A la hora de contratar a nuevos miembros del equipo, un programa de incorporación fluido y eficiente puede marcar la diferencia en la experiencia del empleado. De hecho, en un estudio llevado a cabo por BambooHR se constató que el 89 % de los empleados afirma que un proceso de incorporación eficaz les ayudó a sentirse muy comprometidos en el trabajo. Además, estos empleados tienen una probabilidad 30 veces mayor de sentir satisfacción con su trabajo en general, en comparación con los empleados que consideraron que su experiencia de incorporación no era eficaz.
No obstante, desafortunadamente, no todos tienen una buena experiencia en el proceso de incorporación. Una encuesta de Paychex descubrió que los empleados de pequeñas empresas (66 %) y los trabajadores remotos (63 %) no se sienten del todo seguros después de la formación. Asimismo, casi un tercio de los empleados considera que el proceso de incorporación es confuso.
La incorporación tradicional centrada en los documentos en papel crea bastante carga de trabajo a los profesionales de RR. HH., y no es un muy eficiente para los empleados remotos. Para acelerar el proceso y mejorar la experiencia de todos los participantes, se recomienda incluir herramientas de automatización nuevas e inteligentes en tu flujo de trabajo.
En este artículo, exploraremos los diferentes pasos involucrados en la incorporación de un nuevo empleado, barreras habituales a las que se enfrentan los profesionales de RR. HH. durante este proceso y cómo las herramientas pueden mejorar la incorporación y ahorrarte tiempo a ti y a tus nuevos empleados.
¿Qué es un proceso de incorporación de empleados en RR. HH.?
La incorporación es el proceso que consiste en presentar tu negocio a los empleados recién contratados. Ayuda a los nuevos empleados a conocer su nuevo espacio de trabajo, su cargo y lo que se espera de estas personas en su nuevo puesto.
Es un proceso clave que ayuda a integrar nuevos empleados en tu organización y a ponerlos al día sobre las personas y la cultura de la empresa.
¿Por qué es importante la incorporación de empleados?
Según una investigación de Brandon Hall Group, las empresas con un proceso de incorporación sólido mejoran su retención de nuevos empleados en un 82 % y la productividad en más de un 70 %.
Un buen proceso de incorporación puede ayudar a definir unas expectativas altas en la experiencia de los nuevos empleados de tu empresa, y aseguran que se sientan bienvenidos. El proceso debería ayudarlos a adaptarse más rápido, entablar relaciones con sus nuevos compañeros y, en última instancia, arrancar con buen pie en su nuevo puesto.
¿En qué consiste el proceso para incorporar nuevos empleados?
El proceso de incorporación de empleados varía según la organización. No obstante, normalmente incluye los cinco pasos siguientes:
1. La fase de contratación previa a la incorporación
El proceso de contratación suele verse como un proceso diferente de la incorporación, pero están estrechamente relacionados. De alguna manera, la incorporación comienza desde los primeros momentos del proceso de contratación, dando buena impresión con descripciones y entrevistas de trabajo claras.
El periodo entre enviar una carta de oferta y el primer día del empleado es considerado la fase previa a la incorporación. Durante esta fase, se responde a las preguntas que tenga el nuevo empleado antes de que comience a trabajar, se está en contacto con frecuencia y hay que asegurarse de que tiene todo lo que necesita para su primer día.
2. La semana antes de la incorporación
Según se acerca la fecha de inicio del nuevo empleado, es el momento de enviarle la documentación pertinente, las políticas de la empresa y los formularios, así como de organizar su equipo y el acceso.
En esta fase, se procede a hacer lo siguiente:
- Enviar documentación y materiales relevantes (p. ej., contratos para firmar y manuales para empleados)
- Mandar equipos (p. ej., portátiles) y poner a punto recursos (p. ej., cuenta de correo profesional y acceso a la red)
- Confirmar que su información personal se añade a los sistemas internos
- Programar reuniones de presentación y la llamada de incorporación del primer día
- Enviar un correo de bienvenida con la información importante (p. ej., cómo llegar a la oficina si el trabajo es presencial)
3. El primer día
No importa tu nivel de experiencia, el primer día en un nuevo trabajo puede ser abrumador, especialmente porque hay mucha información que asimilar de golpe.
No obstante, es más probable que los nuevos empleados recuerden cómo se sintieron el primer día que lo que aprendieron. Especialmente en el caso de los empleados remotos, una reunión virtual tras otra el primer día puede provocar un gran agotamiento de Zoom, y no es una gran primera impresión. Tu trabajo consiste en asegurarte de que el primer día sea agradable para ellos y en tranquilizarlos.
El papel de RR. HH. aquí es dar la bienvenida al nuevo empleado, ya sea presencial o virtualmente, mediante una reunión de incorporación y asegurarse de que tiene todo lo que necesita. A continuación, puedes presentarle a su equipo inmediato, indicarle cualquier formación que deba completar y ayudarle con cualquier elemento práctico, (p. ej., poner una foto de perfil en su aplicación de comunicación, como Slack).
4. La primera semana
La participación de RR. HH. tras el primer día será más sutil. Probablemente te comunicarás con el responsable del nuevo empleado para asegurarte de que tenga un horario razonable durante la primera semana y pueda acceder a las herramientas o al software necesarios para su desempeño. Es posible que quieras celebrar reuniones con otros equipos de la empresa para que pueda entender por completo cómo funciona cada departamento de la organización.
Quizás también ayudes al nuevo empleado a organizar reuniones de seguimiento regulares o individuales con su superior y, en general, estar en contacto para asegurarte de que se adapta correctamente.
5. Los primeros 3-6 meses
El objetivo de RR. HH. durante este periodo, así como el del responsable o supervisor del nuevo empleado, es asegurar que las expectativas del empleado y la realidad de tu empresa estén alineadas.
Con su superior directo, puedes hablar del progreso del empleado, de cualquier área para la que considera que necesita más formación, problemas, ambiciones u objetivos profesionales y cómo fue la experiencia de incorporación para ellos. Después, puedes trabajar con su superior intercambiando comentarios y acordando qué debe hacer cada parte para garantizar que el nuevo empleado se convierta en un miembro fundamental de la organización.
Dificultades habituales del proceso de incorporación
Algunas dificultades habituales que afrontan los equipos de RR. HH. con las incorporaciones son las siguientes:
- Falta de preparación de la incorporación, que hace que los nuevos empleados se sientan faltos de preparación y abrumados en su primer día
- Descuidar los comentarios, que hace que los empleados no se sientan escuchados ni valorados
- Información de mala calidad o inexacta para los nuevos empleados, que genera confusión o frustración
- Descripciones de trabajo engañosas y expectativas poco claras, que hacen que los nuevos empleados se sientan perdidos o inseguros en su nuevo puesto en la empresa
- No mostrar el software relevante, lo que dificulta la capacidad del nuevo empleado para realizar su trabajo de manera efectiva
- Dar demasiada información demasiado rápido, ya que inunda al nuevo empleado con una sobrecarga de documentos
- Falta de presentaciones y actividades de integración de equipos, que hace que los nuevos empleados se sientan aislados y sin relación con sus compañeros
Todos esos factores pueden contribuir a una experiencia de incorporación negativa y, en última instancia, dar como resultado un empleado desconectado y sin motivación.
Es fundamental para las empresas invertir tiempo y recursos en crear un proceso de incorporación integral y eficaz para preparar a los nuevos empleados para el éxito. Al hacerlo, puede asegurarse una transición efectiva a su nuevo puesto y fomentar un ambiente laboral positivo y productivo.
Cómo acelerar el proceso de incorporación
Hemos explorado el proceso de incorporación y hablado de las diferentes personas y materiales involucrados. No obstante, cuando lleva más tiempo del que debería, ¿qué puedes hacer para acelerarlo?
Dropbox ofrece un conjunto de herramientas para ayudar a los profesionales de RR. HH. a acelerar la incorporación de nuevos empleados. Te permiten:
- Personalizar documentos y plantillas con logotipos, fuentes y colores para una personalización homogénea de la marca en tus materiales de incorporación
- Administrar documentos importantes haciendo un seguimiento de lecturas, reenvíos y descargas con DocSend
- Mejorar el tiempo de entrega y automatizar los procesos gracias a la información de seguimiento y los recordatorios integrados de Dropbox Sign
- Mantenerte al día del progreso interno con el seguimiento de la actividad de los archivos y las notificaciones de comentarios
- Forjar una reputación de confianza entre los empleados y candidatos al proteger la información confidencial en todo momento
Cuando se usan como parte de tus procesos de RR. HH., estas funciones te ahorran una cantidad significativa de tiempo para que puedas centrarte en cultivar tu relación con tus nuevos compañeros de trabajo.
Haz que la incorporación de nuevos empleados sea un proceso fácil
Dropbox ofrece a los profesionales de RR. HH. un conjunto completo de herramientas y recursos para agilizar el proceso de incorporación de nuevos empleados.
Con funciones como flujos de trabajo automatizados, plantillas personalizables y servicio seguro para compartir archivos, los profesionales de RR. HH. pueden colaborar fácilmente con los responsables de contratación y asegurar una transición sin problemas para los nuevos empleados.
Al utilizar las herramientas de incorporación de Dropbox, se ahorra tiempo, se reduce la carga administrativa y se brinda una experiencia positiva a los nuevos empleados a medida que se integran en la organización.