招募新團隊成員時，順暢有效率的入職計畫對員工體驗有著深遠的影響。事實上根據 BambooHR 研究發現，89% 的員工表示，有成效的入職程序能幫助自己更投入於工作。此外，比起認為自己接受無成效入職體驗的員工，這些感到入職程序更有成效的員工對整體工作滿意度幾乎高出 30 倍。
不過，並非每個人都能享有絕佳的入職體驗。根據 Paychex 的調查發現，66% 的小公司員工和 63% 的遠距工作員工在入職後感到公司訓練不足。此外，將近有三分之一的員工認為入職程序令人困惑。
傳統書面入職程序不僅對人資專業人員造成繁重的工作量，對遠距工作的員工而言的效率也不高。為了加快程序及改善所有相關人員的體驗，在工作流程中導入新的智慧型自動化作業工具相當關鍵。
我們將在本文中，探討新進員工入職的不同步驟、人資專業人員在入職程序中所面臨的常見難題，以及省時工具可改善您和新進員工入職程序的方式。
什麼是 HR 部門的員工入職程序？
入職程序是將新進員工介紹給企業的流程，可幫助新進員工瞭解自己的新工作地點、身分以及新身分所附帶的期望。
這項流程是幫助新進員工融入組織，以及加速熟悉成員和公司文化的關鍵。
員工入職程序為何重要？
根據 Brandon Hall Group 的研究，只要公司的入職程序成效顯著，便可提升 82% 的新進員工留任率，以及 70% 以上的生產力。
好的入職程序能幫助新進員工公司體驗設定良好展望，並確保他們在公司感到融洽。這項程序應盡可能幫助他們更快適應環境、與新同事建立關係，最終於新身分上發揮長才。
什麼是新進員工入職程序？
儘管新員工入職程序會因組織而異，但常見內容包括以下五個步驟：
1. 招聘階段：入職前
雖然招聘程序與入職程序理應不同，但兩者關係緊密。某方面而言，隨著人資透過清楚的職務描述和面試來建立良好的印象，入職程序從招聘程序的第一步便已開始。
從發送錄取通知書到新進員工入職第一天的期間則稱為「入職前」。在此階段，您將回應新進員工在開始工作前所提出的任何疑問、與他們保持聯繫，並確保他們入職第一天獲得所需的一切資源。
2. 入職前一週
隨著新進員工到職日臨近，在此之前應向他們發送相關文件、公司政策和表格，以及整理新進員工辦公設備和存取項目。
在此階段，您將：
- 寄送相關文件和資料，如待簽訂合約及員工手冊等
- 提供筆電等設備，並定下工作電子郵件帳戶和網路存取等資源
- 確認新進員工個資已新增至內部系統
- 安排介紹會議及第一天入職任命
- 發送內含重要資訊的歡迎電子郵件，例如在外地現場工作時，前往辦公室的方式
3. 入職第一天
無論工作經驗如何，入職新工作的第一天情況都可能會讓人措手不及，尤其是因為有太多的資訊需要立即吸收。
不過，比起學到的新事物，新進員工印象更深的可能會是他們入職第一天的感受。尤其對於遠距工作的員工而言，入職第一天即接踵而來的虛擬會議可能會導致嚴重的視訊會議疲勞，因而產生不好的入職印象！人資的工作，正是確保新進員工第一天入職即有愉快的體驗並保持輕鬆的心情。
人資的職責，正是透過線上方式或親自在入職會議歡迎新進員工，並確保他們獲得一切所需資源。您可以將他們介紹給直屬工作團隊，引導他們參加需要完成的任何訓練，並幫助他們解決任何實際問題；例如，在他們的 Slack 等通訊應用程式上提交個人相片。
4. 入職第一週
新進員工入職第一天後，人資會採取更細膩的介入方式。您可能會與新進員工的主管聯絡，確保新進員工入職第一週有合理的工作排程，並且能獲取其身分所需的相關工具或軟體。您可能會安排與公司其他團隊的會議，讓他們能充分瞭解每個部門在組織中的運作情況。
您還能幫助新進員工安排定期近況回報或與他們的直屬主管進行一對一面談，並與他們保持狀況聯繫，以確保他們適應良好。
5. 入職後 3 到 6 個月
在此期間，人資的目標是與新進員工的直屬主管或主管共同確保員工的工作展望與公司的現況保持一致。
您可與新進員工的直屬主管討論員工的進展、他們認為需要額外訓練的任何領域、問題、職涯抱負或目標，以及他們的入職體驗。您還可以協同他們的直屬主管，提供意見回饋並同意各方可採取的舉措，確保新進員工成為組織不可或缺的成員。
入職程序中的常見困境
人資團隊在入職程序中常見的困境包括：
- 入職前準備不足，導致新進員工在入職第一天便感到無所適從和措手不及
- 忽視意見反饋，導致員工感到被忽視、不被重視
- 提供新進員工低品質或不精確的資訊，導致員工感到疑惑或挫折
- 誤導職務描述和不明確的工作期望，導致新進員工感到迷失或不確定自己在公司的身分角色
- 未能示範相關軟體操作，阻礙新進員工有效執行工作的能力
- 太快提供過多資訊，導致新進員工被過多的文件淹沒。
- 缺乏介紹和團隊默契活動，導致新進員工感到孤立並與同事脫節
上述所有因素皆會引起負面入職體驗，最終導致員工不融洽及喪失工作動力。
對公司而言，投入時間和資源打造全面又有成效的入職程序幫助新進員工成功入職至關重要。唯有如此，新進員工才能確保順利轉換至新身分，並創造積極又成效顯著的工作環境。
如何加速入職程序
我們探討了入職程序，同時也討論了整套流程中涉及的不同人員和資源。不過，萬一入職程序花上比平常更久的時間，您還可以用哪些方式簡化流程？
Dropbox 提供的工具套件可幫助人資專業人員加速新進員工的入職程序，讓您可以：
- 使用標誌、字體和顏色自訂文件和範本，使您的入職資料保有一致的商標
- 使用 DocSend 追蹤檢視、轉發和下載的狀況，深度管理重要文件
- 使用 Dropbox Sign 追蹤資訊和內建提醒功能，縮短文件往返時間並實現自動化工作流程
- 透過檔案活動追蹤和留言通知，隨時更新內部進度
- 時時保護敏感資訊，在員工和應徵者間建立值得信賴的聲譽
上述功能用於人資工作的流程環節時，可為您省下大量時間，方便您專心培養與新同事的關係。
讓入職程序輕鬆無比
Dropbox 為人資專業人員提供全方位的工具套件與資源，方便您簡化新進員工的入職程序。
有了自動化工作流程、可自訂範本和安全檔案共享等功能，人資專業人員便能輕鬆與招聘主管合作，並確保新進員工順利轉換職務。
人資專業人員可運用 Dropbox 的入職程序工具，藉此省下時間、減輕管理負擔，並在新進員工融入組織時為他們提供正面的體驗。