Organiza reuniones efectivas

Antes de programar una reunión virtual de forma reflexiva, asegúrate de que sea para las 3 d: decisiones, debates y discusiones importantes. Si brindarás una actualización de estado o simplemente tienes una pregunta rápida, intenta manejarla de forma asincrónica. Echa un vistazo a Reuniones 101 para obtener más información.

Las reuniones efectivas tienen una meta clara, una breve lista de cosas que cubrir y la combinación adecuada de asistentes. Si decides tener una reunión, completa la hoja de trabajo de preparación de la reunión a continuación. Cuando hayas terminado, vuelve a verificar: ¿todos los que figuran en la agenda realmente deben estar allí o podrían recibir las notas por correo electrónico más tarde?

En tu invitación, resume brevemente tus puntos de la hoja de trabajo de preparación de la reunión anterior. Si estás trabajando con personas a las que les gusta prepararse con anticipación, o si estás tratando de recopilar comentarios de forma asíncrona antes de la reunión, asegúrate de incluir documentos de referencia con instrucciones claras. ¿Tu invitación tiene demasiadas palabras? Intenta reducirla a la mitad. Puntos a favor por incluir una de las 3 d en el título de la reunión (p. ej., decisión sobre el diseño del producto, discusión sobre las metas del equipo, debate sobre el plan de trabajo del producto).

Una vez que la reunión esté en el calendario, ayuda a que todos, incluso tú mismo, estén listos. Tu reunión será más fluida si el equipo está preparado y listo para la discusión. 

• Lee y comparte cualquier contenido relevante de antemano para que todos tengan el mismo contexto. 
• Asegúrate de que todos hayan hecho su trabajo previo a la reunión. Envía un recordatorio si es necesario. 
• Si quieres que alguien comparta su pantalla, infórmale con anticipación para que tenga a mano los documentos adecuados. 
• Piensa en el tono que te gustaría establecer. Por ejemplo, una reunión de trabajo en equipo debe sentirse liviana y divertida, mientras que un control del bienestar debe sentirse seguro y de apoyo. 

Si convocaste a la reunión, toma el consejo de la autora de The Art of Gathering, Priya Parker, y actúa como un anfitrión amable y autorizado, alguien que es acogedor y cálido, pero con confianza a cargo. Cuando comience tu reunión: 

• Deja tiempo para charlas espontáneas. Si los miembros de tu equipo son remotos, es probable que se pierdan las conexiones improvisadas. 
• Dales a todos una cálida bienvenida por su nombre. Si las personas no se conocen, pídeles que se presenten. ¿Silencio incómodo? Prueba con un inicio de conversación creativo. 
• Repite brevemente tu objetivo y agenda, y lo que sucedió la última vez que se reunieron.
• Si es necesario, brinda a las personas una pequeña “sala de estudio” al principio para revisar los documentos de referencia. 
• Fomenta la honestidad y la franqueza al crear un lugar seguro y confidencial para que las personas se sientan cómodas compartiendo sus pensamientos e ideas. 

Cuando hacemos videoconferencias, es fácil generar espacios o interrumpir mientras otra persona está hablando. Independientemente de tu función, puedes ayudar a garantizar que se escuchen todas las voces, no solo las más fuertes, en tu reunión. Intenta lo siguiente:

• Di explícitamente que te gustaría mantener la reunión inclusiva y escuchar la perspectiva de todos. 
• Redirige cuando las cosas se salgan del tema: “JD, me encantan esas ideas, pero quiero asegurarme de que cumplimos con nuestra agenda. Vamos a ponerlas en la fila”.
• Interrumpe con los interruptores: "Gracias, Justin, pero me gustaría terminar de escuchar a Eunice. Eunice, ¿puedes decir más?".
• Llama a gente más callada: "Me encantaría escuchar a gente que aún no ha hablado. Monique, ¿qué piensas?".

Cuando hayas terminado, puedes completar la tarjeta de puntuación de reuniones inclusivas para ver cómo te fue.