR-team opplever under innføringsprosessen:

• Mangel på en innledende fase, som fører til at de nyansatte føler seg uforberedt og overveldet den første dagen.
• Ignorerte tilbakemeldinger, som gjør at de ansatte ikke føler seg hørt eller verdsatt.
• Feil eller dårlig informasjon, som fører til forvirring eller frustrasjon.
• Misvisende jobbeskrivelse og uklare forventninger, som gjør at de ansatte føler seg usikre på hvilken rolle de har i selskapet.
• Manglende demonstrasjoner av relevant programvare, som gjør at den nyansatte ikke kan utføre jobben sin effektivt.
• For mye informasjon på en gang, som gjør at den nyansatte føler seg overbelastet.
• Mangel på introduksjoner og teambuildingaktiviteter, som gjør at den nyansatte føler seg isolert fra kollegene sine.

Alle disse faktorene kan gi en negativ opplevelse av innføringsprosessen og dermed resultere i uengasjerte og umotiverte ansatte.

Det er svært viktig at selskaper investerer tid og ressurser i å skape en grundig og effektiv innføringsprosess, slik at nyansatte har større sjanse for å lykkes. På denne måten kan de sørge for en mer smidig overgang til den nye rollen samt skape et positivt og produktivt arbeidsmiljø.

Slik effektiviserer du innføringsprosessen

Vi har sett nærmere på innføringsprosessen og diskutert personene og materialene som inngår i den. Prosessen tar som regel lengre tid enn den burde, så hvordan kan du effektivisere den?

Dropbox tilbyr en pakke med verktøy som hjelper HR-ansatte med å effektivisere innføringsprosessen for nyansatte. Med disse verktøyene kan du gjøre følgende:

• tilpasse dokumenter og maler med logoer, skrifttyper og farger slik at alle innføringsmaterialene får en helhetlig varemerkeprofilering
• administrere viktige dokumenter ved å spore visninger, videresendinger og nedlastninger med DocSend
• bruke Dropbox Sign til å forkorte behandlingstiden og automatisere arbeidsflytene med informasjonssporing og innebygde påminnelser
• følge med på den interne fremgangen ved å spore filaktivitet og kommentarvarsler
• skape et tillitsfullt miljø blant de ansatte og kandidatene ved å alltid beskytte sensitive opplysninger

Ved å innlemme disse funksjonene i HR-arbeidsflyten sparer du masse tid slik at du heller kan fokusere på å styrke forholdet til de nye kollegene dine.

Gjør det enkelt å innføre nyansatte

Dropbox gir HR-ansatte et komplett sett med verktøy og ressurser som effektiviserer innføringsprosessen for nyansatte.

Med funksjoner som automatisert arbeidsflyt, redigerbare maler og sikker fildeling, kan HR-ansatte enkel samarbeide med ansettelsesledere for å sikre en smidig overgang for de nyansatte.

Ved hjelp av Dropbox sine innføringsverktøy kan HR-ansatte spare tid, redusere den administrative belastningen og sørge for at nyansatte får en positiv opplevelse når de integreres i organisasjonen.