チーム メンバーを新たに採用する際、オンボーディング プログラムがスムーズかつ効率的であれば、社員のエクスペリエンスに大きな違いが生じる可能性があります。実際、BambooHR の調査によると、社員の 89 % が、オンボーディング プロセスが効果的だったことで仕事への熱意が高まったと回答しています。さらに、このような社員は、オンボーディングが効果的でなかったと感じた社員に比べて、全体的な仕事への満足感が得られる可能性が 30 倍高くなります。
しかし、残念ながら、誰もが素晴らしいオンボーディングを経験できるわけではありません。Paychex の調査によると、中小企業の社員（66 %）とリモート ワーカー（63 %）は、オンボーディング後のトレーニング不足を感じていることがわかりました。さらに、社員のほぼ 3 分の 1 がオンボーディング プロセスにわかりにくさを感じています。
従来の書類中心のオンボーディングは、人事担当者にかなりの負担をかけ、リモート社員にとってはあまり効率的ではありません。プロセスをスピードアップし、関係者全員のエクスペリエンスを向上させるには、新しいインテリジェントなオートメーション ツールをワークフローに導入する必要があります。
この記事では、新入社員のオンボーディングに必要なさまざまな手順、このプロセスで多くの人事担当者が直面する障害、時間節約ツールによるオンボーディングの改善が企業と新入社員にとってどのように役立つかについて説明します。
人事部門における社員のオンボーディング プロセスとは
オンボーディングとは、新たに採用した社員にビジネスの手ほどきをするプロセスのことです。新入社員が新しい職場や自分の役割を把握し、新しい役職で自分に何が期待されているかを理解するのに役立ちます。
これは、新入社員を組織に受け入れ、人材や企業文化についての理解を深めてもらうための重要なプロセスです。
社員のオンボーディングが重要である理由
Brandon Hall Group の調査によると、強固なオンボーディング プロセスを持つ企業では、新入社員の定着率が 82 % 向上し、生産性が 70 % 以上向上します。
オンボーディング プロセスが適切であれば、新入社員に会社での経験に対する良い期待を持たせ、歓迎されていると感じてもらうために役立ちます。このプロセスを経ることで、社員は職場に早く馴染み、新しい同僚との関係を築き、最終的には新しい役割にすぐに全力で取り組めるようになるはずです。
新入社員をオンボーディングするプロセスとは
新入社員のオンボーディング プロセスは組織によって異なりますが、一般的には次の 5 つのステップが必要です。
1. 採用段階 — プレボーディング
採用プロセスはオンボーディングとは別のものと考えられることが多いですが、両者は密接に関連しています。ある意味、オンボーディングは採用プロセスの第一歩で、明確な職務内容や面接で良い印象を与えることから始まります。
内定通知書の送付から新入社員の入社初日までの期間は「プレボーディング」と呼ばれます。この段階では、入社前の新入社員からの質問に答え、連絡を取り合い、初日に必要なものがすべて揃っているかどうかを確認します。
2. 入社前 1 週間
新入社員の入社日が近づいたら、関連書類や、会社の各種方針、書式を送付し、備品やアクセス権の用意をする必要があります。
この段階では、次のことを行います。
- 署名をもらう契約書や社員ハンドブックなどの関連文書や資料を送付する
- ノート パソコンなどの機器を送付し、仕事用のメール アカウントやネットワーク アクセスなどのリソースの準備を終える
- 社内システムに追加する個人情報を確認する
- 初顔合わせのミーティングと初日の就任式の召集スケジュールを設定する
- オンサイトで勤務する場合のオフィスへの道順など、重要な情報を記載したウェルカム メールを送信する
3. 初日
どのくらい経験を積んでいても、新しい仕事を始めるときの緊張感は並大抵ではないかもしれません。特に初日は、一度に大量の情報を把握しなければならないのでなおさらです。
しかし、新入社員は、何を学んだかよりも、勤務初日にどう感じたかを覚えていることが多いのです。特にリモート ワーカーの場合、初日にバーチャル会議が続くと深刻な Zoom 疲れを起こすことがあり、第一印象が悪くなります。皆さんの仕事は、勤務初日を楽しい経験にして、社員に安心してもらうことです。
ここでの人事の役割は、バーチャルまたは対面で就任式を開いて新入社員を歓迎し、必要なものがすべて揃っているか確認することです。その後、新入社員を直属のチームに紹介し、受けてもらうトレーニングの指示を伝え、Slack のようなコミュニケーション アプリで使うプロフィール写真の提出など、実用的な面でサポートできます。
4. 最初の 1 週間
初日以降、人事はより細々したことが必要になります。おそらく、新入社員の上司と連携して、最初の 1 週間は無理のないスケジュールを確保し、職務に必要な関連ツールやソフトウェアにアクセスできるようにすることになるでしょう。社内の他のチームとのミーティング予定を組み、各部門が組織内でどのように機能しているかを十分に理解してもらうのがよいかもしれません。
また、直属の上司による定期的なフォローアップや新入社員との個別面談のスケジューリングを手伝い、日常的な連絡を取るなどして、うまく職場に馴染んでいるかどうかを確認することもできます。
5. 最初の 3～6 か月
この時期に人事が行う仕事は、新入社員の直属の上司や管理職とともに、社員の期待と会社での現実が一致するように図ることです。
直属の上司とともに、社員の仕事のはかどり具合や、追加のトレーニングが必要だと感じている分野、問題点、キャリアに関する野心や目標、オンボーディングから社員が得た経験などについて話し合うことができます。その後、直属の上司と協力してフィードバックを提供し、新入社員が組織ファミリーの重要な一員となるために各当事者ができることについて合意します。
オンボーディング プロセスでよくある問題
オンボーディングにありがちな人事の問題には、次のようなものがあります。
- 入社前の準備不足：新入社員は初日に準備不足を感じ、重圧感を覚える
- フィードバックの軽視：社員は自分の意見が聞き入れられず、評価されていないと感じる
- 低品質または不正確な情報：新入社員の混乱や不満につながる
- 誤解を招く職務内容や不明確な期待：新入社員は社内での自分の役割に迷いや不安を感じる
- 関連ソフトウェアのデモ不足：新入社員が効果的に職務を遂行する妨げになる
- 過剰で性急な情報提供：新入社員はあふれるほど膨大な書類を押し付けられる
- 新入社員の紹介やチーム ビルディング活動の欠如：新入社員は同僚から孤立し、疎外感を覚える
このような要因はすべてネガティブなオンボーディング体験につながり、最終的には社員が熱意を失ってモチベーションが低下する結果となる可能性があります。
企業は、新入社員を成功に導くために、包括的かつ効果的なオンボーディング プロセスの作成に時間とリソースを投資することがきわめて重要です。そうすれば、新入社員をスムーズに新しい職務に就かせ、前向きで生産的な職場環境を育むことができます。
オンボーディング プロセスをスピードアップするには
オンボーディング プロセスを検討し、プロセス全体にかかわるさまざまな人々や資料について説明しました。ところで、このプロセスで必要以上に時間がかかることが多い場合、それを効率化するにはどうすればよいでしょうか。
Dropbox は、人事担当者が新入社員のオンボーディングをスピードアップするための一連のツールを用意しています。それを利用すれば、次のようなことが可能です。
- ロゴ、フォント、色を使ってドキュメントやテンプレートをカスタマイズし、オンボーディング資料全体で一貫したブランドを実現する
- DocSend で閲覧、転送、ダウンロードを追跡し、重要なドキュメントを管理する
- Dropbox Sign を使用した情報追跡と組み込みのリマインダー機能により、署名に要する時間を短縮し、ワークフローを自動化する
- ファイル アクティビティの追跡とコメント通知で社内の進捗を常に把握する
- 機密情報を常に保護することで、社員や採用候補者の間で信頼できる会社としての評判を高める
人事ワークフローの一環としてこれらの機能を利用すれば、時間を大幅に節約できるため、新たに同僚になった社員との関係を育むことに集中できます。
新入社員のオンボーディングを簡単に
Dropbox は、人事担当者が新入社員のオンボーディング プロセスを効率化するための包括的なツール セットとリソースを提供しています。
ワークフローの自動化、カスタマイズ可能なテンプレート、安全なファイル共有などの機能により、人事担当者は採用責任者と簡単に連携し、新入社員がスムーズに職場に馴染めるようにすることができます。
Dropbox のオンボーディング ツールを活用すれば、人事担当者は時間を節約し、管理の負担を軽減し、新入社員を組織に受け入れる際にポジティブな体験を提供できます。