Organiza reuniones efectivas

Virtual First | Kit de comunicación

Dirigir reuniones efectivas por videoconferencia no es ninguna ciencia. Aun así, la mayoría de los equipos remotos dan cuenta de una gran cantidad de reuniones improductivas todas las semanas. Buenas noticias: no necesitas tener un título en gestión organizacional para ser bueno en las reuniones. Usa este ejercicio para hacer que tus reuniones causen más impacto, ya sea una lluvia de ideas grupal o una rápida reunión de pie.

30 MIN | EJERCICIO PERSONAL

Paso 1: Pregúntate: “¿Podría ser un correo electrónico?”

Antes de programar una reunión virtual de forma reflexiva, asegúrate de que sea para las 3 d: decisiones, debates y discusiones importantes. Si brindarás una actualización de estado o simplemente tienes una pregunta rápida, intenta manejarla de forma asincrónica. Echa un vistazo a Reuniones 101 para obtener más información.

Paso 2: Prepara tu agenda

Las reuniones efectivas tienen una meta clara, una breve lista de cosas que cubrir y la combinación adecuada de asistentes. Si decides tener una reunión, completa la hoja de trabajo de preparación de la reunión a continuación. Cuando hayas terminado, vuelve a verificar: ¿todos los que figuran en la agenda realmente deben estar allí o podrían recibir las notas por correo electrónico más tarde?
Hoja de trabajo de preparación de la reunión

¿De qué se trata esta reunión?

Haz que tu reunión valga la pena y devuelve tiempo a los miembros de tu equipo con un poco de preparación.

Hoja de trabajo de preparación de la reunión

Paso 3: Escribe una invitación sólida

En tu invitación, resume brevemente tus puntos de la hoja de trabajo de preparación de la reunión anterior. Si estás trabajando con personas a las que les gusta prepararse con anticipación o si estás tratando de recopilar comentarios de forma asincrónica antes de la reunión, comparte documentos de referencia. ¿Tu invitación tiene demasiadas palabras? Intenta reducirla a la mitad. Puntos a favor por incluir una de las 3 d en el título de la reunión (p. ej., decisión sobre el diseño del producto, discusión sobre las metas del equipo, debate sobre el plan de trabajo del producto).
Título: Decidir sobre un concepto de diseño de marca

    Estimados líderes de diseño:

    Nos encantaría conocer sus opiniones sobre nuestros últimos conceptos de diseño. En nuestra reunión, haremos lo siguiente:

  • Discutir sobre nuestros tres conceptos propuestos
  • Decidirnos por un concepto con el que seguir adelante 

    Si tienes tiempo, revisa nuestro documento de propuesta antes de la reunión.

    ¡Esperamos hablar pronto!

    –  Stella y el equipo

Paso 4: Abre tu reunión de forma cálida

Si convocaste a la reunión, toma el consejo de la autora de The Art of Gathering, Priya Parker, y actúa como un anfitrión amable y autorizado, alguien que es acogedor y cálido, pero con confianza a cargo. Cuando comience tu reunión: 

  • Deja tiempo al principio para charlas espontáneas. Si los miembros de tu equipo son remotos, es probable que se pierdan las conexiones improvisadas. 
  • Dales a todos una cálida bienvenida por su nombre. Si las personas no se conocen, pídeles que se presenten. ¿Silencio incómodo? Prueba con un inicio de conversación creativo
  • Repite brevemente tu objetivo y agenda, y lo que sucedió la última vez que se reunieron.
  • Si es necesario, brinda a las personas una pequeña “sala de estudio” al principio para revisar los documentos de referencia. 

Paso 5: Mantén todo incluido

Cuando hacemos videoconferencias, es fácil generar espacios o interrumpir mientras otra persona está hablando. Independientemente de tu función, puedes ayudar a garantizar que se escuchen diversas voces, no solo las más fuertes, en tu reunión. Intenta lo siguiente:

  • Di explícitamente que te gustaría mantener la reunión inclusiva y escuchar la perspectiva de todos. 
  • Redirige cuando las cosas se salgan del tema: “JD, me encantan esas ideas, pero quiero asegurarme de que cumplimos con nuestra agenda. Vamos a ponerlas en el estacionamiento”.
  • Interrumpe a los interruptores: "Gracias, Justin, pero me gustaría terminar de escuchar a Eunice. Eunice, ¿puedes decir más?".
  • Llama a gente más callada: "Me encantaría escuchar a gente que aún no ha hablado. Monique, ¿qué piensas?".

Cuando hayas terminado, puedes completar la tarjeta de puntuación de reuniones inclusivas para ver cómo te fue.

Tarjeta de puntuación de reuniones inclusivas

¿Tu reunión fue inclusiva?

¿Reuniste perspectivas diversas? Completa la tarjeta de puntuación para averiguarlo.

Paso 6: Decide cuáles son los próximos pasos y finaliza antes

Cuando la reunión haya terminado, agradece a todos por su tiempo. Luego, resume rápidamente la decisión que tomaste, lo que sucede a continuación y quién hará qué. Haz que una persona que tome notas prepare un breve resumen y envíalo después. Puntos a favor por terminar cinco minutos antes, para que la gente tenga más tiempo para recargar energía.

Más recursos

Tres victorias fáciles

Crea el hábito

  • Mañana: comienza todas tus reuniones con una cálida bienvenida y charla
  • La próxima semana: completa una tarjeta de puntuación de reuniones inclusivas para una reunión reciente
  • Trimestralmente: prepara una reunión de limpieza con tu equipo