Al contratar nuevos miembros del equipo, un programa de incorporación fluido y eficiente puede marcar la diferencia para la experiencia de los empleados. De hecho, en una investigación realizada por BambooHR, se demostró que el 89 % de los empleados dicen que un proceso de incorporación efectivo los ayudó a sentirse muy comprometidos con el trabajo. Además, estos empleados tienen 30 veces más probabilidades de sentir satisfacción laboral general, en comparación con las personas que sintieron que la experiencia de incorporación era ineficaz.
Sin embargo, no todas las personas tienen una buena experiencia de incorporación. En una encuesta realizada por Paychex, se descubrió que los empleados de las pequeñas empresas (66 %) y los trabajadores remotos (63 %) se sienten poco capacitados después de la incorporación. Además, casi un tercio de los empleados piensa que el proceso de incorporación es confuso.
El proceso de incorporación tradicional basado en archivos físicos crea una carga de trabajo muy pesada para los profesionales de Recursos Humanos, y no es muy eficiente para los empleados remotos. Para agilizar el proceso y mejorar la experiencia de todas las personas involucradas, se deben integrar herramientas de automatización nuevas e inteligentes en tu flujo de trabajo.
En este artículo, exploraremos los diferentes pasos involucrados en la incorporación de personas nuevas, los obstáculos comunes a los que se enfrentan los profesionales de RR. HH. durante este proceso y cómo las herramientas que ahorran tiempo pueden mejorar la incorporación para ti y tus empleados nuevos.
¿Qué es el proceso de incorporación de RR. HH.?
La incorporación es el proceso de presentarle tu empresa a un empleado nuevo. Ayuda a que estas personas comprendan su nuevo lugar de trabajo, su rol y lo que se espera de ellos en su puesto nuevo.
Es un proceso clave que ayuda a integrar a los empleados nuevos a tu organización y ponerlos al día con las personas y la cultura de tu empresa.
¿Por qué es importante el proceso de incorporación?
Según una investigación llevada a cabo por Brandon Hall Group, las empresas que tienen un proceso estable de incorporación mejoran la retención de los empleados nuevos en un 82 % y la productividad en más de un 70 %.
Un buen proceso de incorporación puede ayudar a establecer buenas expectativas para la experiencia de los empleados nuevos en tu empresa y garantizar que se sientan bienvenidos. El proceso debería ayudarlos a que se adapten de forma más rápida, establezcan relaciones con sus colegas nuevos y, en última instancia, comiencen a trabajar en su nuevo rol.
¿Cuál es el proceso de incorporación para los empleados nuevos?
Este proceso difiere de una organización a otra. Sin embargo, suele involucrar estos cinco pasos:
1. La etapa de reclutamiento: antes de la incorporación
El proceso de contratación suele tratarse por separado del de incorporación, pero están estrechamente relacionados. De alguna manera, la incorporación empieza desde el comienzo del proceso de contratación generando una buena impresión en entrevistas y descripciones de trabajo claras.
El período entre el envío de una carta de oferta y el primer día del empleado nuevo se conoce como "antes de la incorporación". Durante esta etapa, responderás las preguntas que tenga el empleado nuevo antes de empezar, estarás en contacto y te asegurarás de que tenga todo lo que necesita para su primer día.
2. La semana antes de empezar
A medida que se acerca la fecha de inicio de la persona nueva, es hora de enviarle la documentación, las políticas de la empresa y los formularios pertinentes, así como de organizar su equipo y acceso.
En esta etapa:
- Enviarás documentos y materiales relevantes, como contratos para firmar y manuales de empleados.
- Enviarás equipamiento, como una computadora portátil, y finalizarás los recursos, como una cuenta de trabajo de correo electrónico y acceso a la red.
- Confirmarás su información personal para que se agregue a tus sistemas internos
- Programarás reuniones introductorias y la llamada de incorporación del primer día
- Enviarás un correo electrónico de bienvenida con información importante, como la forma de llegar a la oficina si trabajan en el sitio
3. El primer día
Sin importar tu nivel de experiencia, el primer día en un trabajo nuevo puede ser abrumador, en especial porque hay mucha información que asimilar a la vez.
Sin embargo, es más probable que las personas nuevas recuerden cómo se sintieron ese primer día que lo que aprendieron. Especialmente para los trabajadores remotos, una reunión virtual tras otra el primer día puede causar un gran cansancio de Zoom. ¡No es una buena primera impresión que digamos! Es tu trabajo asegurarte de que su primer día sea una experiencia agradable para ellos y brindarles tranquilidad.
El rol de Recursos Humanos aquí es darle la bienvenida a las personas nuevas en una reunión introductoria, ya sea de forma virtual o en persona, y asegurarse de que tengan todo lo que necesitan. Luego, puedes presentarles a su equipo, dirigirlas a alguna capacitación que deban completar y ayudarlas con aspectos prácticos como enviar una foto de perfil para su aplicación de comunicación (p. ej., Slack).
4. La primera semana
Después del primer día, la participación de RR. HH. será más sutil. Es probable que te comuniques con el gerente del empleado nuevo para garantizar que tenga un horario razonable durante la primera semana y pueda acceder a las herramientas o softwares relevantes que necesita para su rol. Es posible que desees programar reuniones con otros equipos de tu empresa para que pueda comprender cómo funciona cada departamento dentro de la organización.
También puedes ayudarlo con sus reportes periódicos o reuniones individuales con su jefe y verificar que se esté adaptando bien.
5. Los primeros 3 y 6 meses
Durante este período, el objetivo de RR. HH., junto con el del gerente/jefe o supervisor del nuevo empleado, es garantizar que sus expectativas y la realidad de tu empresa estén alineadas.
Con su gerente/jefe, puedes hablar sobre el progreso de los empleados, las áreas en las que sientas que necesitan capacitación adicional, los problemas, las ambiciones u objetivos profesionales y cómo fue la experiencia de incorporación para ellos. Luego, puedes trabajar en conjunto para proporcionar comentarios y acordar lo que cada parte puede hacer para garantizar que las personas nuevas se conviertan en miembros fundamentales de la organización.
Dificultades comunes en el proceso de incorporación
Algunas dificultades comunes a las que se enfrentan los Equipos de RR. HH. durante la incorporación son las siguientes:
- Mala etapa previa a la incorporación, lo que genera que los empleados nuevos se sientan poco preparados y abrumados en su primer día
- Falta de comentarios, lo que hace que los empleados no se sientan escuchados ni valorados
- Información de baja calidad o inexacta para los empleados nuevos, lo que genera confusiones o frustraciones
- Descripciones del trabajo engañosas y expectativas poco claras, lo que hace que los empleados nuevos se sientan perdidos o inseguros de su papel en la empresa
- Falta de demostración de software relevante, lo que dificulta la capacidad de la persona nueva para realizar su trabajo de manera eficiente.
- Saturación de información, lo que genera que el empleado nuevo se sobrecargue de documentos
- Falta de presentaciones y actividades de recreación de equipos, lo que genera que las personas nuevas se sientan aisladas y desconectadas de sus colegas
Todos estos factores pueden contribuir a una experiencia de incorporación negativa y, en última instancia, dar como resultado un empleado desconectado y desmotivado.
Es fundamental que las empresas inviertan tiempo y recursos en crear procesos de incorporación integrales y eficaces para preparar a sus nuevos empleados para el éxito. Al hacerlo, garantizan una transición sin problemas a su nuevo rol y fomentan un ambiente de trabajo positivo y productivo.
Cómo agilizar el proceso de incorporación
Exploramos el proceso de incorporación y analizamos los diferentes actores y materiales involucrados. Pero cuando esto tarda más de lo debido, ¿qué puedes hacer para agilizarlo?
Dropbox ofrece un conjunto de herramientas para ayudar a los profesionales de RR. HH. a acelerar la incorporación de empleados nuevos. Estas herramientas te permiten hacer lo siguiente:
- Personalizar documentos y plantillas con logos, fuentes y colores para que la marca sea consistente en todos los materiales de incorporación
- Administrar documentos importantes mediante el seguimiento de vistas, los reenvíos y las descargas con DocSend
- Mejorar el tiempo de respuesta y automatizar los flujos de trabajo con seguimiento de información y recordatorios integrados usando Dropbox Sign
- Estar actualizado del progreso interno con el seguimiento de la actividad de archivo y las notificaciones de comentarios
- Construir una reputación sólida entre los empleados y candidatos al proteger la información confidencial en todo momento
Cuando se usan como parte del flujo de trabajo de RR. HH., estas características ahorran una cantidad significativa de tiempo para que puedas concentrarte en fomentar la relación con tus colegas nuevos.
Haz que la incorporación sea sencilla
Dropbox les ofrece a los profesionales de RR. HH. un conjunto integral de herramientas y recursos para agilizar el proceso de incorporación de empleados nuevos.
Con características como los flujos de trabajo automatizados, las plantillas personalizables y las capacidades de uso compartido seguro de archivos, estos profesionales pueden colaborar con los jefes de contratación y garantizar una transición sin problemas para los empleados nuevos.
Al utilizar las herramientas de incorporación de Dropbox, los profesionales de RR. HH. pueden ahorrar tiempo, reducir la carga administrativa y ofrecerles a los empleados nuevos una experiencia positiva a medida que se integran en la organización.