มีคำศัพท์มากมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการไฟล์ในปัจจุบัน แต่การทำความเข้าใจคำศัพท์เหล่านั้นไม่ใช่เรื่องยากเลย!
ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายว่า Dropbox สามารถช่วยให่คุณสำรองข้อมูลและซิงค์ไฟล์ของคุณได้อย่างไร และเหตุใดจึงคุ้มค่าที่จะใช้ทั้งสองโซลูชัน แต่ก่อนอื่น เรามาดูความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการสำรองข้อมูลและการซิงค์กันก่อน
การสำรองข้อมูลเทียบกับการซิงค์: การสรุปแบบรวดเร็ว
| ประเภท | คำจำกัดความ |
| Backup | การคัดลอกไฟล์และโฟลเดอร์จากอุปกรณ์หรือสถานที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง ซึ่งจะสร้างเวอร์ชันเพิ่มเติมในกรณีที่ต้นฉบับสูญหายหรือถูกลบ |
| ซิงค์ | การจัดเก็บไฟล์ในพื้นที่จัดเก็บข้อมูลระยะไกล ซึ่งสามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์หลายเครื่อง ไฟล์จะ “ทำการซิงค์” และการเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติในอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อ |
การสำรองข้อมูลคืออะไร
ถ้าให้พูดแบบง่ายๆ การสำรองข้อมูลคือกระบวนการคัดลอกไฟล์และโฟลเดอร์จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งด้วยตนเองหรือโดยอัตโนมัติ ตำแหน่งนี้อาจเป็นตำแหน่งทางกายภาพ เช่น ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก หรือระยะไกล เช่น ในระบบคลาวด์
ลองนึกถึงตอนที่คุณทุ่มเทจิตใจและจิตวิญญาณลงไปในเอกสาร ทันใดนั้นก็ตูม ไฟดับ! การสำรองข้อมูลจะเข้ามาช่วยเหลือในกรณีนั้นโดยการมอบสำเนางานชิ้นเอกของคุณจากตู้นิรภัยที่ปลอดภัยให้กับคุณ การสำรองข้อมูลจึงช่วยให้คุณสามารถสบายใจได้ว่างานที่คุณทำอย่างยากลำบากจะปลอดภัยเสมอ
สำหรับมืออาชีพอย่างช่างภาพและนักตัดต่อวิดีโอ การสำรองข้อมูลถือเป็นสิ่งสำคัญ หากคุณลบไฟล์สำคัญโดยไม่ตั้งใจ ฮาร์ดไดรฟ์ของคุณล้มเหลว หรือคอมพิวเตอร์ของคุณล่มโดยสิ้นเชิงในขณะที่คุณกำลังทำงานกับโปรเจ็กต์ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณมีสำเนาที่สำรองข้อมูลไว้ใช้งาน
การสำรองข้อมูลมีอยู่สามประเภทเป็นหลัก:
ประเภทการสำรองข้อมูล |
รายละเอียด |
การสำรองข้อมูลเต็มรูปแบบ |
การสำรองข้อมูลทุกไฟล์และโฟลเดอร์ที่เลือกอย่างสมบูรณ์ |
บันทึกเฉพาะไฟล์ที่มีการเปลี่ยนแปลงนับตั้งแต่การสำรองข้อมูลครั้งล่าสุด แต่จะบันทึกทันทีที่มีการเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น เมื่อทำงานกับโปรเจ็กต์ในระหว่างสัปดาห์ การสำรองข้อมูลส่วนเพิ่มเติมจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงใหม่ทุกครั้งที่คุณทำการเปลี่ยนแปลง |
|
| การสำรองข้อมูลเฉพาะส่วนที่ต่าง |
บันทึกไฟล์ทั้งหมดที่มีการเปลี่ยนแปลงนับตั้งแต่การสำรองข้อมูลเต็มรูปแบบครั้งล่าสุด แต่จะบันทึกหลังจากเรียกใช้การสำรองข้อมูลครั้งถัดไปเท่านั้น ยกตัวอย่างเช่น หากคุณสำรองข้อมูลไฟล์ในวันจันทร์และทำการเปลี่ยนแปลงในระหว่างสัปดาห์ เมื่อถึงเวลาสำหรับการสำรองข้อมูลเฉพาะส่วนที่ต่างครั้งถัดไป คุณจะบันทึกเฉพาะการเปลี่ยนแปลงที่ทำนับตั้งแต่การสำรองข้อมูลเต็มรูปแบบครั้งล่าสุด แต่จะไม่ทำแบบเรียลไทม์ |
ข้อดีของการสำรองข้อมูล
การสำรองข้อมูลมีประโยชน์หลายประการ ประโยชน์สำคัญที่สุดคือการรักษาไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณให้ปลอดภัยหากคุณสูญเสียข้อมูลจากการลบโดยไม่ตั้งใจและฮาร์ดแวร์ล้มเหลว
เหตุผลเพิ่มเติมในการสำรองข้อมูลไฟล์ของคุณ ได้แก่
- ไฟล์จะถูกทำซ้ำ ไม่ได้ถูกแทนที่ ดังนั้น แม้ว่าคุณจะลบไฟล์สำรองของคุณโดยไม่ตั้งใจหรือสูญเสียไฟล์สำรอง ไฟล์ต้นฉบับก็จะยังคงอยู่
- ไฟล์ได้รับการปกป้องจากการโจมตีของไวรัส มัลแวร์ และแรนซัมแวร์
- บริการการสำรองข้อมูลบนคลาวด์ เช่น Dropbox Backup ทำให้การคืนค่าและกู้คืนข้อมูลของคุณเป็นเรื่องง่ายเมื่อคุณจำเป็นต้องทำ
- การสำรองข้อมูลบนคลาวด์ยังช่วยให้สามารถเริ่มต้นและทำงานอีกครั้งได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายหลังจากเปลี่ยนระบบปฏิบัติการหรือกำหนดค่าอุปกรณ์ใหม่
ข้อเสียของการสำรองข้อมูล
การสำรองข้อมูลมีข้อเสียบางประการ ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับประเภทและวิธีการ
การสำรองข้อมูลอาจใช้เวลานาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องอาศัยการคัดลอกไฟล์ไปยังฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก วิธีการนี้เหมาะสมในบางสถานการณ์ แต่วิธีนี้ควรเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การสำรองข้อมูลที่แข็งแกร่ง และไม่ได้เป็นโซลูชันสำรองข้อมูลเพียงอย่างเดียวที่คุณใช้
นอกจากนี้ การสำรองข้อมูลอาจไม่มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการสำรองข้อมูลที่ใช้สื่อทางกายภาพ ในการจะดูและเปลี่ยนแปลงไฟล์ที่คุณสำรองข้อมูลไว้ คุณจำเป็นต้องเข้าถึงอุปกรณ์พื้นที่จัดเก็บข้อมูล จากนั้นก็คัดลอกเวอร์ชันใหม่เมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงแล้ว คนส่วนใหญ่ไม่มีเวลาทำแบบนั้นหรอก
Dropbox Backup สามารถทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น เนื่องจาก Dropbox Backup นำเสนอโซลูชันการสำรองข้อมูลที่เปิดใช้งานอยู่ตลอดเวลา ตั้งค่าเปิดการบริการครั้งเดียวแล้วสำรองข้อมูลไฟล์ของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อใดก็ตามที่คุณทำการอัปเดต
การซิงค์คืออะไร
การซิงค์ เป็นคำย่อมาจากคำว่า “การซิงโครไนซ์” หมายถึงการจัดเก็บไฟล์ไว้ในพื้นที่จัดเก็บข้อมูลระยะไกลที่สามารถเข้าถึงได้จากหลายอุปกรณ์ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในไฟล์หรือโฟลเดอร์ ข้อมูลนั้นจะได้รับการอัปเดตในลักษณะเดียวกันระหว่างอุปกรณ์ของคุณ
ลองนึกภาพตอนที่คุณสร้างงานนำเสนอบนแล็ปท็อป แต่ต่อมาสายตาของคุณก็หันไปมองที่โทรศัพท์ของคุณ นี่ไง! การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำบนแล็ปท็อปจะอยู่ในโทรศัพท์ของคุณด้วย การซิงค์จะก้าวเข้ามาเหมือนกับผู้ช่วยคู่ใจ และทำให้คุณแน่ใจได้ว่าไฟล์ของคุณเป็นปัจจุบันในทุกอุปกรณ์ของคุณ
ในอีกตัวอย่างหนึ่ง ลองนึกถึงตอนที่คุณกำลังทำงานบนแล็ปท็อปส่วนตัวอย่างเครื่อง Mac แต่คุณจำเป็นต้องเข้าถึงบางอย่างที่ถูกจัดเก็บไว้บนแล็ปท็อปสำหรับทำงานของคุณซึ่งเป็นอุปกรณ์ Windows โดยทั่วไป คุณจะต้องเข้าสู่ระบบบนแล็ปท็อปอีกเครื่องหนึ่งเพื่อจะเอาไฟล์ที่คุณต้องการ แต่เมื่อคุณซิงค์ข้อมูลระหว่างอุปกรณ์ ทุกอย่างจะถูกเก็บไว้ในระบบคลาวด์และสามารถเข้าถึงได้ผ่านทางแอปเดสก์ท็อปหรือไฟล์ที่แบ่งปัน
การซิงโครไนซ์ข้อมูลมีสองประเภทเป็นหลัก:
| ประเภทการซิงค์ | รายละเอียด |
| การซิงค์สองทาง |
เป็นการซิงค์ข้อมูลระหว่างแอปพลิเคชันหรืออุปกรณ์ที่เชื่อมต่อกันสองตัวขึ้นไป โดยทั่วไปจะซิงค์กันผ่านการบริการคลาวด์ ยกตัวอย่างเช่น หากคุณถ่ายภาพด้วยโทรศัพท์ของคุณ รูปภาพนั้นจะปรากฏบนคอมพิวเตอร์ของคุณ แก้ไขรูปภาพบนคอมพิวเตอร์ของคุณและรูปภาพบนโทรศัพท์ของคุณก็จะเปลี่ยนแปลงไปด้วย |
| การซิงค์ทางเดียว | เป็นการซิงค์ข้อมูลแบบทางเดียวเท่านั้น โดยทั่วไปจะซิงค์ภายในเครื่องมือหรือตำแหน่งเฉพาะ บางครั้งจะเรียกว่าการพุชข้อมูล ยกตัวอย่างเช่น หากคุณอัปโหลดไฟล์ ไฟล์นั้นจะได้รับการซิงค์ไปยังอุปกรณ์ของเพื่อนร่วมงานของคุณ แต่หากเพื่อนร่วมงานของคุณเปลี่ยนแปลงไฟล์ การเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นจะไม่ทำการซิงค์โดยอัตโนมัติจนกว่าคุณจะทำการพุชข้อมูล |
ข้อดีการซิงค์
การซิงค์ทำให้เข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ได้ง่ายขึ้นทุกที่ทุกเวลาที่คุณต้องการ การเชื่อมต่อเดสก์ท็อปและอุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณเข้าด้วยกันหมายความว่าคุณสามารถใช้ iPhone หรือ Android เพื่อทำงานที่ค้างเอาไว้หากแล็ปท็อปแบตเตอรี่หมดได้ กลับกันหากอุปกรณ์เคลื่อนที่แบตเตอรี่หมด คุณก็สามารถใช้แล็ปท็อปทำงานต่อได้เช่นกัน
ข้อมูลที่ซิงค์ไปยังระบบคลาวด์ยังทำให้การทำงานร่วมกันภายในทีมมีความคล่องตัวและเรียบง่ายขึ้นอีกด้วย แทนที่จะต้องส่งไฟล์ดิจิทัลผ่านอีเมลกลับไปกลับมา คุณสามารถทำงานกับไฟล์ได้ในเวลาเดียวกันแล้วการแก้ไขจะได้รับการอัปเดตให้กับทุกคนโดยอัตโนมัติ
ข้อเสียของการซิงค์
สิ่งสำคัญประการหนึ่งที่ต้องพิจารณาในการซิงค์ข้อมูลคือไม่มีไฟล์ต้นฉบับเพียงไฟล์เดียว เมื่อไฟล์ถูกลบออกจากที่หนึ่งๆ ไฟล์นั้นจะถูกลบออกจากอุปกรณ์ทั้งหมดที่เชื่อมโยงกับไฟล์นั้น
นอกจากนี้ยังมีความเสี่ยงที่ไฟล์จะถูกเขียนทับ เนื่องจากเวอร์ชันที่เก่ากว่าจะถูกแทนที่ด้วยการอัปเดตที่ใหม่กว่าในขณะที่ไฟล์กำลังถูกแก้ไข ผู้ให้บริการการซิงค์บนระบบคลาวด์บางรายอาจไม่มีหนทางที่จะนำงานที่ถูกเขียนทับกลับมา
อย่าเป็นกังวลไปกับข้อผิดพลาดของมนุษย์ Dropbox ช่วยคุณได้ เนื่องจาก Dropbox ทำให้คุณสามารถกู้คืนเวอร์ชันเก่าของไฟล์ที่ซิงค์กันได้อย่างง่ายดายเป็นเวลาสูงสุด 30 วัน ความสามารถในการย้อนเวลากลับทำให้ Dropbox เป็นโซลูชันที่ใช้งานได้ง่าย
การสำรองข้อมูลและการซิงค์: เหตุใดคุณจึงควรมีทั้งสองอย่าง
หากใช้แยกกัน การสำรองข้อมูลและการซิงค์ต่างมีประโยชน์เป็นของตัวเอง ทั้งคู่ต่างตอบสนองต่อความต้องการที่คล้ายคลึงกันด้านการเข้าถึงไฟล์ แต่แตกต่างกันเล็กน้อยในแง่ของวัตถุประสงค์และระดับการป้องกันสำหรับไฟล์
แต่ถ้าใช้ร่วมกัน ทั้งสองอย่างจะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการรักษาความปลอดภัยของคุณได้เป็นอย่างมาก
Dropbox Backup ช่วยให้คุณรักษาไฟล์และโฟลเดอร์สำคัญของคุณให้ปลอดภัยและป้องกันจากความเสี่ยงของข้อมูลทุกประเภท ไฟล์ของคุณจะถูกจัดเก็บแยกต่างหากจากไฟล์ที่แบ่งปันในบัญชี Dropbox ของคุณ เพื่อป้องกันไม่ให้ถูกเขียนทับ
สำหรับไฟล์และโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเข้าถึงเป็นประจำ ให้ซิงค์ไฟล์เข้ากับบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์เพื่อให้สามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์และทำให้ขั้นตอนการทำงานระหว่างอุปกรณ์ราบรื่นยิ่งขึ้น การจัดเก็บไฟล์ของคุณใน Dropbox และการซิงค์ไฟล์เหล่านั้นระหว่างอุปกรณ์ต่างๆ จะช่วยให้คุณสามารถเพิ่มพื้นที่จัดเก็บข้อมูลในฮาร์ดไดรฟ์ภายในของอุปกรณ์ได้
และยังไม่หมดเพียงเท่านี้ ด้วยแอป Dropbox สำหรับเดสก์ท็อป คุณจะยังคงเข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ได้แม้ว่าคุณจะไม่ได้เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เมื่อคุณกลับมาออนไลน์แล้ว Dropbox จะอัปเดตการเปลี่ยนแปลงล่าสุดทั้งหมดไปที่ไฟล์และโฟลเดอร์ที่ซิงค์ของคุณโดยอัตโนมัติ
ความอุ่นใจสำหรับชีวิตดิจิทัลของคุณ
ด้วย Dropbox คุณสามารถซิงค์ไฟล์ระหว่างอุปกรณ์และแพลตฟอร์ม จากนั้นคุณจะสามารถเข้าถึงไฟล์ได้จากทุกที่ การสำรองข้อมูลจะมีอยู่ในทุกแผนบริการ Dropbox ดังนั้น ทุกอย่างที่คุณจำเป็นต้องมีในการซิงค์และสำรองข้อมูลไฟล์จะรวมอยู่ในการสมัครสมาชิกเดียว
ไม่ต้องรอให้เกิดข้อผิดพลาด Dropbox Backup จะช่วยให้คุณสามารถสำรองข้อมูลไฟล์สำคัญบนอุปกรณ์ของคุณโดยอัตโนมัติและกู้คืนได้อย่างง่ายดาย
เตรียมพร้อมที่จะสำรองข้อมูลอุปกรณ์หลายอุปกรณ์ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง เพื่อให้มั่นใจว่าไฟล์ของคุณปลอดภัย เข้าถึงไฟล์ได้ทุกเมื่อตามที่คุณต้องการในพื้นที่จัดเก็บเฉพาะสำหรับไฟล์นั้นและบอกลาความกังวลเกี่ยวกับการเขียนทับไปได้เลย เปิดรับพลังของการสำรองข้อมูลที่ไม่มีวันผิดพลาดโดยการทดลองใช้ Dropbox Backup วันนี้!