Когда новые участники вливаются в состав рабочих групп, гладкий и эффективный процесс адаптации играет важнейшую роль. Интересный факт: согласно исследованию BambooHR, 89 % сотрудников утверждают, что благодаря всесторонне продуманному процессу адаптации они сразу стали чувствовать себя вовлеченными в работу. Более того, эти сотрудники в 30 раз чаще бывают довольны выполнением своих обязанностей по сравнению с новичками, которым не слишком помогали на первых порах.
К сожалению, не у всех приспособление к новым условиям проходит гладко. Опрос Paychex показал, что сотрудники небольших компаний (66 %) и удаленные работники (63 %) после адаптации не чувствуют себя достаточно подготовленными. Кроме того, почти треть людей не до конца понимают, чего от них хотят.
Традиционный метод адаптации, включающий изучение бумажной документации, создает довольно большую рабочую нагрузку для специалистов по кадрам и не слишком результативен для удаленных сотрудников. Чтобы ускорить процесс и повысить его эффективность для всех участников, в него следует внедрить новые интеллектуальные инструменты автоматизации.
В этой статье мы рассмотрим различные этапы адаптации нового сотрудника, типичные препятствия, с которыми сталкиваются кадровики в этом процессе, а также преимущества применения инструментов, позволяющих сэкономить время.
Что понимается под процессом адаптации в сфере управления персоналом?
Адаптация — это процесс знакомства новых сотрудников с вашим бизнесом. Они изучают место работы и свою роль, а также узнают, что именно от них ожидают на данной должности.
Это ключевой процесс, который помогает интегрировать людей в вашу организацию и познакомить их с коллективом и корпоративной культурой.
Почему важна адаптация сотрудников?
Согласно исследованию Brandon Hall Group, компании, у которых внедрен эффективный процесс адаптации, могут повысить коэффициент удержания новых сотрудников до 82 %, а производительность — более чем на 70 %.
Хороший процесс адаптации формирует у тех, кто только пришел в коллектив, позитивные впечатления от работы в вашей компании и создает у них ощущение того, что им рады. Этот процесс должен помочь новичкам быстрее освоиться, установить отношения с коллегами и, в итоге, эффективно взяться за дело.
В чем заключается процесс адаптации новых сотрудников?
Процесс адаптации новых сотрудников в каждой организации свой. Однако обычно он включает в себя ниже приведенные пять этапов.
1. Этап найма персонала — предварительная адаптация
Процесс найма и процесс адаптации часто разделяют, но они тесно связаны. В каком-то смысле адаптация — это начало процесса найма. На данном этапе она заключается в формировании у кандидата хорошего впечатления о компании. Достигнуть этого можно благодаря четкому и ясному описанию функционала и квалифицированным собеседованиям.
Период между отправкой письма с предложением о работе и первым днем нового сотрудника называется «предварительной адаптацией». На этом этапе вам нужно отвечать на любые вопросы человека, прежде чем он приступит к обязанностям, а также поддерживать с ним связь и обеспечить все, что нужно для первого дня.
2. Неделя до начала работы
По мере приближения даты выхода нового сотрудника на работу вам нужно отправить ему соответствующие документы, политику компании и формы для заполнения. Необходимо также организовать доступ к рабочему месту и предоставить оборудование.
На этом этапе вам следует выполнить нижеследующие шаги.
- Отправить соответствующие документы и материалы, например контракты, на подпись, а также предоставить доступ к рабочим инструкциям.
- Предоставить оборудование, например ноутбук, и завершить подготовку таких ресурсов, как рабочая учетная запись электронной почты и доступ к сети.
- Проверить личную информацию о сотруднике, которая будет добавлена во внутренние системы компании.
- Запланировать первые ознакомительные встречи и звонки.
- Отправить приветственное письмо с важной информацией, например о том, как добраться до офиса.
3. Первый день
В независимости от стажа и опыта принятого сотрудника, его первый день на новом месте, как правило, очень сложен. Основная причина состоит в том, что нужно усвоить сразу очень много информации.
Однако новички с большей вероятностью запомнят свои ощущения от первого дня работы, нежели полученную информацию. Особенно это касается удаленных сотрудников: одна виртуальная встреча за другой в первый день может вызвать серьезную усталость от Zoom, а это не самое лучшее первое впечатление! Ваша задача — сделать так, чтобы от первого дня у этих коллег остались самые хорошие воспоминания и они перестали нервничать.
Кадровик также должен поприветствовать новичка виртуально или лично на вводном собрании и убедиться, что у человека есть все необходимое. Затем вы можете познакомить его с коллегами по отделу, направить на необходимое обучение и помочь с любыми практическими вопросами, например, как установить изображение профиля в приложение для связи (допустим, Slack).
4. Первая неделя
После первого дня отдел кадров уже не так активно участвует в процессе адаптации. Как правило, требуется поддерживать связь с ответственным за нового сотрудника. Таким образом вы сможете удостовериться в том, что в первую неделю подопечный не будет перегружен и сможет получить доступ к соответствующим инструментам или программному обеспечению, необходимым для выполнения обязанностей. Возможно, вы запланируете встречи с другими отделами вашей компании, чтобы новые коллеги смогли досконально разобраться в том, как функционирует каждый отдел внутри организации.
Вы также можете помочь запланировать регулярные «пятиминутки» или встречи один на один с непосредственным руководителем и просто переговорить с сотрудником, чтобы убедиться в том, что он хорошо освоился.
5. Первые 3-6 месяцев
В этот период цель отдела кадров, непосредственного руководителя и наставника сотрудника состоит в том, чтобы обеспечить соответствие ожиданий последнего реальности вашей компании.
С непосредственным руководителем вы можете обсудить: прогресс новичка; любые области, в которых требуется дополнительное обучение; проблемы, карьерные амбиции и цели; результаты процесса адаптации. Затем вы можете получить обратную связь от непосредственного руководителя согласовать для каждой из сторон действия, которые помогут человеку стать полноценным членом вашего коллектива.
Типичные трудности процесса адаптации
В процессе адаптации специалисты отделов кадров могут столкнуться со следующими распространенными проблемами.
- Отсутствие предварительной адаптации. Новые сотрудники чувствуют себя неподготовленными и перегруженными в первый же день.
- Пренебрежение обратной связью. Новые сотрудники могут чувствовать себя непонятыми и недооцененными.
- Плохо подготовленная или неточная информация. Создает для новых сотрудников путаницу и приводит к отсутствию удовлетворения от работы
- Непонятное описание должностных обязанностей и нечеткие ожидания. Новые сотрудники чувствуют себя растерянными или неуверенными в своей роли в компании.
- Невозможность предоставить соответствующее программное обеспечение. Это мешает новому сотруднику эффективно выполнять свою работу.
- Слишком быстрое предоставление слишком большого объема информации. Новый сотрудник буквально завален документами.
- Игнорирование необходимости представления сотрудника коллегам по отделу и отсутствие мероприятий по сплочению коллектива. Новые сотрудники чувствуют себя одинокими и изолированными от остальных участников команды.
Все эти факторы формируют негативные впечатления от процесса адаптации и, в итоге, могут привести к эмоциональной отстраненности сотрудника и отсутствию у него мотивации.
Для компаний крайне важно инвестировать время и ресурсы в создание комплексного и эффективного процесса адаптации, чтобы мотивировать новых сотрудников на успех. Таким образом, можно обеспечить плавный переход человека к изменившейся роли и создать позитивную и продуктивную рабочую среду.
Как ускорить процесс адаптации кадров
Мы изучили процесс адаптации и обсудили задействованных в нем людей и материалы. Но когда этот процесс занимает больше времени, чем следовало бы, что можно сделать для ускорения?
Dropbox предлагает набор инструментов, которые помогут кадровикам ускорить адаптацию новых сотрудников. С помощью этих инструментов вы сможете следующее.
- Использовать в ваших документах и шаблонах нужные логотипы, шрифты и цвета, чтобы обеспечить единообразие графики и фирменного стиля в ваших материалах для адаптации.
- Управлять важными документами, отслеживая просмотры, пересылки и загрузки с помощью DocSend.
- Сократить время выполнения работ и автоматизировать рабочие процессы с помощью отслеживания информации и встроенных напоминаний с помощью Dropbox Sign
- Быть в курсе внутренних процессов благодаря отслеживанию действий в файлах и уведомлениям о комментариях.
- Установить доверительные отношения с сотрудниками и соискателями, обеспечив защиту конфиденциальной информации на всех этапах.
Используя эти функции в рамках рабочего процесса отдела кадров, вы сэкономите значительное количество времени и сможете сосредоточить внимание на развитии отношений с новыми коллегами.
Упростите процесс адаптации новых сотрудников
Dropbox предоставляет специалистам кадровых отделов полный набор инструментов и ресурсов для оптимизации процесса адаптации новых сотрудников.
Благодаря таким функциям, как автоматизированные рабочие процессы, настраиваемые шаблоны и возможности безопасного обмена файлами, специалисты по кадрам могут легко сотрудничать с менеджерами по найму и обеспечивать легкую адаптацию человека к изменившейся роли.
Используя инструменты адаптации Dropbox, специалисты по кадрам могут сэкономить время, снизить административную нагрузку и создать положительные впечатления у новых сотрудников по мере их интеграции в организацию.